Apa Tujuan dan Isi Laporan Audit Internal OHSAS 18001?

Audit internal itu salah satu elemen kunci dalam OH & SMS (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja) yang disertifikasi sesuai dengan OHSAS 18001 dan, dengan demikian, menghasilkan laporan audit untuk memastikan bahwa semua informasi penting ditangkap dan tindakan efektif dapat diambil juga kritis. Mengingat kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan karyawan – dan, dalam beberapa kasus, nyawa orang – mungkin berisiko di sektor bisnis pilihan Anda, merekam data yang dihasilkan dari audit internal menjadi lebih penting bagi OH & SMS dan bisnis Anda. secara umum. Jadi, mengingat bahwa laporan audit internal apa pun dapat dianggap kritis, apa tujuan sebenarnya dan konten yang direkomendasikan dari laporan ini?

Mengapa Membuat Laporan Audit?

Standar OHSAS 18001 mengarahkan bahwa audit internal harus dilakukan pada interval yang direncanakan untuk memastikan bahwa K3 & SMS memenuhi persyaratan standar, telah ditetapkan dan dipelihara dengan baik, dapat membantu tujuan organisasi dipenuhi, dan dapat secara efektif menyampaikan informasi yang benar dan akurat. kepada tim manajemen puncak dalam hal hasil audit. Walaupun semua elemen ini sangat penting untuk memiliki proses audit internal yang efektif, laporan audit dapat dirancang khusus untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan kepada manajemen puncak akurat dan berisi rincian yang diperlukan. Mempertimbangkan bahwa perubahan kebijakan dan proses dapat dibuat berdasarkan informasi ini, keakuratan dan perincian menjadi semakin penting. Jadi, mengetahui itu, apa isi dan tujuan laporan audit itu?

Bagaimana Seharusnya Isi Laporan Audit?

Standar OHSAS 18001 sendiri tidak menyebutkan laporan audit, meskipun standar ISO 19011 memberikan panduan tentang sistem manajemen audit; namun, jika Anda memiliki pengetahuan yang baik tentang standar 18001, unsur-unsur yang perlu ditangkap harus jelas:

  1. Apakah audit menemukan bahwa persyaratan standar OHSAS 18001 telah dipenuhi dan dilampaui oleh OH & SMS? Ini mencakup semua klausa standar serta elemen-elemen kritis evaluasi bahaya, pengendalian risiko, komunikasi, dokumentasi, dan sebagainya.
  2. Apakah semua undang-undang berlaku untuk perusahaan, kegiatannya, dan OHS & MS-nya dipenuhi?
  3. Apakah OH & SMS membantu organisasi memenuhi tujuan strategis dan OH&S?
  4. Apakah ada ketidaksesuaian telah diidentifikasi, dan jika demikian, apakah rincian spesifik telah dicatat dalam laporan?

Memikirkan kemungkinan hasil dan tindakan dari audit internal pada OH & SMS, juga bijaksana untuk memasukkan perincian berikut dalam laporan audit:

  1. Garis besar ruang lingkup audit: apa tujuan audit itu – adalah audit hanya terhadap klausul tertentu, proses internal apa yang dicakupnya, dan sebagainya.
  2. Informasi umum – yang melakukan audit, lokasi audit, waktu, tanggal audit – dan laporan itu sendiri jika berbeda dari audit.
  3. Tingkat detail yang baik pada ketidaksesuaian – cukup beralasan bahwa semakin banyak detail yang dapat dicatat, semakin efektif tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian tersebut. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang topik ini di artikel Cara menangani ketidaksesuaian di OHSAS 18001.

Apa Tujuan Lain yang Dilayani Oleh Laporan Audit Anda?

Pikirkan laporan audit Anda sebagai jenis kartu laporan pada OH & SMS Anda – yaitu, laporan tentang kemajuan dan efektivitas tujuan, dengan bidang-bidang yang diidentifikasi untuk ditingkatkan di masa mendatang. Audit itu sendiri adalah elemen penting dalam persiapan dan kesiapan untuk sertifikasi Anda atau audit pengawasan, tetapi sekali lagi, kemampuan untuk meningkatkan proses hanya sebaik tingkat detail yang ditemukan dalam laporan. Perlu dicatat bahwa meskipun ketidaksesuaian mungkin segar dalam pikiran auditor pada hari itu, dalam beberapa kasus mungkin beberapa minggu sebelum ini ditinjau dan tindakan diputuskan oleh tim manajemen puncak, dan di situlah letak kekritisan para auditor. tingkat detail dan akurasi direkam. Apakah Anda memutuskan untuk mengaudit OH & SMS lengkap Anda sekaligus, atau memecahnya menjadi bagian ukuran gigitan untuk memungkinkan Anda untuk mencakup semua klausa dalam satu tahun, atau bahkan siklus sertifikasi penuh, detail pada laporan audit Anda – apakah merekam ketidaksesuaian , rekomendasi, atau saran – memiliki pengaruh besar pada peluang untuk meningkatkan OH & SMS dan kinerjanya.

Memperlakukan Laporan Audit Internal Anda Sebagai Alat Bisnis

Mengingat bahwa tujuan keselamatan dan sasaran strategis organisasi harus diselaraskan, Anda dapat melihat bahwa laporan audit internal lebih dari sekadar fungsi standar K3 & SMS atau OHSAS, tetapi juga alat bisnis. Jika organisasi Anda bekerja di sektor “berisiko tinggi”, maka keselamatan karyawan dan OH & SMS mungkin penting bagi kemampuan Anda untuk mendapatkan lisensi untuk beroperasi di sektor yang Anda pilih. Tingkat kesungguhann ini sekali lagi menggambarkan pentingnya pencatatan, pemrosesan, dan pengambilan keputusan yang akurat di balik pelaporan audit internal. Lakukan elemen kritis ini dengan tingkat perencanaan dan pelaksanaan yang benar, dan kinerja OH & SMS Anda pasti akan berguna serta mendapat manfaat yang baik.