Mayoritas orang berpikir tentang OHSAS 18001, mereka memikirkan pelaksanaannya dalam perihal bisnis manufaktur serta rekayasa tradisional di mana bahaya jelas, serta insiden bisa jadi terjalin. Tetapi, baru- baru ini terpikir oleh saya kalau pembuatan OH & SMS (Kesehatan Operasional serta Keselamatan serta Sistem Manajemen) di area kantor dapat sama berartinya dengan organisasi tersebut ketika saya baru- baru ini menolong industri untuk mendirikan satu dan mempersiapkan sertifikasi berikutnya mengaudit. Studi kasus ini mengkaji mengapa ini harusnya menjadi kasus, dan elemen-elemen tertentu dari OHSAS 18001 perlu diingat ketika Anda mengejar implementasi dan sertifikasi untuk kantor Anda.
OHSAS 18001 Di Kantor: Dasar-Dasar
Tak perlu dikatakan bahwa kantor mana pun, apakah mencari akreditasi OHSAS 18001 atau tidak, harus menetapkan Kebijakan K3, dengan tujuan, metode mengidentifikasi risiko dan menangani bahaya dan sebagainya, dan kantor ini tidak berbeda dalam hal itu. Persyaratan dan perundang-undangan hukum harus dipahami dan diimplementasikan jika perlu, dan sumber daya, tanggung jawab, dan akuntabilitas semuanya diperhitungkan dalam K3 & SMS, serta elemen kepemimpinan dan komunikasi yang diperlukan untuk memastikan sistem berfungsi secara efisien. Partisipasi dan konsultasi harus dipertimbangkan, dan kompetensi dan kesadaran ditambah dengan pertimbangan proses apa yang perlu didokumentasikan, dan apa pun kebutuhan pelatihan yang ada. Namun, dengan organisasi ini, menjadi jelas betapa pentingnya kinerja OH & SMS jika KPI (indikator kinerja utama) dan tujuan sistem dipertimbangkan dan dibahas, dan unsur-unsur fungsi OH & SMS yang mempengaruhi KPI adalah diidentifikasi. Jadi, apa saja faktor-faktor ini dan bagaimana pengaruhnya terhadap implementasi kantor OHSAS 18001 Anda?
KPI Yang Membantu Mengukur Kinerja Kantor OHSAS 18001 Anda
Selama diskusi tentang KPI untuk lingkungan kantor ini, menjadi jelas bahwa meskipun bahaya dan risiko sangat berbeda dari sektor manual lainnya seperti bangunan atau teknik, mereka tetap ada. Selain mengukur insiden, diputuskan untuk mengukur tingkat ketidakhadiran karyawan terhadap rata-rata nasional, misalnya. Ketika langkah ini dibuat dan dianalisis, pentingnya dua absen jangka panjang pada langkah ini direalisasikan, dan setelah penyelidikan menjadi jelas bahwa ini adalah karena masalah postur dan kurangnya pengetahuan tentang masalah DSE (display screen equipment). Oleh karena itu, dengan menetapkan dan mendiskusikan nilai KPI khusus ini, program penilaian risiko, pendidikan, pelatihan, dan konsultasi dimulai tentang cara mengurangi risiko ini di masa depan.Demikian pula, ketika pengetahuan tentang proses penting seperti Keselamatan Kebakaran dan evakuasi bangunan diukur, ditemukan bahwa ada inkonsistensi yang besar di antara karyawan, yang dapat menyebabkan bahaya besar jika terjadi kebakaran. Tidak hanya risiko ini harus dinilai dan dikurangi, tetapi bahaya tertentu diidentifikasi untuk karyawan atau pengunjung yang cacat karena gedung berada di lantai tiga. Ini mengarah pada penilaian risiko pada lift bersama di gedung, dan kesadaran bahwa program pemeliharaan preventif harus dibuat untuk mengurangi risiko ini. Oleh karena itu, KPI didirikan untuk mengukur kejadian pemeliharaan preventif untuk mengurangi risiko ini dan lainnya, dan sebuah program pelatihan dibentuk untuk memastikan bahwa pengetahuan yang benar tersedia untuk tenaga kerja – yang pada gilirannya diukur dengan kuesioner kesehatan dan keselamatan kepada karyawan pada basis enam bulanan, di mana tindakan dapat disepakati jika hasilnya turun di bawah tingkat tertentu. Jadi, mengingat bahwa membahas dan merumuskan KPI ini mengidentifikasi risiko dan masalah yang mendasarinya, elemen apa dari standar OHSAS 18001 itu sendiri yang penting untuk membangun lingkungan kantor yang aman?
