Mendefinisikan Peran serta Tanggung Jawab untuk Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Berbasis OHSAS 18001

Ketika Anda membuat Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OH & SMS), Anda harus mendokumentasikan peran dan tanggung jawab sistem manajemen Anda. OHSAS 18001 menggarisbawahi hal ini sebagaimana ditunjukkan terutama dalam persyaratan pasal 4.4.1. Jadi, peran dan tanggung jawab apa yang perlu Anda identifikasi dan bagaimana Anda harus melakukan ini? Berikut adalah beberapa ide tentang apa yang harus dilakukan.

Peran serta Tanggung Jawab Apa yang Perlu Diidentifikasi Per OHSAS 18001?

Pertama, Anda perlu mengidentifikasi peran dan tanggung jawab apa yang perlu Anda tetapkan. Berikut adalah apa yang terdaftar sebagai bagian dari klausul 4.4.1 dari OHSAS 18001:

  1. Untuk memfasilitasi manajemen K3 yang efektif – Ini dimasukkan sebagai cara bagi manajemen untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap K3 & SMS. Manajemen Anda perlu mengidentifikasi peran, tanggung jawab, akuntabilitas, dan otoritas yang diperlukan untuk organisasi khusus Anda. Ini berarti Anda perlu mempertimbangkan proses unik Anda dan persyaratan K3 di sekitar proses tersebut. Anda kemudian perlu memutuskan peran dan tanggung jawab apa yang diperlukan untuk membuat proses ini efektif. Misalnya, jika Anda perlu menangani limbah berbahaya, siapakah karyawan dengan peran dan tanggung jawab untuk memastikan ini dikelola dengan benar? Untuk informasi lebih lanjut tentang ini, lihat artikel ini di: Peran dan tanggung jawab apa yang harus ada dalam OH & SMS menurut OHSAS 18001?
  2. Perwakilan manajemen – Ada persyaratan khusus untuk seorang manajer puncak untuk ditunjuk sebagai perwakilan manajemen untuk standar tersebut. Manajer ini memiliki tanggung jawab khusus untuk memastikan OH & SMS ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara. Ia juga memastikan bahwa kinerja OH & SMS dilaporkan ke manajemen puncak. Perwakilan manajemen (misalnya: dalam organisasi besar, anggota dewan administrasi atau eksekutif) dapat mendelegasikan beberapa tugas mereka kepada manajemen bawahan, tetapi dengan pelestarian otoritas.
  3. Tanggung jawab manajer – Semua orang dalam organisasi dengan tanggung jawab manajemen diharapkan untuk berkomitmen pada peningkatan OH & SMS yang berkelanjutan.
  4. Tanggung jawab karyawan – Diharapkan bahwa setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab untuk mematuhi aturan perusahaan dan melaksanakan tugas dengan benar di bawah kendali mereka.

Jadi, karena Anda dapat melihat banyak pengambilan keputusan mengenai peran dan tanggung jawab apa yang ada tergantung pada organisasi unik Anda.

Bagaimana Anda Mendokumentasikan Peran serta Tanggung Jawab OH & SMS Anda?

Pertanyaan ini adalah salah satu yang memiliki banyak jawaban benar, dan bagaimana Anda memilih untuk mendokumentasikan peran dan tanggung jawab ini akan tergantung pada situasi pribadi Anda. Namun, berikut adalah beberapa metode untuk dipertimbangkan saat membuat keputusan Anda. Anda dapat memilih satu atau beberapa cara untuk mendokumentasikan informasi K3 penting ini:

  1. Memiliki satu dokumen peran & tanggung jawab – Ini adalah salah satu cara untuk memenuhi persyaratan ini. Anda dapat membuat dokumen yang mencantumkan semua peran dan tanggung jawab untuk K3 & MS Anda, termasuk orang atau orang yang bertanggung jawab untuk masing-masing. Untuk organisasi yang lebih kecil ini bisa menjadi ideal, tetapi ingat bahwa jika Anda memiliki pergantian rutin pada orang yang memenuhi peran ini, maka memperbarui dokumen ini dapat memakan waktu. Karena itu, seringkali lebih baik untuk mengidentifikasi posisi manajemen yang bertanggung jawab daripada individu. Ini juga bisa menjadi cara yang baik untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab tingkat atas yang akan berubah sangat jarang.
  2. Sertakan peran dan tanggung jawab dalam dokumentasi proses Anda – Saya sangat percaya bahwa ini salah satu cara terbaik untuk memastikan karyawan tahu apa peran dan tanggung jawab mereka dalam proses mereka adalah memiliki prosedur terdokumentasi untuk proses tersebut. Prosedur terdokumentasi memberi tahu orang-orang yang melakukan proses ini apa peran dan tanggung jawab mereka untuk proses tersebut, jadi mengapa tidak memasukkan tanggung jawab K3? Misalnya, jika Anda memiliki prosedur untuk mengoperasikan mesin yang mencakup semua parameter yang perlu dipertahankan untuk kualitas produk, sertakan juga instruksi pengoperasian yang aman dalam prosedur ini.
  3. Masukkan peran dan tanggung jawab dalam materi pelatihan – Jika Anda tidak memiliki prosedur yang terdokumentasi, maka pelatihan adalah tempat Anda memberi instruksi kepada karyawan tentang cara melakukan proses mereka. Termasuk informasi K3 dalam pelatihan ini masuk akal. Dengan cara ini, ketika pelatihan selesai, karyawan Anda akan tahu tidak hanya bagaimana melakukan operasi, tetapi bagaimana melakukannya dengan aman.

Seperti yang saya katakan, tidak ada satu cara yang tepat untuk melakukan hal ini, jadi temukan cara (atau dua, jika itu masuk akal bagi Anda) bahwa organisasi Anda tidak hanya dapat mengidentifikasi peran dan tanggung jawab, tetapi juga memastikan mereka didokumentasikan dan dikomunikasikan. bagi mereka yang perlu mengenal mereka.

Memastikan Semua Orang Tahu Siapa yang Harus Melakukan Apa

Kunci untuk memastikan bahwa OH & SMS Anda beroperasi dengan benar adalah terlebih dahulu mengidentifikasi peran dan tanggung jawab apa yang diperlukan untuk implementasi unik Anda. Anda kemudian harus memastikan bahwa setiap orang yang perlu melakukan tugas-tugas dalam organisasi Anda mengetahui peran dan tanggung jawab K3 terkait dengan tugas-tugas tersebut. Selain itu, Anda tidak boleh lupa bahwa organisasi harus, sebagai salah satu hal penting dalam program K3, menentukan tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai tujuan untuk fungsi dan level yang sesuai dalam organisasi. Bagaimana Anda memilih untuk mendokumentasikan tidak sepenting bagaimana Anda akan memastikan bahwa informasi tersebut dikomunikasikan secara memadai kepada orang yang tepat. Komunikasi berarti setiap orang tahu apa yang harus mereka lakukan pada waktu yang tepat dan, jika suatu kegiatan bukan peran mereka, mereka perlu tahu apa yang harus dilakukan. Perencanaan dan komunikasi adalah kunci untuk memastikan keberhasilan penyelesaian peran dan tanggung jawab OH & SMS.

Sumber : https://advisera.com/