Peran dan Tanggung Jawab Sesuai ISO 9001

peran dan tanggung jawab iso 9001

Bagaimana Mendokumentasikan Peran dan Tanggung Jawab Sesuai ISO 9001

Saat implementasi dan Sertifikasi ISO 9001: 2015, Anda akan menemukan cara untuk mendokumentasikan peran dan tanggung jawab untuk Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System / QMS) dalam bisnis atau perusahaan Anda.

Sebenarnya Apa peran Sistem Manajemen Mutu yang dibawa oleh ISO 9001:2015 ?

Sebagai bagian dari persyaratan kepemimpinan, pasal 5.3 sangat spesifik mengenai apa tanggung jawab dan wewenang Sistem Manajemen Mutu yang harus diberikan oleh manajemen puncak.

Tanggung Jawab untuk Kesesuaian Sistem Manajemen Mutu (SMM)

Seseorang, atau beberapa orang, perlu memastikan bahwa proses yang Anda lakukan di dalam bisnis dan perusahaan Anda sesuai dengan persyaratan dari program sertifikasi ISO 9001: 2015. Hal ini sangat penting pada awalnya saat Anda merencanakan proses Anda dan menerapkannya saat menerapkan SMM Anda, namun tanggung jawab ini juga berlanjut saat Anda memperbaiki dan mempertahankan proses SMM Anda dari waktu ke waktu. Seiring waktu, seseorang perlu memastikan bahwa ketika Anda melakukan perbaikan dan perubahan dalam proses Anda, Anda tidak menghilangkan unsur-unsur proses yang penting untuk memenuhi persyaratan ISO 9001: 2015. Misalnya, akan lebih mudah untuk menutup tindakan korektif tanpa memastikan bahwa hal itu efektif, namun ini adalah persyaratan penting ISO 9001: 2015. Anda tidak perlu memilih hanya satu orang untuk bertanggung jawab atas QMS, tapi semua tanggung jawab perlu ditugaskan kesemua orang yang ada di tanggung jawab Anda.

Kesesuaian Proses

Siapa yang akan memastikan bahwa proses Anda memberikan output yang ingin mereka berikan ? Hal ini sangat sering dilakukan dengan penugasan pemilik proses yang mengidentifikasi indikator kinerja utama, yang sering disebut KPI, yang akan memberi tahu mereka apakah proses tersebut sesuai harapan.

Pelaporan Kinerja SMM

Merupakan persyaratan tinjauan manajemen untuk melihat kinerja SMM, namun siapa yang akan mengumpulkan informasi dan melaporkannya ? Ini juga mencakup pelaporan seperti memposting informasi bagi karyawan untuk mengetahui seberapa baik proses mereka lakukan.

Mempromosikan Fokus Pelanggan

Fokus pelanggan adalah bagian penting dari ISO 9001, dan seseorang harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap orang memahami pentingnya ini konsep fokus Pelanggan terkait produk dan jasa yang Anda hasilkan, dan juga bagaimana hal itu mempengaruhi kepuasan pelanggan.

Integritas SMM Selama Perubahan

Hal ini terkait dengan item 1 dan 2. Karena Anda akan memperbaiki proses Anda, Anda harus memastikan bahwa saat melakukan perubahan perbaikan, Anda tidak menjadikan SMM Anda tidak sesuai dengan ISO 9001: 2015 atau tujuan dari proses. Misalnya, Anda mungkin memperbaiki satu proses dan dengan melakukannya, Anda mungkin mengubah data yang diperlukan untuk sebuah laporan. Namun, jika laporan ini penting untuk kinerja proses lain, maka Anda telah menurunkan integritas SMM.

Bagaimana Anda Bisa Mendokumentasikan Peran dan Tanggung Jawab SMM ?

Tanggung jawab untuk peran SMM Anda tidak perlu hanya ditugaskan, tapi juga dikomunikasikan dan dipahami di perusahaan bisnis Anda, jadi bagaimana Anda mewujudkannya ?