OHSAS 18001: Cara Membuatnya Berfungsi Untuk Kantor Anda
Sangat penting bahwa organisasi kantor Anda mempelajari standar dan memastikan bahwa itu memenuhi semua persyaratan dan klausa, tetapi organisasi ini menemukan bahwa elemen-elemen khusus dari standar ini adalah penekanan khusus dalam membangun lingkungan kantor yang aman:
- Kompetensi, pelatihan dan kesadaran: Tidak perlu dikatakan bahwa identifikasi bahaya dan risiko adalah jantung dari OH & SMS yang efisien, tetapi kantor ini menemukan bahwa elemen ini terbukti penting. Memastikan bahwa pengetahuan itu benar, dibagikan secara efisien, dan disegarkan tepat waktu memastikan bahwa tenaga kerja memiliki informasi yang diperlukan untuk memenuhi tujuan yang dinyatakan. Artikel Pentingnya pelatihan dan kesadaran dalam OHSAS 18001 akan memberikan wawasan yang bermanfaat tentang elemen ini.
- Partisipasi dan konsultasi: Klausul ini merupakan pusat operasi OH & SMS di kantor. Partisipasi, umpan balik, dan saran dari karyawan tidak diragukan lagi cara paling efektif untuk mengidentifikasi bahaya dan risiko yang belum ditemukan sebelumnya, dan pada saat yang sama menetapkan pentingnya K3 dalam organisasi mana pun. Artikel Cara memenuhi persyaratan partisipasi dan konsultasi dalam ISO 45001 dapat membantu memberikan panduan mendalam tentang hal ini.
- Tindakan korektif dan pencegahan: Terkait erat dengan elemen risiko yang disempurnakan yang akan menggantikan tindakan pencegahan di ISO 45001 ketika menggantikan OHSAS 18001, ini penting untuk meningkatkan kinerja dan mengurangi serta menghilangkan kemungkinan insiden yang terjadi. Koreksi vs. Tindakan korektif dalam OHSAS 18001 akan memberikan informasi lebih lanjut tentang topik ini.
Jadi, apakah ada pelajaran lagi yang bisa dipetik dari proyek OH&S berbasis kantor ini?
Mendapatkan Hasil Terbaik
Segera menjadi jelas bagi orang-orang yang terlibat dalam proyek ini bahwa prinsip K3 yang sama harus digunakan di kantor seperti di tempat lain, tetapi menggunakan konsultasi karyawan untuk mengidentifikasi bahaya dan mencegah insiden adalah kuncinya. Pemeliharaan pelatihan untuk memastikan bahwa pengetahuan mengalir melalui saluran komunikasi yang benar juga penting, dan dengan metode ini budaya kesehatan dan keselamatan yang diinginkan dapat dibangun. Dampaknya, kedatangan serta kesejahteraan karyawan bertambah secara dramatis, dengan penghematan bayaran berikutnya untuk organisasi bisa diukur terhadap hasil tahun sebelumnya. Hasilnya: kesehatan, kesejahteraan, serta manfaat finansial. Pastinya ini merupakan alasan untuk kantor Anda untuk mempertimbangkan OHSAS 18001.