Manajemen Fasilitas dijelaskan sebagai ” integrasi proses dalam sesuatu organisasi untuk memelihara serta meningkatkan layanan yang disepakati yang menunjang serta tingkatkan daya guna aktivitas utamanya,” menurut Badan Profesional untuk Manajemen Fasilitas. Sektor ini telah berkembang pesat dan sekarang bernilai miliaran dolar bagi AS dan ekonomi dunia. Mengingat kombinasi gedung, pekarangan, peralatan, dan manajemen staf, masuk akal bahwa OHSAS 18001 adalah alat bisnis yang penting untuk memastikan bahwa keselamatan karyawan, pemangku kepentingan, dan klien dipertahankan untuk perusahaan semacam itu. Namun, sektor ini membawa tantangan tertentu, seperti yang saya temukan baru-baru ini ketika diminta memberi nasihat tentang proyek Manajemen Fasilitas.

Manajemen Fasilitas – Mengapa, dan Apa yang Harus Dipertimbangkan?

Dengan cepat menjadi jelas bagi saya saat bertemu dengan klien bahwa portofolio perusahaan FM (Manajemen Fasilitas) bisa sangat beragam, dan risiko dapat muncul di banyak tempat. Tidak mengherankan jika CEO telah mengidentifikasi OHSAS 18001 sebagai alat bisnis yang tepat untuk melindungi karyawannya, basis kliennya, dan, selanjutnya, properti mereka. Jadi, apa bentuk prosesnya dari sana?

Dalam artikel sebelumnya, Seberapa rinci seharusnya kebijakan kesehatan dan keselamatan kerja Anda? kami melihat kebijakan K3, yang merupakan persyaratan wajib OHSAS 18001. Setelah berkonsultasi dengan karyawan, konsultan hukum, dan pemilihan pemangku kepentingan, kebijakan K3 dibuat dan karyawan dikonsultasikan lebih lanjut. Artikel Bagaimana melakukan tinjauan manajemen di OHSAS 18001 memberikan rincian tentang bagaimana melakukan tinjauan manajemen, dan meskipun tinjauan manajemen tahunan tidak sepenuhnya menjadi persyaratan wajib OHSAS 18001, diputuskan bahwa pertemuan untuk menetapkan tujuan dan frekuensi untuk kewajiban tertentu. tindakan seperti penilaian risiko lebih disukai baik untuk kejelasan, dan untuk membangun budaya yang benar. Seperti yang kita lihat pada implementasi sebelumnya di Bagaimana menerapkan OHSAS 18001 di bengkel mobil, langkah-langkah implementasi untuk perusahaan FM sangat mirip, dengan perhatian khusus diberikan pada elemen-elemen seperti konsultasi, kompetensi dan kesadaran, dan secara kritis, peraturan perundang-undangan. Namun, ada satu elemen utama dari standar di mana aktivitas perusahaan FM berbeda dari sektor lain, dan itu adalah “risiko”.

Berurusan Dengan Risiko dalam Lingkungan Manajemen Fasilitas

Artikel Bagaimana melakukan penilaian risiko di OHSAS 18001 menawarkan panduan tentang cara melakukan penilaian risiko, dan salah satu tantangan utama di sektor ini adalah bahwa identifikasi risiko membutuhkan kolaborasi dari pemangku kepentingan, klien, dan karyawan. Mari kita bahas beberapa di antaranya:

1. Karyawan harus melakukan pemeliharaan pada semua aspek bangunan dan lahan klien, tugas yang membutuhkan pelatihan dan keahlian khusus, tetapi juga menyajikan serangkaian risiko yang unik, di mana masukan klien dan karyawan harus dipertimbangkan selama penilaian risiko.
2. Dalam beberapa kasus, peralatan dan sistem teknik harus dikelola, seperti AC dan pemanas. Pengetahuan tentang sistem ini sangat penting; oleh karena itu, pelatihan dasar dan kompetensi diperlukan untuk memastikan bahwa risiko dapat dikurangi. Membangun dan memelihara “informasi terdokumentasi” juga dapat membantu dalam hal ini.
3. Jenis lokasi yang dikelola – ini dapat bervariasi dari satu blok perkantoran hingga bagian-bagian dari pabrik kimia, di mana risiko salah kelola sistem atau bangunan apa pun dapat menimbulkan sanksi finansial dan ekonomi yang berat. Menilai jenis risiko ini terbukti memakan waktu, dengan petugas lingkungan, perwakilan klien, karyawan, dan konsultan eksternal diharuskan memberikan masukan yang benar untuk risiko yang dinilai dengan benar, dengan pertimbangan yang diberikan kepada masyarakat lokal dan tetangga.
4. Memahami undang-undang dalam konteks klien – dalam beberapa kasus, organisasi FM memiliki tim pembersih dan pekerja layanan untuk dikelola. Sebuah risiko teridentifikasi jika tim-tim ini tidak memiliki pelatihan, kompetensi, dan pengetahuan tentang tujuan dan keputusan perusahaan, dan undang-undang serta praktik kerja yang baik. Oleh karena itu, setelah berkonsultasi, menjadi jelas bahwa perusahaan FM harus dapat memberikan pelatihan dan merekam acara pelatihan ini secara formal untuk memastikan bahwa pengetahuan yang benar ada di antara tim layanan untuk melakukan tugas dengan aman dan efisien. Hal ini sangat penting di sektor ini, karena layanan FM biasanya dikontrakkan ke organisasi eksternal, terutama di mana banyak perusahaan berbagi satu gedung atau lokasi bisnis.

Seperti Apa Kepatuhan Perusahaan Manajemen Fasilitas Anda

Selama pelaksanaan OHSAS 18001 di sektor Manajemen Fasilitas, beberapa hal menjadi jelas yang tentunya dapat membantu organisasi lain di sektor yang sama:

1. OHSAS 18001 memiliki bentuk yang sama dengan organisasi di sektor lain, namun karena pemangku kepentingan yang lebih luas, pertimbangan tambahan mungkin perlu diberikan untuk mengumpulkan informasi sebelum keputusan kebijakan dapat dibuat.
2. Unsur penilaian risiko dapat menjadi sangat menuntut dalam hal waktu dan sumber daya, dan keahlian yang dibutuhkan, sekali lagi karena banyaknya variasi lokasi dan sektor bisnis yang terlibat. Mungkin membayar perusahaan Manajemen Fasilitas untuk menggunakan bantuan profesional guna menyelesaikan fase penilaian risiko.
3. Keterlibatan dan komunikasi pemangku kepentingan adalah kuncinya; dalam beberapa kasus, mungkin membayar untuk menunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk ini – jumlah komunikasi dan keterlibatan pemangku kepentingan bisa sangat besar di sektor ini, dan membutuhkan kerja yang sangat intensif dan keterlibatan untuk melibatkan dan mendapatkan masukan dari semua pihak, tanpanya kerja aman yang berkelanjutan lingkungan tidak selalu dapat dijamin. Ini juga membutuhkan pengetahuan luas tentang perundang-undangan, yang harus dipertimbangkan.
4. Penerapan OHSAS ini memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan, masalah yang kami bahas di artikel Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan OHSAS 18001, hanya karena kompleksitas elemen-elemen yang dipertimbangkan di atas. Ini harus menjadi faktor dalam rencana proyek awal. Waktu tambahan berarti biaya tambahan juga, yang harus diperhitungkan.

Terlepas dari pertimbangan ekstra yang diuraikan di atas, penerapan OHSAS 18001 terbukti berhasil dan sertifikasi telah diperoleh. Tenaga kerja yang terlibat dan berpendidikan serta staf pendukung sekarang membantu memenuhi tujuan K3, dan klien – yang secara teratur berkonsultasi – senang. Pertimbangkan faktor- faktor tambahan ini, serta Anda pula bisa membenarkan jika OHSAS 18001 dikirimkan untuk organisasi FM Anda, serta cocok dengan parameter anggaran dan waktu yang Anda tetapkan, dengan manfaat diteruskan ke seluruh organisasi yang Anda layani.

Sumber : https://advisera.com/