Langkah Terakhir yang Harus Dilakukan Sebelum Audit Sertifikasi OHSAS 18001

Diperlukan banyak waktu, upaya, dan SDM untuk menerapkan Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OH & SMS) menggunakan persyaratan OHSAS 18001, tetapi menjalankannya bukan akhir. Seiring dengan memelihara dan meningkatkan sistem manajemen Anda, Anda mungkin memilih untuk memiliki audit sertifikasi yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi luar; dan, jika demikian, Anda ingin melakukan apa yang Anda bisa untuk memastikan Anda memiliki peluang terbaik untuk lulus audit ini dan mendapatkan sertifikasi.

Jadi, bagaimana Anda mempersiapkan perusahaan Anda untuk audit sertifikasi OHSAS 18001?

Menerapkan OH & SMS Untuk Sertifikasi yang Sukses

Mempersiapkan audit sertifikasi OH & SMS tidak banyak berubah dari OHSAS 18001 menjadi DIS / ISO 45001. Dalam kedua kasus tersebut, seperti halnya dengan sistem manajemen apa pun, langkah pertama adalah memastikan bahwa Anda telah menangani semua elemen dalam standar persyaratan di dalam standar Anda. sistem:

• Apakah Anda memahami ruang lingkup OH & SMS Anda?

• Apakah Anda memiliki kebijakan K3 untuk mengidentifikasi secara jelas maksud dan arah keseluruhan K&I perusahaan?

• Apakah Anda memiliki tujuan K3 untuk memperbaiki K3 & SMS Anda?

• Apakah Anda memiliki metode untuk memahami persyaratan hukum K3 Anda dan tetap mengikuti perubahan undang-undang?

• Apakah bahaya K3 Anda telah diidentifikasi dan risiko terkait dinilai?

Singkatnya, apakah sistem Anda sepenuhnya diimplementasikan dan berfungsi? Tentu saja, Anda mungkin tahu bahwa setiap elemen diimplementasikan, tetapi bagaimana Anda tahu jika itu berfungsi dengan baik? Di sinilah pemantauan, peningkatan, dan peninjauan OH & SMS Anda sangat penting.

Untuk informasi lebih lanjut tentang penerapan OHSAS 18001, lihat posting blog ini tentang 12 Langkah untuk Implementasi dan Sertifikasi terhadap OHSAS 18001.

Pemantauan, Peningkatan dan Peninjauan OH & SMS

Meskipun proses audit internal, tindakan korektif, dan tinjauan manajemen diperlukan sebagai bagian dari penerapan OH & SMS, mereka penting untuk memahami jika sistem manajemen Anda berfungsi. Ini adalah proses yang digunakan untuk mengonfirmasi bahwa proses sistem memenuhi pengaturan yang ditetapkan, mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, serta meninjau dan menetapkan sumber daya dengan tepat di mana mereka dibutuhkan. Semua ini penting saat mempersiapkan audit sertifikasi Anda.

Jadi, jika memantau, memperbaiki, meningkatkan, dan meninjau OH & SMS Anda juga merupakan bagian dari persiapan sertifikasi, apa harapan auditor sertifikasi untuk proses ini? Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dengan proses ini saat Anda mempersiapkan lembaga sertifikasi Anda untuk datang untuk audit mereka:

• Audit Internal: Ini adalah cara utama perusahaan Anda memeriksa bahwa proses dalam OH & SMS Anda memenuhi pengaturan yang telah Anda rencanakan untuk dipenuhi. Jika Anda memiliki proses untuk memastikan bahwa semua karyawan yang perlu kompeten untuk mengoperasikan peralatan pengangkat untuk menghindari cedera, maka memverifikasi bahwa ini terjadi adalah perlu. Sebelum sertifikasi Anda audit, lembaga sertifikasi Anda akan berharap bahwa Anda akan melakukan setidaknya satu siklus audit lengkap; mengaudit setiap proses di OH & SMS Anda setidaknya sekali. Mengetahui bahwa proses memenuhi harapan adalah cara terbaik untuk mempersiapkan sertifikasi Anda.

• Tindakan Korektif: Tentu saja, Anda akan berharap untuk menemukan segala yang memenuhi harapan selama audit internal Anda, tetapi ini tidak selalu terjadi. Ketika Anda menemukan masalah, baik melalui audit internal atau cara lain, mendokumentasikan dengan benar bagaimana Anda mengatasi masalah ini sangat penting. Untuk masalah yang kompleks, pastikan Anda sampai ke akar penyebab masalah dan memperbaikinya sebelum menyerah. Hanya dengan begitu Anda dapat mencegah terulangnya hal itu. Selain itu, jika Anda memiliki masalah yang ditemukan dalam audit sertifikasi Anda, tetapi sudah memiliki tindakan korektif dalam proses untuk mengatasinya, ini menunjukkan Anda berada di atas semua masalah dari OH & SMS Anda.

• Proses Peningkatan: Salah satu proses peningkatan utama dalam K3 & SMS Anda adalah penggunaan tujuan K3. Sasaran-sasaran ini adalah peningkatan paling penting yang telah Anda identifikasi untuk meningkatkan K&I perusahaan Anda, jadi mengetahui bagaimana mereka berkembang sangat penting. Jika Anda memiliki tujuan untuk mengurangi jumlah OH&S yang hampir gagal sebesar 5%, lembaga sertifikasi Anda akan berharap bahwa Anda akan melacak kemajuan ini dan mengetahui sejauh mana Anda telah sampai.

• Tinjauan Manajemen: Hal terakhir yang sangat penting bagi auditor sertifikasi adalah penggunaan ulasan manajemen Anda. Mereka akan berharap bahwa manajemen puncak Anda terlibat dalam mengetahui bagaimana OH & SMS mengalami kemajuan dan mengatasi masalah dan kendala sumber daya yang telah disorot. Komitmen manajemen diperlukan untuk memfungsikan OH & SMS, dan memiliki ulasan ini sangat penting untuk mempersiapkan audit sertifikasi Anda.

Untuk referensi cepat tentang bagaimana auditor ISO berpikir ketika menilai sistem manajemen, lihat artikel ini dari blog ISO 27001: Infografis: Otak seorang auditor ISO – Apa yang diharapkan pada audit sertifikasi.

Persiapan Terbaik Adalah Menggunakan Proses Sistem Untuk Meningkatkan

Setelah menerapkan Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OH & SMS) Anda, Anda akan ingin mempersiapkan audit sertifikasi, tetapi cara terbaik untuk mempersiapkannya adalah dengan menggunakan proses dan prosedur yang sudah termasuk dalam OH & SMS. Dengan melakukan audit internal, tindakan korektif, peningkatan, dan tinjauan manajemen, Anda tidak hanya akan mempersiapkan auditor sertifikasi yang akan datang, tetapi Anda juga akan mengatur diri Anda sendiri untuk tugas memelihara dan meningkatkan OH & SMS Anda seiring berjalannya waktu.