Cara Mematuhi Persyaratan Komunikasi OHSAS 18001

Dalam artikel sebelumnya kami sudah meninjau khasiat yang bisa dibawa oleh sistem OHSAS 18001 yang dibentuk dengan baik ke tempat kerja serta para pemangku kepentingannya, serta pada kesimpulannya untuk kinerja, reputasi, serta kesejahteraan bisnis. Dalam artikel Cara melaksanakan pelatihan serta pemahaman dalam OHSAS 18001 kami melihat pentingnya kesadaran dan pelatihan untuk Sistem Kesehatan dan Keselamatan Anda, serta topik komunikasi sama pentingnya dengan kinerja secara totalitas. Jelas, Anda bisa mempunyai sistem OHSAS yang dirancang dengan baik dengan input serta output yang diresmikan dengan benar, namun mengingat pergantian dalam undang- undang serta permasalahan lokal yang hendak Anda hadapi, bila Anda tidak mempunyai saluran komunikasi yang efektif dan mapan, maka OHSAS Anda dengan jelas akan kurang efektif dari yang diinginkan. Jadi, apa yang perlu kita pertimbangkan? Siapa yang perlu kita pastikan termasuk dalam saluran komunikasi, dan bagaimana hal ini dicapai? Dan siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan ini terjadi?

Apa yang dikatakan OHSAS?

Klausul 4.4.3 dari OHSAS 18001 berkaitan dengan komunikasi, partisipasi, dan konsultasi. Standar menganggap bahwa organisasi harus menetapkan dan menerapkan prosedur untuk berkomunikasi secara internal dan eksternal, dan memastikan dokumen dari pemangku kepentingan eksternal diproses dengan benar. Sama seperti standar menunjukkan bahwa anggota manajemen puncak harus bertanggung jawab atas kinerja sistem OHSAS, maka masuk akal untuk menghindari keraguan bahwa orang yang sama memiliki tanggung jawab untuk komunikasi, walaupun dengan kemungkinan bantuan dari tim Kesehatan & Keselamatan anggota

Bagaimana cara mencapainya?

Jadi, bagaimana kita memastikan bahwa komunikasi yang diperlukan mencapai target yang diinginkan?

  • Papan pengumuman: apakah fisik atau elektronik, adalah praktik yang baik untuk memastikan bahwa Anda memiliki dokumen legislatif ditambah berita atau perubahan yang diperlukan pada papan pengumuman, yang dapat Anda tunjukkan kepada karyawan tentang induksi dan kontraktor selama tur fasilitas. Ini juga bisa menjadi tempat Anda menampilkan metrik kinerja utama.
  • Komunikasi email: mengapa tidak membuat daftar semua pemangku kepentingan internal dan eksternal, di mana Anda dapat memastikan bahwa semua orang menerima pembaruan rutin?
  • Forum karyawan: dorong tim Anda untuk menjadi bagian dari forum karyawan di mana informasi dan ide dapat dipertukarkan, dan berita terus disampaikan kembali ke tim.
  • Sesi pertemuan / komunikasi reguler di tempat: miliki pembaruan mingguan atau bulanan di mana tim dapat mendengar tentang perubahan undang-undang, proses baru, atau informasi penting lainnya.
  • Penandatanganan elektronik atas dokumen wajib atau perubahan undang-undang: ini adalah pilihan yang baik untuk mengeksplorasi untuk memastikan bahwa karyawan tidak hanya menerima konfirmasi perubahan tertulis, tetapi juga menandatangani secara elektronik ini untuk memastikan Anda dapat memperbarui catatan pelatihan mereka sesuai dengan itu. Teknologi ini dapat ditemukan online dengan sedikit atau tanpa biaya sama sekali.
  • Buat proses untuk menerima, menyimpan, dan memberikan riwayat versi untuk dokumentasi eksternal yang diperlukan untuk sistem OHSAS Anda. Komunikasi itu penting, tetapi memastikan Anda mengomunikasikan informasi dan versi yang benar juga penting!
  • Pastikan Anda mendokumentasikan dan mencatat semua hal di atas. Menampilkan komunikasi yang efektif adalah persyaratan untuk kepatuhan dengan standar OHSAS 18001.

Jadi, jika Anda dapat memastikan bahwa Anda mencapai hal di atas untuk sistem OHSAS Anda, hasil Anda harus lebih positif dalam hal memenuhi tujuan Kesehatan & Keselamatan Anda. Itulah manfaatnya, tetapi apa kerugiannya jika kita tidak mencapai komunikasi yang baik?

Komunikasi yang baik versus komunikasi yang buruk

Manfaat dari komunikasi yang baik, seperti yang disebutkan di atas, adalah memastikan bahwa Anda memberi diri Anda peluang terbaik untuk mencapai tujuan Anda dalam hal Kesehatan dan Keselamatan. Namun implikasi dari komunikasi yang tidak efektif adalah serius. Jika karyawan dan kontraktor tidak sepenuhnya menyadari proses internal, titik-titik pengumpulan api, lokasi kotak pertolongan pertama, dan alat pemadam kebakaran, serta perubahan undang-undang apa pun, maka implikasinya dapat menjadi bencana. Evaluasi risiko serta audit internal tidak bisa efisien tanpa dikomunikasikan dalam organisasi. Banyak kecelakaan di tempat kerja mempunyai kekurangan pengetahuan, dan karenanya komunikasi, bagaikan pemicu utamanya. Proses terbaik di dunia tidak akan berperan secara efisien bila tidak dikomunikasikan kepada para pemangku kepentingan dengan benar. Yakinkan itu tidak terjalin di tempat kerja Anda.

Sumber: https://advisera.com/