Sebagai bagian tujuan dari perjalanan organisasi Anda menuju sertifikasi OHSAS 18001, Anda perlu menjalani serta melakukan audit oleh lembaga sertifikasi pihak ketiga untuk memastikan perusahaan OH & SMS Anda (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Operasional) dan prosesnya mematuhi klausul standar diri. Persiapan untuk audit dan audit yang sebenarnya itu sendiri dapat menjadi waktu yang sangat gugup bagi orang-orang dalam organisasi, terutama jika mereka tidak terbiasa berurusan dengan badan audit eksternal. Berita baiknya adalah bahwa auditor Anda tentu akan mempertimbangkan semua itu, sehingga tidak perlu khawatir.

Namun, memiliki semacam ide dalam hal pertanyaan yang mungkin ditanyakan auditor dapat membantu meyakinkan tim dan memberikan tingkat fokus ekstra pada saat itu akan sangat dibutuhkan. Bahkan, artikel kami Otak seorang auditor ISO – apa yang diharapkan pada audit sertifikasi dapat membantu Anda memahami bagaimana auditor akan berpikir dalam hal apa yang perlu dia tanyakan pada audit Anda. Jadi, pertanyaan apa yang paling mungkin ditanyakan oleh auditor?

Apa bukti yang dibutuhkan auditor?

Sebagaimana dinyatakan di atas, fungsi utama auditor adalah untuk memastikan bahwa dokumentasi, proses, dan tindakan Anda mematuhi standar OHSAS 18001, dan bahwa bukti dapat dihasilkan untuk membuktikan hal ini. Jadi, jika kita berpikir dari sudut pandang itu, ada beberapa pertanyaan yang hampir pasti akan dia tanyakan:

• Apakah semua klausa dalam standar terpenuhi? Dari saat auditor memasuki lokasi organisasi Anda, inilah yang akan dia tugaskan untuk mengetahuinya. Adalah normal bahwa auditor akan memecah klausa dan persyaratan suatu elemen pada suatu waktu, tetapi persyaratan final adalah untuk memastikan bahwa kepatuhan terhadap standar ada. Misalnya, dapatkah Anda memastikan bahwa semua dokumentasi wajib Anda tercakup? Untuk detail lebih lanjut tentang ini, silakan lihat artikel Daftar dokumen wajib untuk OHSAS 18001. Pastikan Anda memiliki salinan standar, kenal baik, dan telah hati-hati bekerja melaluinya untuk memastikan organisasi Anda mematuhi.
• Sudahkah Anda mengadakan tinjauan manajemen? Ini adalah titik awal kritis untuk OH & SMS Anda dalam hal memastikan bahwa ada input manajemen puncak dan bahwa tujuan ditetapkan dengan benar, serta memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa siklus peninjauan dan peningkatan ada ketika OH & SMS Anda berlari. Anda dapat membaca lebih lanjut di artikel Cara melakukan tinjauan manajemen di OHSAS 18001.
• Sudahkah Anda mencatat insiden, kecelakaan, dan nyaris celaka? Dan, jika demikian, apakah Anda memiliki bukti untuk menunjukkan bahwa Anda telah melakukan proses yang benar setelah kecelakaan, dan memiliki proses di mana tindakan diambil untuk mencegah pengulangan nyaris terjadi dan menjadi kecelakaan di masa depan?
• Apakah proses Anda konsisten? Anda perlu membuktikan bahwa proses Anda – apakah didokumentasikan atau tidak – konsisten secara internal dengan cara mereka digunakan, dan bahwa mereka memenuhi persyaratan standar. Hal ini juga mengarah pada pertanyaan mengenai apakah efektivitas proses telah ditinjau, yang akan mendorong peningkatan berkelanjutan – elemen yang menopang standar itu sendiri.
• Sudahkah Anda menyelesaikan fungsi kritis OH & SMS? Sudahkah Anda menilai risiko dan bahaya dengan benar? Sudahkah Anda melakukan tindakan korektif dalam kasus di mana terjadi kesalahan? Sudahkah Anda menyelesaikan audit internal dengan hasil dan tindakan yang memuaskan untuk menjamin peningkatan OH & SMS Anda? Sudahkah Anda mendokumentasikan ini secara akurat sebagai bukti? Semua elemen ini penting untuk menjalankan OH & SMS yang sukses, Anda dapat yakin bahwa auditor akan fokus pada hal ini sebagian besar; oleh karena itu, adalah bijaksana untuk mempersiapkan. Juga,pastikan untuk mengingat bahwa sementara elemen-elemen ini sangat penting, mereka hanya merupakan bagian dari klausa yang akan diaudit!
• Dapatkah Anda menunjukkan kompetensi, kesadaran, dan bukti pelatihan? Terutama dalam hal kesehatan dan keselamatan, sangat penting bahwa tim Anda dapat menunjukkan bahwa mereka mengetahui proses, komunikasi yang mungkin telah terjadi, dan umumnya cukup sadar untuk beroperasi dengan aman di dalam organisasi Anda. Pastikan karyawan Anda menyadari bahwa sangat mungkin bahwa auditor akan datang dan berbicara kepada mereka, dan menginstruksikan mereka tentang bagaimana bereaksi. Tidak perlu gugup, tetapi mengartikulasikan, jujur, dan jujur ​​akan sangat membantu.
• Bisakah Anda menunjukkan peningkatan? Seperti yang dinyatakan sebelumnya, ini diperlukan untuk menunjukkan kepatuhan organisasi Anda dengan OHSAS 18001. Oleh karena itu yakin bahwa auditor akan bertanya kepada anggota tim tentang bagaimana ini diperoleh dan dibuktikan. Bersiaplah untuk ini.

Bagaimana Anda dapat membuat audit lebih lancar untuk organisasi dan orang-orang Anda

Adalah bijaksana untuk mengingat bahwa auditor berusaha membantu Anda lulus, bukan mencoba membuat Anda gagal. Mengantisipasi pertanyaan yang akan dia tanyakan tidak diragukan lagi akan membantu Anda untuk mempersiapkan karyawan Anda dan memastikan bahwa mereka kurang gugup, serta membantu Anda memastikan bahwa Anda memiliki semua kotak Anda masing-masing dalam hal memenuhi klausul standar. Ingatlah bahwa auditor berusaha membantu Anda memastikan organisasi Anda tetap menjadi tempat yang aman untuk bekerja, bukan mencoba membuat Anda tersandung. Terakhir, jika auditor memiliki pengamatan atau rekomendasi selama audit, pastikan Anda membawanya dan menggunakannya untuk membantu Anda meningkatkan OH & SMS Anda. Semoga seukses!