Klausul 4. 4. 7 dari OHSAS 18001 berkaitan dengan kesiapsiagaan serta tanggap darurat, dan merupakan salah satu klausa sangat kritis dari standar ini. Mempunyai proses yang jelas serta efektif bila terjalin insiden ataupun kecelakaan bisa jadi inti untuk memastikan jika efeknya dikurangi serta dikurangi. Oleh sebab itu, sementara menghindari insiden serta kecelakaan merupakan perhatian utama dari sistem OHSAS, menanggapi mereka serta membenarkan rencana tanggap darurat sudah ada adalah sama pentingnya. Jadi, mengingat bahwa sebagian besar organisasi akan memiliki karyawan dan kontraktor, pengunjung, mitra, dan tetangga dan harus memanggil layanan darurat jika terjadi kecelakaan, jelas bahwa ada banyak pemangku kepentingan untuk mempertimbangkan dan membuat ketentuan jika darurat Anda rencana respons harus benar-benar efektif. Jadi, dari mana kita memulai?

Kesiapan Darurat – Dasar-Dasar dan Cara Melakukannya

Pertama, standar mengatakan bahwa setiap organisasi “harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur.” Anda mungkin berpikir hal yang cukup mendasar, tetapi perlu diingat bahwa jika staf dan pemangku kepentingan Anda tidak mengetahui rencana darurat Anda, dan menyadari adanya perubahan atau pembaruan, maka itu sama baiknya dengan tidak berguna. Oleh karena itu, komunikasi menjadi sangat penting, serta dimasukkannya pelatihan yang melibatkan rencana dan prosedur ini pada saat induksi karyawan, misalnya. Jadi, apa yang perlu dilakukan oleh rencana tanggap darurat? Klausa menyatakan bahwa organisasi perlu mengidentifikasi potensi situasi darurat dan meresponsnya. Mengidentifikasi potensi situasi darurat adalah sesuatu yang telah kami teliti dalam artikel sebelumnya (lihat Bagaimana melakukan penilaian risiko dalam OHSAS 18001), jadi bagaimana kami menanggapinya? Faktor-faktor ini dapat sangat berbeda tergantung pada sektor tempat Anda bekerja, tetapi mari kita pertimbangkan jenis detail yang perlu kita pastikan terekam dalam rencana kesiapsiagaan darurat kita:

• Orang-orang P3K yang memenuhi syarat: siapa mereka, di mana mereka, dan apakah semua orang menyadarinya? Orang-orang ini cenderung menjadi pusat untuk mengurangi dampak situasi darurat, sehingga semakin banyak dari mereka yang Anda miliki, semakin baik. Semakin cepat dan akurat seorang karyawan dapat menjangkau mereka, semakin besar kesempatan untuk secara efektif menghadapi situasi darurat yang potensial sebelum situasi itu meningkat.
• Alat pemadam kebakaran dan perlengkapan kimia: apakah mereka diberi tanda dengan jelas dan apakah karyawan mendapat informasi tentang perubahan?
• Nomor-nomor kontak darurat: nomor-nomor itu harus diuraikan dengan jelas dalam rencana Anda, jika seseorang perlu mengaksesnya dengan cepat.
• Rencana evakuasi: apakah dalam kasus kebakaran, tumpahan bahan kimia, atau bencana alam, apakah semua orang mengetahui protokol tersebut?
• Karyawan berikut rincian kerabat: memberi tahu siapa pun tentang kecelakaan adalah tugas yang tidak menyenangkan, tetapi praktik yang baik untuk memastikan bahwa catatan Anda akurat dan terkini.
• Tanggung jawab dan komunikasi: apakah rencana Anda dengan jelas mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk pengambilan keputusan dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan mana pun jika rencana darurat diaktifkan?
• Proses kembali bekerja: rencana Anda harus menunjukkan siapa yang memutuskan kapan aman untuk kembali bekerja, dan orang itu kemudian dapat memulai proses di mana investigasi, penilaian risiko, dan tindakan korektif dapat diterapkan untuk mendorong peningkatan dan mencegah terulangnya kembali.

Sekali lagi, seperti yang telah kita bahas dalam artikel sebelumnya, melibatkan pemangku kepentingan dalam pembangunan kesiapsiagaan darurat dan rencana respons Anda adalah hal yang positif. Mengundang dinas pemadam kebakaran setempat, misalnya, untuk berpartisipasi dalam konstruksi rencana Anda dapat memberi Anda keahlian dan wawasan tambahan tentang apa yang mereka anggap dapat dicapai dan masuk akal, sehingga mengurangi dampak jika terjadi keadaan darurat. Demikian juga, mengapa tidak mengundang mitra bisnis dan kontraktor untuk berkontribusi dalam rencana darurat Anda? Anda akan mendapat manfaat dari berbagi informasi, mendidik mitra Anda, dan mudah-mudahan membangun rencana darurat yang merupakan kombinasi dari pengetahuan bersama.

Rencana Tanggap Darurat dan Kesiapsiagaan – Apakah Itu?

Tidak, OHSAS 18001 juga mengharuskan Anda untuk menguji, meninjau, dan meningkatkan rencana Anda sedapat mungkin dan praktis. Karena itu, Anda perlu menyatakan dalam rencana Anda bagaimana dan seberapa sering Anda akan menguji rencana Anda, metode apa yang Anda gunakan untuk meninjau output itu, dan bagaimana Anda memperbaikinya. Sekali lagi, umpan balik dari semua pemangku kepentingan sangat berguna di sini, jadi jangan ragu untuk melibatkan pemangku kepentingan dalam proses ini untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan respons dan umpan balik terbaik untuk membantu siklus perbaikan Anda. Tetapkan agenda untuk meninjau rencana Anda secara disiplin, serta yakinkan Anda memperhitungkan kecelakaan, insiden, serta transformasi undang- undang dikala melaksanakannya. Kalau Anda sanggup mendesak keterlibatan pemangku kepentingan dan umpan balik, anjuran ahli, serta komunikasi yang baik yang bersekutu untuk belajar dari masa lalu, organisasi Anda bakal berada pada posisi yang baik untuk kurangi dampak jika terjadi situasi yang tidak menguntungkan.