Salah satu cara termudah untuk memastikan hal ini adalah mendokumentasikan peran dan tanggung jawabnya dan memastikan bahwa setiap orang memahami informasi yang tertulis. Dengan begitu, mereka akan tahu tanggung jawab apa yang mereka miliki di SMM. Namun, ini masih menyisakan pertanyaan tentang cara mendokumentasikan. Bila Anda membuat keputusan ini, berikut adalah beberapa metode yang dapat Anda pertimbangkan saat menilai mana yang terbaik bagi perusahaan Anda:

Dokumentasi Terkonsolidasi

Salah satu cara untuk memenuhi persyaratan adalah memiliki satu dokumen untuk peran dan tanggung jawab, yang mencakup semua peran, tanggung jawab, dan wewenang SMM, serta siapa yang bertanggung jawab atas hal ini di dalam organisasi Anda. Dengan cara ini, ketika seseorang memiliki pertanyaan tentang siapa yang harus meminta informasi spesifik, mereka hanya memiliki satu dokumen untuk diserahkan. Metode ini sangat bagus untuk mendokumentasikan peran tingkat atas dan tanggung jawab dalam organisasi Anda, seperti pemilik proses untuk setiap proses Anda.

Dokumentasi yang Disebarkan

Dengan metode ini, Anda menempatkan peran dan tanggung jawab ke dalam setiap dokumen yang Anda miliki untuk proses Anda. Saya percaya bahwa ini adalah salah satu metode terbaik, karena jika seseorang membaca prosedur untuk mencari tahu apa yang perlu dilakukan, mereka dapat dengan mudah melihat peran dan tanggung jawab mereka dalam prosesnya, dan juga siapa lagi yang memiliki tanggung jawab yang dibutuhkan. untuk bertemu Untuk proses operasi sehari-hari, hal ini mempermudah orang untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan, dan membuat review dokumen proses menjadi mudah.

peran dan tanggung jawab iso 9001Materi Pelatihan yang Terdokumentasi

Tentu saja, tidak setiap proses perlu didokumentasikan, jadi bila memang demikian, Anda akan sering mendokumentasikan materi pelatihan yang digunakan untuk menginstruksikan karyawan tentang bagaimana melakukan pekerjaan itu, dan juga menyediakan tempat untuk menyegarkan ingatan mereka. jika mereka memiliki pertanyaan Ini juga merupakan tempat yang baik untuk mencatat peran dan tanggung jawab SMM untuk sebuah proses.

Satu catatan tentang metode ini – Anda mungkin ingin menggunakan lebih dari satu, atau bahkan semuanya. Misalnya, Anda mungkin ingin memiliki satu dokumen yang mencatat tanggung jawab utama SMM di dalam perusahaan dan bisnis Anda, jadi orang memiliki satu tempat untuk mencari informasi SMM saat mereka memiliki pertanyaan. Anda mungkin juga menyertakan tanggung jawab SMM dalam dokumentasi proses Anda yang terkait dengan proses itu. Akhirnya, Anda mungkin memasukkan peran ini dalam informasi pelatihan proses Anda di tempat Anda tidak memiliki dokumen proses. Satu hal penting yang perlu diingat jika Anda menggunakan banyak metode adalah suatu gagasan buruk untuk menduplikat informasi. Bila Anda melakukan ini, ada kemungkinan bagus bahwa karena dokumen diperbarui, tapi mereka tidak akan tetap konsisten, dan itu akan menimbulkan masalah.

Siapa Orang yang Tepat untuk di Tugaskan ? Inilah pertanyaan kuncinya

Tentu saja ada satu alasan mengapa Anda ingin informasi ini didokumentasikan; Jika seseorang perlu tahu siapa yang harus bertanggung jawab dan dihubungi meskipun tanggung jawab informasi terdokumentasi adalah milik bersama, akan sangat membantu jika ada tempat untuk dilihat. Anda telah mengidentifikasi peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk keberhasilan menjalankan SMM Anda, dan agar keputusan ini efektif, tanggung jawabnya harus tidak hanya direncanakan, tetapi juga dikomunikasikan. Dengan memastikan komunikasi yang memadai ini, Anda dapat memastikan dengan lebih baik peran dan tanggung jawab untuk SMM Anda akan berhasil diselesaikan sesuai rencana.

Bila Perusahaan dan Bisnis Anda ingin menerapkan – Implementasi dan Sertifikasi ISO Series, Silahkan hubungi kami EkoBudiSektiono.IDJasa Konsultan ISO