Bagaimana Menyusun Dokumentasi Kesehatan & Keselamatan Menurut OHSAS 18001

Tidak ada yang suka dokumentasi. Ini kerap dikira sebagai beban birokrasi yang menghabiskan tenaga serta waktu tanpa nilai tambah nyata untuk industri. Dokumentasi OHSAS 18001 juga dialami dengan metode yang sama. Serta itu dapat benar, bergantung pada bagaimana dokumentasi disusun serta bagaimana itu dikembangkan. Jika Anda mengembangkan dokumen hanya untuk memenuhi persyaratan standar, tanpa memiliki rasa tujuan dari setiap dokumen dan perannya dalam sistem, dokumentasinya akan luar biasa dan itu akan membuat OH & SMS Anda (Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja) tidak efisien dan pada akhirnya tidak efektif. Bagaimana kelemahan umum dari dokumentasi sistem manajemen ini dapat dihindari?

Hirarki Dokumentasi

Salah satu alasan utama mengapa dokumentasi tidak bekerja untuk keuntungan perusahaan adalah bahwa penulis dokumentasi tidak memiliki gambaran yang jelas tentang tujuan setiap jenis dokumen, dan di mana dokumen tersebut berada dalam hierarki dokumentasi. Ada beberapa jenis dokumen yang digunakan untuk menetapkan OH & SMS: kebijakan, tujuan, manual, prosedur, instruksi kerja atau SOP (Prosedur Operasi Standar), dan catatan dan formulir. Masing-masing dari mereka memiliki tempat dan perannya dalam OH & SMS sebagaimana diwakili di bawah ini:

Dokumentasi_Hierarchyfigure 1 – Hirarki Dokumentasi

Orang-orang sering bingung tentang dokumen mana yang paling penting, dan dokumen apa yang ada sebelum dokumen lain. Cara paling sederhana untuk menentukan hierarki adalah dengan melihat siapa yang menulis dokumen: jika ditulis oleh manajemen puncak, maka ia akan muncul di atas, jika diisi oleh karyawan, ia akan berada di bagian bawah piramida.

Cara Menyusun Dokumentasi

OHSAS 18001 memerlukan dokumentasi tertentu (untuk informasi lebih lanjut, lihat: Kriteria mana yang berlaku ketika memutuskan tentang dokumentasi OHSAS 18001), dan cara terbaik untuk mulai memproduksi dokumen adalah memahami peran dan tujuannya sebelum membuat dan menegakkannya. Dokumentasi untuk Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja harus disusun sebagai berikut:

1) Kebijakan K3. Suatu kebijakan mewakili pernyataan deklaratif oleh suatu organisasi, sesuatu seperti konstitusi sistem, dan semua dokumen lain muncul darinya. Kebijakan ini ditulis oleh manajemen puncak dan tujuannya adalah untuk menentukan arah umum dan tujuan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Kebijakan OH&S juga menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan Tujuan OH&S. Untuk informasi lebih lanjut tentang Kebijakan K3, lihat: Cara menulis Kebijakan K3.

2) Manual OH&S. Ini bukan dokumen wajib menurut OHSAS 18001, tetapi sering digunakan untuk mendokumentasikan ruang lingkup OH & SMS dan elemen utama Sistem Manajemen OH&S dan interaksinya, dan referensi ke dokumen terkait. Karena ini adalah dokumen yang sangat umum, biasanya dokumen pertama yang ingin dilihat oleh lembaga sertifikasi untuk mengenal sistem. Dalam kasus perusahaan kecil atau perusahaan dengan bahaya sederhana, semua prosedur dapat ditempatkan dalam satu Manual K3. Untuk informasi lebih lanjut tentang Manual K3, lihat: Apakah organisasi Anda memerlukan manual kesehatan & keselamatan ?

3) Prosedur. Prosedur OH&S dapat memiliki format dan struktur yang berbeda. Itu bisa naratif, yaitu, dijelaskan melalui teks; mereka dapat lebih terstruktur dengan menggunakan tabel; mereka bisa lebih ilustratif, yaitu, menggunakan diagram alur; atau mereka dapat berupa kombinasi di atas. Prosedur harus mencakup judul, tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab dan wewenang, deskripsi kegiatan, dan referensi untuk instruksi kerja yang relevan, SOP, dan catatan.

4) Instruksi kerja dan SOP. Alasan paling umum untuk membuat instruksi kerja adalah untuk menghindari ketidaksesuaian. Biasanya ditulis untuk kegiatan-kegiatan dalam proses dengan peluang tertinggi terjadinya ketidaksesuaian, atau untuk kegiatan yang kompleks atau jarang dilakukan. Instruksi kerja dapat menjadi bagian dari suatu prosedur, atau mereka dapat dirujuk dalam suatu prosedur. Secara umum, instruksi kerja memiliki struktur yang mirip dengan prosedur dan mencakup elemen yang sama; namun, instruksi kerja mencakup rincian kegiatan yang perlu diwujudkan, dengan fokus pada urutan langkah-langkah, alat, dan metode yang akan digunakan dan akurasi yang dibutuhkan.

5) Catatan dan Formulir. Akhirnya, harus ada beberapa bukti kegiatan dan proses yang dilakukan dengan cara yang ditentukan dalam prosedur dan persetujuan kerja. Ini adalah tujuan utama dari catatan dan Formulir. Sebagian besar dipenuhi oleh karyawan, tetapi beberapa di antaranya (mis., Risalah Tinjauan Manajemen), dipenuhi oleh manajemen puncak. Cara terbaik untuk menjadikannya praktis adalah dengan menggunakan komitmen karyawan untuk menulis esai. Punya catatan dengan kotak centang alih-alih baris kosong bagi karyawan untuk menulis kalimat akan mengisi formulir atau catatan mengisi dengan cepat dan mudah.

Dokumen Harus Sesuai dengan Perusahaan Anda

Jika Anda membuat dokumen hanya untuk memilikinya di daftar Anda, yaitu, karena standar mengharuskan Anda memilikinya, saya harus memberi tahu Anda – Anda membuang banyak usaha. Bahkan lebih dari itu, Anda melewatkan kesempatan untuk mengatur proses Anda dengan cara yang dikelola, mis., Transparan dan terkontrol. Penting bahwa dokumentasi sebanding dengan tingkat kerumitan, bahaya, dan risiko yang terkait dan dijaga seminimal mungkin untuk efektivitas dan efisiensi.

Memiliki perspektif yang jelas tentang tujuan dan peran setiap dokumen akan membantu organisasi Anda untuk membuat dokumentasi yang memadai untuk Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja, dan hanya dokumentasi yang memadai yang akan memungkinkan organisasi memenuhi persyaratan standar dan membantu menghindari bahaya. di tempat kerja.

Sumber : https://advisera.com/