Tahun 2016 akan melihat ISO 45001 menggantikan OHSAS 18001 sebagai standar yang memandu organisasi sehubungan dengan kesehatan dan keselamatan operasional di tempat kerja. Bagian penting dari mempertahankan OH&S( kesehatan dan keselamatan kerja) merupakan“ partisipasi serta konsultasi,” kepercayaan jika seluruh pihak yang berkepentingan harus mempunyai sebagian masukan serta umpan balik ke dalam pembentukan dan pemeliharaan berkepanjangan sistem OH&S. Mengingat jika klausul ini mempunyai 2 tujuan: kepuasan untuk penuhi persyaratan kepatuhan, serta pula ide sehat yang baik dalam perihal identifikasi serta penangkalan bahaya dan insiden, bagaimana organisasi harus memastikan jika partisipasi dan persyaratan konsultasi puas?

Partisipasi dan Konsultasi; Apa Artinya?

OHSAS 18001 menetapkan bahwa organisasi harus menetapkan prosedur di mana karyawan dilibatkan dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan K3, investigasi insiden, dan identifikasi bahaya, serta diwakili dalam masalah OH&S umum. Dalam ISO 45001, Klausul 5.4 berkaitan dengan partisipasi dan konsultasi, dan sedikit lebih bersifat menentukan. Ketika memikirkan kesehatan dan keselamatan, mudah dibayangkan bahwa memastikan semua orang di organisasi Anda dikonsultasikan sebelum membuat kebijakan, aturan, dan peraturan adalah positif, tetapi siapa yang perlu kita pertimbangkan?

• Karyawan: pemimpin, manajer, koperasi – singkatnya, semua orang
• Pemegang saham dan mitra
• Serikat pekerja dan perwakilan serikat pekerja
• Stakeholder – ini mungkin kontraktor, mitra, pemasok, atau bahkan fokus lokal atau kelompok masyarakat

Jadi, mengingat bahwa kita memahami siapa yang perlu kita sertakan dalam “partisipasi dan konsultasi” untuk memaksimalkan peluang kita dari sistem K3 yang sukses, apa sebenarnya yang perlu kita lakukan untuk memastikan kita mencapai apa yang ditentukan oleh standar?

• Pastikan partisipasi dan konsultasi dipertimbangkan ketika menyiapkan sistem dan kebijakan K3, juga memastikan bahwa waktu, sumber daya, dan informasi tentang K3 tersedia dan semua hambatan dihilangkan secara wajar.
• Pastikan bahwa perhatian khusus diberikan dan konsultasi diambil oleh pekerja non-manajerial ketika datang ke identifikasi bahaya; tindakan kontrol, kebutuhan pelatihan, investigasi insiden, dan komunikasi semua harus dipertimbangkan secara khusus.
• Pastikan bahwa konsultasi dan partisipasi non-manajerial juga dicari dalam hal penulisan Kebijakan K3, mengidentifikasi pihak-pihak yang berkepentingan, menugaskan peran dan tanggung jawab dan mengidentifikasi persyaratan hukum, menetapkan tujuan dan kontrol yang diperlukan untuk mencapainya, menilai evaluasi dan analisis yang harus terjadi sebagai hasilnya, dan mengelola serta menjadwalkan proses audit – yang pada akhirnya harus menghasilkan perbaikan berkelanjutan.

Oleh karena itu, dapat dilihat dengan jelas bahwa semua konsultasi dan masukan yang relevan harus dipertimbangkan dalam penetapan Kebijakan K3, dan juga jika tujuan yang dinyatakan harus dipenuhi dan gagasan peningkatan sistemik harus dikumpulkan oleh administrator sistem itu sendiri. Jadi, mengingat kita mengerti apa yang harus kita lakukan untuk memenuhi klausa ini, apa cara terbaik untuk mencapainya dalam praktik?

Partisipasi dan Konsultasi: Pendekatan Inklusif

Secara umum ditetapkan bahwa tim perwakilan atau forum di dalam organisasi yang berukuran cukup sesuai dengan persyaratan ini; administrator OH&S sehari-hari, anggota tim manajemen puncak, manajer OH&S, perwakilan karyawan, dan anggota serikat pekerja dapat berkumpul untuk membentuk tim kesehatan dan keselamatan yang sangat baik, yang tidak hanya dapat membawa sudut pandang yang berbeda , tetapi dapat membawa saran bolak-balik dari departemen masing-masing ke tim itu sendiri. Secara kritis, ini dapat memastikan bahwa ada saluran komunikasi dan informasi naik dan turun dan bahwa semua ide, saran, dan informasi mengenai bahaya dan risiko dapat diidentifikasi di semua tingkatan, dan juga pada kesempatan paling awal. Ini semua baik, tetapi apakah itu cukup?

Buat Umpan Balik Bekerja Untuk Anda

Keluarga standar ISO mendorong pengguna untuk mencari umpan balik atas berbagai aspek kinerja sistem manajemen, jadi mengapa tidak menggunakan metodologi yang sama di sini? Buat formulir umpan balik K&I, ukur apakah karyawan dan pemangku kepentingan Anda merasa bahwa mereka sedang diajak berkonsultasi dengan benar dan pendapat mereka didengarkan, dan bertindak berdasarkan umpan balik itu. Pastikan para pemimpin Anda berkomunikasi dengan cara yang jelas dan tepat waktu, dan bahwa informasi penting dibagikan oleh tim Anda. Mengapa tidak membiarkan satu tempat terbuka di tim OH&S Anda dan mengundang anggota staf yang berbeda ke setiap pertemuan berkala untuk memastikan semua staf terlibat, diinformasikan, dikonsultasikan, dan dijadikan bagian dari proses pengambilan keputusan? Partisipasi dan konsultasi yang sangat baik mengarah pada peningkatan keterlibatan, risiko yang dikurangi, dan hasil OH&S yang sangat baik. Bukankah itu terdengar seperti sesuatu yang menguntungkan semua orang?

Sumber: https://advisera.com/