Seperti Apa Memastikan Bahwa Kontraktor Eksternal Anda Mematuhi OHSAS 18001?

Secara luas bahwa OHSAS 18001 adalah standar yang menyediakan panduan dan metodologi untuk memastikan perusahaan dapat mencegah atau menjaga kesehatan dan keselamatan kerja di tempat kerja. ISO 45001 akan menggantikan OHSAS 18001 nanti di tahun 2016, tetapi saat ini, OHSAS 18001 masih menjadi standar yang harus dipatuhi organisasi. Tidak jarang bahkan bagi perusahaan dengan sistem K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) yang sangat baik untuk kurang memberikan perhatian dalam memberikan tingkat informasi, pelatihan, dan perawatan yang sama kepada kontraktor dan penyedia eksternal dibandingkan dengan karyawan mereka sendiri. Mengingat bahwa kontraktor mungkin berada di tempat lebih jarang daripada karyawan, dan akibatnya, waktu itu harus menjadi faktor, maka tidak mengherankan bahwa ini mungkin terjadi. Itu juga salah. Kesehatan dan keselamatan sama pentingnya bagi karyawan dan kontraktor, dan pertimbangan di sekitar sistem OH&S organisasi harus untuk melindungi kesejahteraan karyawan dan kontraktor. Jadi, mengingat kesulitan yang kita hadapi sehubungan dengan kontraktor, adakah saran yang dapat kita gunakan untuk memastikan kontraktor dan penyedia eksternal kita sama terlindungi seperti halnya karyawan kita?

Melindungi Penyedia Layanan

Dalam artikel sebelumnya: Bagaimana menunjukkan kepemimpinan berdasarkan ISO / DIS 45001, kami melihat bagaimana standar membuat kami tidak ragu mengenai tanggung jawab manajemen puncak untuk memastikan bahwa sumber daya ada di dalam sistem OH&S untuk memastikan tujuan tercapai. Klausul 4.4.6, yang berkaitan dengan kontrol operasional, secara khusus menyebutkan kontrol dalam hal kontraktor dan pengunjung lain ke tempat kerja. Akibatnya, manajemen puncak harus mendelegasikan tanggung jawab untuk memastikan tujuan juga terpenuhi. Dalam artikel: Bagaimana memenuhi persyaratan partisipasi dan konsultasi dalam ISO 45001, kami juga memeriksa bagaimana input, umpan balik, dan konsultasi dengan kontraktor dan penyedia eksternal sama pentingnya dan berharga ketika mengidentifikasi risiko sebagai informasi yang sama dengan informasi yang sama dari karyawan saat ini. Jika Anda menggabungkannya dengan informasi dalam Cara mematuhi persyaratan komunikasi OHSAS 18001, maka Anda dapat mengembangkan gambaran lengkap tentang bagaimana proses konsultasi, partisipasi, dan komunikasi bergabung bersama untuk mengembangkan siklus dalam sistem OH&S di mana semua pemangku kepentingan berkonsultasi , informasi dikumpulkan dan ditindaklanjuti, dan semua orang dilindungi. Jelas, organisasi Anda perlu mengawasi apakah kontraktor mengikuti aturan K&I di tempat, seperti pakaian pelindung dan aturan headwear, tetapi tindakan khusus apa yang dapat Anda ambil untuk memastikan K&I melindungi semua orang?

Pastikan kontraktor Anda ditambahkan ke matriks pelatihan Anda. Mengontrol pelatihan apa yang telah diberikan kepada kontraktor dan penyedia eksternal Anda mungkin cukup sulit untuk dikontrol tanpa menyimpan catatan yang akurat. Pastikan siapa pun yang memiliki tanggung jawab untuk pemeliharaan catatan pelatihan memiliki informasi akurat yang tersedia untuk memungkinkan penilaian status pelatihan kontraktor.

• Libatkan kontraktor dalam forum dan pertemuan bulanan. Ini kelihatannya jelas, tetapi Anda harus memastikan konsultasi yang tepat dilakukan untuk memungkinkan kontraktor memberikan umpan balik tentang apakah menurut mereka tingkat pengetahuan mereka memadai.

• Kembangkan “paket induksi” khusus untuk semua kontraktor. Jelas, ini akan lebih ringan daripada induksi staf normal Anda, tetapi mengharuskan semua kontraktor untuk melakukan ini (dan dicatat pada matriks pelatihan) akan memastikan tingkat dasar pelatihan kesehatan dan keselamatan disampaikan yang setara dengan yang diterima oleh penuh waktu para karyawan.

• Kembangkan “kuesioner OH&S kontraktor.” Ini adalah metode meminta umpan balik formal dari kontraktor Anda, sehingga setiap pelatihan yang dirasakan atau kesenjangan pengetahuan akan diidentifikasi, yang akan memberi organisasi kesempatan langsung untuk menutup kesenjangan keterampilan atau pengetahuan.

• Kembangkan daftar email kontraktor dan pertimbangkan email OH&S digest. Ini akan memastikan bahwa saluran komunikasi tetap terbuka apakah kontraktor ada di dalam atau di luar lokasi, dan akan memungkinkan semua kontraktor memiliki tingkat informasi yang sama dengan semua karyawan di lokasi. Untuk dokumentasi vital seperti Kebijakan K3 Anda, mengapa tidak menggunakan fasilitas tanda tangan dokumen elektronik untuk memastikan bahwa bukti penerimaan diterima, baik dari kontraktor dan pemangku kepentingan lainnya?

Jadi, apakah ada hal lain yang perlu kita pertimbangkan?

Kontraktor Eksternal, Bagaimana Mereka Bisa Membantu?

Seperti yang ditunjukkan di atas, kontraktor Anda harus dilibatkan dalam partisipasi dan konsultasi, dikomunikasikan dan dimintai umpan balik. Dorong kontraktor Anda untuk aktif dalam penetapan dan pemeliharaan standar K3 Anda, dan buat mereka berperan dalam peningkatan berkelanjutan sistem. Libatkan kontraktor dalam peninjauan catatan pelatihan pribadi mereka untuk memastikan mereka akurat, terkini, dan relevan. Masukkan hasil ulasan ini di forum atau pertemuan bulanan Anda, dan dorong peningkatan yang berkelanjutan melalui informasi yang Anda terima. Perlakukan kesehatan dan keselamatan kontraktor Anda sama seperti karyawan Anda, dan nilai pendapat dan umpan balik mereka sama – manfaatnya akan dilihat oleh semua orang.