Apabila organisasi Anda mempunyai OH & SMS bersertifikasi OHSAS 18001 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Operasional), Anda akan mengenali jika” komunikasi” merupakan salah satu elemen wajib standar. Dalam artikel kami sebelumnya, Cara mematuhi persyaratan OHSAS 18001, kami melihat dengan tepat apa yang harus dilakukan organisasi untuk memenuhi persyaratan standar, tetapi dengan memeriksa contoh praktis komunikasi dalam OH & SMS, kita dapat melihat dengan tepat bagaimana ini. dilakukan, dan juga bagaimana komunikasi yang baik dapat meningkatkan kinerja kesehatan dan keselamatan organisasi Anda. Mari kita lihat lebih detail.

Komunikasi – Mengapa dan Bagaimana?

Komunikasi yang efektif di dalam OH & SMS organisasi dapat menjadi perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan. Ini menjadi jelas ketika bekerja dengan sebuah organisasi yang baru-baru ini membeli sebuah truk pengangkat palet listrik untuk mengatasi periode ekspansi bisnis yang cepat yang harus disesuaikan dengan ekspansi di area gudang mereka, termasuk ruang rak ekstra vertikal. Segera setelah kedatangan peralatan baru, itu ditemukan menjadi daya tarik bagi anggota staf, yang berkisar dari rasa ingin tahu sampai bersedia untuk mencoba dan manuver peralatan baru dengan benar-benar tanpa bimbingan dan tanpa pelatihan. Singkatnya, peralatan ini menjadi bahaya, dan area yang terlibat menjadi area dengan risiko besar. Jadi, dari mana komunikasi datang ke situasi kehidupan nyata ini? Mari kita lihat dan lihat:

• Setelah berkonsultasi dengan tim OH & SMS, sebuah pengumuman interkom dibuat meminta semua staf untuk menahan diri dari memasuki area di mana truk itu disimpan.
• Komunikasi segera dilakukan kepada semua staf melalui e-mail untuk melarang masuk ke area yang memegang truk pengangkut palet, dan rambu sementara “tidak ada entri” ditempatkan di pintu masuk ke area tersebut.

Ini memungkinkan perwakilan K3 & SMS untuk memulai proses kritis untuk mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh truk pengangkat palet, yaitu dengan meningkatkan penilaian risiko terhadap situasi – dengan tindakan komunikasi yang tercantum di atas dicatat sebagai “tindakan penahanan,” dan diikuti dengan mengatur pelatihan untuk pengemudi, rambu-rambu yang tepat untuk area tersebut, dan dokumen proses untuk semua karyawan tentang cara meminta materi dari area tersebut, menekankan bahwa segala penggunaan yang tidak sah atas peralatan ini akan menjadi pelanggaran disipliner. Akhirnya, tindakan komunikasi berikut didaftar pada kesimpulan dari tindakan korektif:

• Ringkasan penilaian risiko dan tindakan korektif telah dikirim ke semua staf.
• Dokumen proses baru diposting pada sistem manajemen dokumen organisasi, dengan karyawan diundang untuk membaca dan menandatanganinya secara elektronik.
• Segmen pelatihan khusus 15 menit diatur untuk hari berikutnya untuk menginstruksikan, menginformasikan, dan memperingatkan karyawan tentang bahaya penyalahgunaan peralatan dan memasuki area terlarang dari fasilitas. Ini dicatat dalam daftar pelatihan karyawan.
• Tindakan korektif dimasukkan dalam buletin perusahaan berkala untuk memastikan semua staf memiliki kesempatan untuk membaca detailnya.
• Formulir umpan balik diberikan kepada karyawan untuk mengukur pemahaman mereka tentang perubahan yang diterapkan.

Semua tindakan di atas dicatat pada OH & SMS dan hasilnya ditetapkan untuk ditinjau pada pertemuan kelompok berikutnya.

OH & Komunikasi SMS – Manfaatnya

Seperti yang Anda lihat dari contoh di atas, komunikasi yang efektif dan tepat waktu dalam OH & SMS lebih merupakan kebutuhan daripada manfaat. Ketika menjaga kesejahteraan karyawan dan catatan kesehatan dan keselamatan organisasi, komunikasi yang cepat, tegas, dan efektif dapat sama pentingnya dengan tindakan untuk mengurangi risiko yang mengikuti. Seperti semua elemen standar OHSAS 18001, efektivitas komunikasi dapat dan harus ditinjau, perbaikan dilakukan, dan dasar-dasar siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) diikuti. Kalau Anda menyepelehkan pentingnya komunikasi dalam OH & SMS Anda, Anda pada kesimpulannya hendak membahayakan tenaga kerja serta pemangku kepentingan Anda, serta itu merupakan suatu yang tidak wajib dicoba oleh organisasi.

Sumber : https://advisera.com/