Cara Melakukan Komunikasi Terkait SML

Standar ISO 14001 khusus tentang bagaimana organisasi harus mengelola komunikasinya, menyatakan bahwa suatu prosedur harus ditetapkan untuk komunikasi internal dan eksternal, dan menyebutkan bahwa suatu metode harus “ditetapkan dan diterapkan” seandainya organisasi memutuskan untuk mengkomunikasikan perinciannya. aspek lingkungan yang signifikan secara eksternal. Oleh karena itu, relatif mudah untuk melihat bahwa komunikasi memainkan peran utama dalam pengelolaan Sistem Manajemen Lingkungan (SML), baik dalam hal masalah yang berwawasan ke dalam maupun ke luar. Lagi pula, jika perusahaan Anda adalah organisasi besar dan memiliki aspek lingkungan yang akan memiliki dampak besar jika salah kelola (pikirkan tambang batu bara, pembangkit nuklir, pabrik kimia), maka cukup jelas bahwa tingkat input dan kerja sama perlu diambil tempat antara organisasi itu sendiri dan para pemangku kepentingan, serta komunikasi internal dan eksternal yang efektif. Jadi, bagaimana cara organisasi mendapatkan keseimbangan dengan benar, sementara juga menyesuaikan dengan standar ISO 14001?

Komunikasi: Melakukannya dengan Benar

Merupakan ide bagus untuk membuat dua log komunikasi pada SML, satu untuk eksternal dan satu untuk komunikasi internal. Ini bisa menjadi praktik yang baik untuk menyimpan salinan dari setiap komunikasi dan memberi mereka nomor referensi, sehingga salinan komunikasi dapat disimpan pada sistem dan direferensikan pada log berdasarkan tanggal, perincian, dan metode komunikasi. Seperti biasa, pencatatan tanda tangan ke pengiriman bukti komunikasi selalu merupakan praktik yang baik dan akan bermanfaat saat auditor berkunjung. Tetapi, mengingat bahwa komunikasi internal dan eksternal dapat memiliki bobot kepentingan yang sangat berbeda, apakah sangat penting siapa yang menyampaikan komunikasi atas nama organisasi Anda?

Komunikasi: Siapa yang Harus Menyampaikannya Secara Internal?

Ada dua aspek yang perlu dipertimbangkan di sini untuk SML Anda: tanggung jawab komunikasi, dan peningkatan fokus baru pada kepemimpinan dalam versi 2015. Meskipun perwakilan manajemen tidak wajib untuk standar 14001: 2015, masuk akal untuk menunjuk orang yang dicalonkan untuk menangani masalah komunikasi, untuk menghindari keraguan. Orang yang dinominasikan ini harus bertanggung jawab atas manajemen, pengiriman, dan pencatatan komunikasi sehubungan dengan SML. Perhatian besar harus tetap diambil atas keputusan tentang siapa yang memberikan apa yang internal dan eksternal. Sangat penting bagi karyawan Anda untuk terus memahami pentingnya kepatuhan dan peningkatan versus standar, dan kepemimpinan organisasi Anda harus menggambarkan bahwa melalui memimpin dengan memberi contoh serta memainkan peran kunci dalam pengambilan keputusan dan perencanaan strategis. Bagian yang sama pentingnya dapat ditunjukkan dengan memberikan komunikasi internal yang vital; oleh karena itu, jika tugas ini dibagi secara internal antara orang yang dicalonkan dan manajemen puncak, maka keseimbangan yang tepat antara fungsi dan kepemimpinan dapat ditetapkan.

Komunikasi: Siapa yang harus Mengirimkannya Secara Eksternal?

Komunikasi eksternal adalah salah satu bidang di mana manajemen puncak harus menunjukkan peningkatan kepemimpinan. Mengingat bahwa tim teratas akan memiliki peran yang meningkat dalam manajemen risiko dan proses perencanaan strategis, masuk akal bahwa organisasi Anda akan ingin menambah bobot dan gravitasi ke komunikasi eksternal mengenai aspek lingkungan kepada para pemangku kepentingan Anda dengan memastikan bahwa itu disampaikan oleh masyarakat. di bagian atas organisasi Anda. Sangat mungkin, jika Anda memiliki aspek yang dapat memengaruhi komunitas Anda yang lebih luas, bahwa manajemen puncak Anda telah terlibat dalam diskusi, pertemuan, dan manajemen risiko dengan para pemangku kepentingan Anda dan komunitas yang lebih luas, sehingga akan sangat masuk akal untuk komunikasi eksternal sebagian besar akan disampaikan oleh tim top Anda. Ingat, dalam kasus-kasus ini Anda mungkin ingin mempertimbangkan bagaimana organisasi Anda dipandang dalam hal hubungan masyarakat, dan menggunakan tim teratas Anda untuk menjalin hubungan dengan para pemangku kepentingan dan masyarakat luas tidak hanya menunjukkan komitmen terhadap pemeliharaan dan peningkatan lingkungan, tetapi juga baik untuk hubungan secara umum, dan jika diliput oleh pers dapat membuktikan publisitas yang sangat baik.

Komunikasi: Apa Tujuannya?

Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan internal dan eksternal diinformasikan dengan benar untuk memastikan SML Anda patuh, dan perbaikan berkelanjutan dapat dilakukan. Komunikasi yang jelas, singkat, dan akurat adalah komponen mendasar dari ini, dan harus diperlakukan seperti itu. Selama masalah komunikasi dikendalikan oleh orang yang bertanggung jawab dan direkam secara formal di SML, maka tim manajemen puncak dapat membuat keputusan mengenai frekuensi dan konten komunikasi ini. Ini akan memastikan bahwa organisasi terlihat menjalankan tugas komunikasinya dengan serius. Jika orang yang dicalonkan dapat memastikan hal ini terjadi, semua pemangku kepentingan dapat memperoleh informasi, pendidikan, dan senang dengan arus informasi. Situasi itu hanya dapat menguntungkan semua pihak, dan pada akhirnya lingkungan.

sumber : Advisera

Yuks Obrolin aja dengan EkoBudiSektiono.ID ke 0813 1006 9003, bila Anda dan perusahaan ingin konsultasi dan develop serta sertifikasi ISO 45001