Komunikasi dalam ISO 9001

komunikasi dalam konsultan iso 9001

Persyaratan Komunikasi dalam ISO 9001: 2015

Persyaratan komunikasi yang baru dalam ISO 9001: 2015 termasuk dalam bagian keseluruhan mengenai (Support/Pendukung ), Bagian klausul  7. Bagian ini mencakup semua persyaratan untuk proses yang perlu Anda lakukan untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System / QMS) Anda, dan memastikan kemampuan dan manfaatnya. Untuk menyediakan produk dan layanan untuk memenuhi persyaratan dan meningkatkan kepuasan pelanggan, yang merupakan ruang lingkup standar ISO 9001: 2015 dan tujuan dari setiap Sistem Manajemen Mutu.

Lantas, Bagaimana Cara Kerja Proses Pendukung Komunikasi ini ?

Komunikasi: Proses Pendukung untuk Membuat Pekerjaan SMM Anda

Konsultan ISO 9001 komunikasi dalam iso 9001Seiring dengan komunikasi, bagian “Dukungan” ISO 9001: 2015 mencakup banyak proses pendukung penting lainnya untuk QMS: sumber daya (termasuk orang, infrastruktur, lingkungan, dan pemantauan dan pengukuran), kompetensi, kesadaran, dan proses untuk menciptakan dan Mengendalikan informasi terdokumentasi. Di antara yang paling sederhana dari semua persyaratan untuk proses pendukung adalah persyaratan komunikasi.

Untuk memulai, persyaratan menyatakan bahwa “organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan dengan sistem manajemen mutu.” Meskipun ini mungkin tampak sederhana, ini berarti bahwa Anda, sebagai pelaksana SMM, membuat keputusan: Apa yang perlu dilakukan dalam mempertimbangkan komunikasi yang relevan untuk SMM /QMS ? Ini harus dikaitkan langsung kembali ke lingkup QMS Anda, yang merupakan definisi tentang apa yang tercakup oleh lingkup (scope QMS) dalam perusahaan dan organisasi Anda. Ingatlah apa yang dimaksud dengan produk dan layanan QMS Anda, karena ini akan membantu menentukan komunikasi yang Anda anggap relevan dengan SMM Anda.

Termasuk dalam penentuan komunikasi QMS yang relevan ini, sesuai dengan persyaratan, ada lima pertimbangan berikut yang perlu disertakan dalam rencana komunikasi Anda :

Apa yang akan Dikomunikasikan

Komunikasi apa yang akan Anda miliki untuk SMM Anda ? Kemungkinan besar Anda perlu berkomunikasi mengenai ketidaksesuaian produk dan layanan, tetapi apakah Anda harus mengkomunikasikan semuanya (seperti suku cadang yang Anda anggap sudah memo)? Apakah Anda memiliki persyaratan hukum untuk melaporkan unsur-unsur tertentu dari SMM Anda, seperti masalah yang terjadi di pembangkit listrik tenaga nuklir ? Maukah Anda melapor ke media, pemegang saham, atau pemangku kepentingan lainnya mengenai beberapa topik tapi tidak pada yang lain ?

Kapan Anda akan Berkomunikasi

Jika Anda melaporkan produk yang tidak sesuai, berapa lama Anda akan menunggu sampai Anda melapor ? Kapan Anda akan berkomunikasi tentang perubahan di lokasi perusahaan Anda ? Apakah Anda memiliki persyaratan kontrak atau hukum yang mendikte barang-barang ini ? Kapan Anda perlu membiarkan pemegang saham dan pemangku kepentingan mengetahui perkembangan penting dalam Sistem Manajemen Mutu Anda ?

Dengan Siapa Anda akan Berkomunikasi

Anda kemungkinan akan memiliki pelanggan dalam daftar  untuk berkomunikasi, tapi apa pemangku kepentingan lainnya akan disertakan dalam komunikasi antar pihak, jika tidak semua ? Akankah daftar orang Anda untuk berkomunikasi dengan karyawan, pemegang saham, pemasok, pelanggan, mitra bisnis, atau anggota masyarakat ? Maukah anda melapor ke media atau pemegang saham tergantung pada topik komunikasi ? Apakah Anda memiliki persyaratan hukum untuk memberi tahu instansi terkait informasi terkait QMS tertentu ?

Bagaimana Anda akan Berkomunikasi

Ada banyak cara untuk berkomunikasi, dan beberapa akan bekerja lebih baik daripada yang lain untuk informasi yang berbeda dan bagi pemangku kepentingan yang berbeda. Anda bisa menggunakan email, telepon, teks, siaran pers, atau bahkan diskusi langsung, tergantung pada apa yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi dan kepada siapa. Semua faktor ini perlu memberi tahu keputusan Anda mengenai komunikasi.

Siapa yang akan Melakukan Komunikasi

Hal ini dapat berubah tergantung pada informasi yang akan disampaikan atau tingkat keparahan informasi. Kegagalan kritis mungkin perlu dikomunikasikan oleh Direksi / Manajemen Puncak, sementara ketidaksesuaian yang lebih kecil dapat dikomunikasikan oleh tim proyek. Anda bahkan mungkin memiliki individu yang berdedikasi yang dapat berbicara kepada media tentang perusahaan Anda, dan ini harus menjadi bagian dari rencana komunikasi Anda.

Meskipun tidak ada persyaratan dalam ISO 9001: 2015 bahwa rencana komunikasi Anda perlu didokumentasikan informasi mungkin ide yang baik untuk melakukannya jika rumit. Jika Anda adalah organisasi kecil yang akan membuat Pimpinan melakukan semua komunikasi, dan Anda hanya akan mengkomunikasikan apa yang didefinisikan dalam kontrak dan persyaratan hukum Anda, Anda mungkin tidak perlu mendokumentasikan rencana Anda, tetapi jika itu menjadi lebih kompleks dengan orang yang berbeda berkomunikasi dengan Berbagai pihak, dengan cara yang berbeda, pada topik yang berbeda, rencana terdokumentasi mungkin merupakan ide bagus.

Penting juga untuk diingat bahwa persyaratan ini berlaku untuk komunikasi internal dan eksternal, jadi jangan lupa untuk menyertakan bagaimana Anda akan mengkomunikasikan informasi QMS penting kepada karyawan Anda dalam rencana komunikasi Anda.

Rencanakan Komunikasi Anda

Pesan yang diambil dari persyaratan ISO 9001: 2015 ini adalah penting untuk merencanakan komunikasi Anda sebelumnya, agar tidak berebut untuk memutuskan kapan sesuatu terjadi dan Anda perlu melakukan komunikasi. Bila Anda tidak memiliki rencana, saat itulah orang membuat kesalahan karena emosi tinggi bukan dipikirkan; Dan, jika Anda perlu mengkomunikasikan berita buruk, ini bisa melukai reputasi dan kredibilitas perusahaan Anda.

Jika Anda telah berusaha untuk menentukan Sistem Manajemen Mutu yang baik, Anda berhutang pada diri Anda dan semua pemangku kepentingan Anda untuk memiliki rencana komunikasi yang baik yang sesuai untuk Anda.