Mendapatkan akreditasi OHSAS 18001 serta sertifikat Anda setelah audit biasanya sangat melegakan, mengingat jumlah waktu serta jam kerja yang diinvestasikan untuk sebagian besar industri. Reaksinya dapat berupa rileks serta berpuas diri untuk sementara waktu, namun dari pengalaman saya pasti mampu menganjurkan itu bukan cara terbaik untuk melanjutkan. Bila Anda sudah memakai konsultan, maka dia hampir tentu akan bersiap untuk pindah ke padang rumput baru sehabis audit sukses; demikian pula, bila Anda sudah mempraktikkan sistem Anda memakai sumber daya internal, sehingga terdapat kemungkinan jika karyawan yang ikut serta hendak bersiap untuk pindah ke proyek baru ataupun mencurahkan waktu untuk tugas- tugas yang diabaikan sepanjang banyak aktivitas melaksanakan audit sertifikasi Anda.  Apa pun itu, jika Anda adalah salah satu dari orang-orang yang bertanggung jawab dalam sistem K3 (kesehatan dan keselamatan operasional) perusahaan, maka pikiran Anda akan beralih ke arah bagaimana Anda dapat memastikan kebutuhan Anda dipertahankan dan perbaikan terus-menerus terjadi. Jadi, apa cara terbaik untuk melakukannya?

Mempertahankan Kebiasaan Yang Baik       

Mengingat bahwa Anda telah lulus audit sertifikasi, Anda telah menetapkan kebiasaan baik dan memenuhi klausul standar 18001. Oleh karena itu, Anda perlu mengulangi elemen-elemen penting dari klausa ini dan mendorong inisiatif yang menghasilkan peningkatan berkelanjutan. Beberapa tips ini dapat membantu Anda:

• Tetapkan “kalender acara” atau buku harian: Ini adalah cara yang efektif untuk memastikan bahwa Anda mencatat tanggal mendatang untuk acara rutin penting dalam sistem manajemen K3 Anda, seperti audit internal, umpan balik karyawan, penilaian risiko, dan ulasan kesehatan dan keselamatan organisasi kebijakan. Semua persyaratan kepatuhan dan pembaruan undang-undang juga dapat direkam di sini.

• Menetapkan log perbaikan berkelanjutan: Peningkatan berkelanjutan adalah inti dari keluarga standar ISO, tetapi terkadang sulit untuk mengukur atau memberikan bukti. Dengan membuat catatan resmi, Anda dapat mencatat proyek, acara, atau bahkan saran yang direncanakan yang mengarah pada peningkatan terukur. Selain sebagai bukti nyata bagi auditor dalam audit pengawasan pertama Anda, itu juga merupakan dokumen yang umumnya positif untuk ditinjau dalam rapat departemen atau manajemen puncak, dan mungkin juga menarik bagi klien dan pemangku kepentingan.

• Membuat forum kesehatan dan keselamatan: Jika Anda belum melakukannya, ini akan memastikan bahwa Anda memenuhi persyaratan konsultasi dan, akibatnya, membantu dengan identifikasi bahaya dan tindakan korektif. Forum atau pertemuan reguler juga dapat ditambahkan ke buku harian Anda, dan memastikan bahwa fokus karyawan tetap pada elemen-elemen vital dari sistem K3 yang disebutkan di atas, dan pelaksanaannya.

• Mengevaluasi terus-menerus: Pastikan setiap insiden atau informasi “nyaris” terus direkam dan dianalisis dan ditindaklanjuti oleh tim.

• Siklus Plan-Do-Check-Act: Lanjutkan untuk memastikan metodologi ini digunakan sepanjang tahun mendatang. Pastikan bahwa perencanaan yang efektif adalah jantung dari sistem K3 Anda, dengan modifikasi yang dibuat berdasarkan analisis data yang akurat dan andal. Ini akan menetapkan fondasi untuk perbaikan berkelanjutan melalui penghapusan risiko, identifikasi bahaya, dan tindakan nyata untuk meningkatkan. Anda dapat menemukan rincian lebih lanjut tentang elemen ini di artikel Pentingnya siklus Plan-Do-Check-Act di OHSAS 18001.

Mempersiapkan Masa Depan

Langkah-langkah ini akan memastikan bahwa organisasi Anda dan sistem K3 ditetapkan untuk tahun mendatang, dan dapat menghadapi audit pengawasan pertama dengan percaya diri. Pastikan organisasi Anda terus fokus pada elemen-elemen yang membuat sistem K3 Anda efektif dan mengaktifkan sertifikasi Anda sejak awal. Pakai audit internal yang efisien, evaluasi risiko, kontrol operasional, serta keterlibatan pemangku kepentingan untuk menetapkan tempat kerja Anda senantiasa nyaman, dan bahaya diidentifikasi serta insiden dicegah. Gunakan buku harian Anda untuk menetapkan disiplin dicoba pada waktu yang pas, serta catatan peningkatan Anda untuk menangkap fakta peningkatan sistemik. Persiapkan audit pengawasan awal Anda dengan metode yang sama semacam yang Anda jalani untuk audit sertifikasi Anda, serta organisasi Anda bakal menatap manfaatnya.

Sumber: https://advisera.com/