Terbitnya ISO 45001 ini, standarisasi yang diakui secara internasional yang akan menggantikan OHSAS 18001, kami sekarang memiliki jaminan yang lebih besar tentang apa persyaratan untuk informasi yang terdokumentasi nantinya. Dalam Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OH & SMS) baru, bagian persyaratan ini adalah salah satu elemen umum yang akan Anda lihat ditangani dengan cara yang sama di semua standar sistem manajemen ISO, termasuk juga ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, dan banyak lain sebagainya.
Inilah arti perubahan ini bagi OH & SMS Anda.
Apa yang Terjadi pada Dokumen dan Catatan dalam Standar?
Dalam revisi OHSAS 18001 saat ini, yang merupakan standar saat ini untuk OH & SMS, ada persyaratan terpisah untuk dokumen dan catatan dalam standar. Dokumen dikendalikan berdasarkan klausul 4.4.5, yang membutuhkan aturan untuk persetujuan, peninjauan & pembaruan, perubahan, keterbacaan, dan relevansi dokumen yang tersedia untuk digunakan dalam proses. Catatan, di sisi lain, dikendalikan oleh klausul 4.5.4, yang mensyaratkan aturan agar rekaman dapat diidentifikasi, disimpan dengan baik, dilindungi, dapat diambil kembali, dan dibuang pada akhir periode penyimpanan yang ditentukan. Jika saat ini Anda memiliki OH & SMS di tempat dan Anda menggunakan persyaratan OHSAS 18001, maka ini adalah aturan yang sudah Anda miliki untuk dokumen dan catatan Anda.
Dalam standar ISO 45001, sekarang ada istilah baru yang menggantikan “dokumen dan catatan.” Bahan-bahan ini sekarang disebut “informasi yang terdokumentasi.” Konsep ini mencakup semua prosedur dan catatan terdokumentasi yang saat ini disebutkan dalam OHSAS 18001. Sepanjang standar, di mana OHSAS 18001 akan mengatakan Anda memerlukan prosedur atau catatan yang terdokumentasi untuk persyaratan tertentu, ISO 45001 menyatakan bahwa Anda perlu menyimpan informasi yang terdokumentasi untuk persyaratan tertentu. . Juga, dalam ISO 45001 klausul 7.5 (Informasi yang didokumentasikan), ada persyaratan yang harus ada untuk semua informasi yang didokumentasikan. Ini termasuk membuat, memperbarui, dan mengendalikan informasi yang terdokumentasi. Langkah-langkah yang diperlukan meliputi:
- Memastikan bahwa dokumen atau catatan diidentifikasi
- Memastikan bahwa dokumen atau catatan disetujui sebelum digunakan
- Mengontrol dokumen atau catatan agar tersedia di tempat yang diperlukan
- Cukup melindungi dokumen atau catatan dari kerusakan atau perubahan yang tidak disengaja
- Penyimpanan dokumen dan catatan, termasuk retensi & disposisi
Untuk lebih lanjut tentang dokumentasi OH&S, lihat artikel ini: Bagaimana menyusun dokumentasi kesehatan & keselamatan menurut OHSAS 18001, dan Kriteria mana yang berlaku ketika memutuskan tentang dokumentasi OHSAS 18001.
Apa Artinya Ini Bagi Anda?
Persyaratan untuk apa yang perlu didokumentasikan pada dasarnya tetap tidak berubah. Ini berarti bahwa Anda masih memerlukan informasi terdokumentasi tertentu untuk memenuhi standar, serta informasi terdokumentasi lain yang Anda putuskan diperlukan untuk sistem manajemen Anda. Melihat persyaratan aktual untuk apa yang perlu Anda lakukan dengan informasi yang terdokumentasi, persyaratan pada dasarnya sama dengan yang ada di sana untuk dokumen dan catatan. Singkatnya, persyaratan ini adalah:
- Bisakah Anda memberi tahu apa informasi itu, dan apakah itu disetujui?
- Apakah informasi yang benar di mana Anda membutuhkannya, ketika Anda membutuhkannya?
- Apakah Anda cukup mengontrol informasi dan membuangnya dengan benar ketika tidak lagi diperlukan?
Jadi, sudahkah persyaratannya berubah sebanyak itu? Jawabannya adalah tidak. Secara umum, jika Anda memiliki metode untuk mengontrol prosedur terdokumentasi dan proses untuk mengontrol catatan Anda, benar-benar tidak ada yang berubah karena persyaratan untuk kontrol benar-benar sama. Bahkan, banyak perusahaan sudah memiliki satu prosedur untuk mengendalikan dokumen dan catatan, dan ini juga dapat diterima dengan persyaratan standar baru.
Ada juga tidak ada dalam ISO 45001 yang mengatakan Anda harus mulai menggunakan istilah “informasi yang terdokumentasi” di perusahaan Anda. Jika terminologi lain berfungsi untuk Anda, maka tetap gunakan; auditor sertifikasi harus mengikuti ketentuan yang Anda gunakan, dan ini bukan yang pertama kalinya. Jadi, luangkan waktu sebentar untuk membahas prosedur Anda, atau prosedur, dan melihat bahwa semuanya tercakup (mungkin). Jika ini bekerja untuk Anda, tidak perlu membingungkan karyawan Anda dengan mengubahnya, tetapi perlu diingat bahwa istilah “informasi yang terdokumentasi” sekarang mencakup lebih dari sekedar prosedur dan catatan yang tercakup sebelumnya. Namun, jika Anda berpikir bahwa Anda dapat mengambil manfaat dari mengubah cara Anda melakukan sesuatu, maka ini adalah waktu yang tepat untuk melakukan perubahan itu. Anda mungkin akan melalui pembaruan dan pelatihan lainnya saat Anda menerapkan ISO 45001 setelah dirilis, sehingga peningkatan ini dapat dikomunikasikan dengan mudah.
Buat Sistem Bekerja Untuk Anda
Seperti biasa, pentingnya untuk mengingat mengapa Anda harus menerapkan OH & SMS sejak awal. Ini bukan untuk menyenangkan ISO, atau bahkan memuaskan seorang auditor; Anda memiliki sistem manajemen ini untuk lebih mengontrol dan meningkatkan OH & SMS perusahaan Anda. Pastikan bahwa proses yang Anda implementasikan bekerja untuk Anda untuk mencapai tujuan peningkatan ini, daripada hanya berada di sana untuk memenuhi persyaratan standar. Anda ingin OH & SMS Anda memberi Anda manfaat, bukan menjadi beban.