Akhirnya telah rilis ISO 45001 yang sudah di nanti, sehingga para ahli dan perusahaan yang merencanakan transisi atau implementasi sedang mencari persyaratan untuk informasi yang terdokumentasi. Standar baru memperkenalkan pendekatan baru untuk dokumen dan kontrol catatan, yang menggantikan persyaratan OHSAS 18001 untuk catatan dan prosedur dengan persyaratan baru untuk informasi terdokumentasi. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Pendekatan baru untuk dokumentasi ISO 45001.

Ada dua frase yang menunjukkan jenis dokumen apa yang dibutuhkan oleh standar. Frasa “simpan informasi terdokumentasi sebagai bukti…” berarti catatan perlu diproduksi, sedangkan frasa “simpan sebagai informasi terdokumentasi” berarti dokumen perlu dikembangkan, termasuk prosedurnya.

Berikut adalah daftar informasi terdokumentasi wajib yang diwajibkan oleh ISO 45001, bersama dengan dokumen yang paling umum digunakan dalam penerapan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OH & SMS).

Dokumen dan Catatan Wajib yang Disyaratkan Oleh ISO 45001: 2018

Berikut adalah dokumen yang perlu Anda buat jika Anda ingin mematuhi ISO 45001:

1. Ruang lingkup sistem manajemen K3 (klausul 4.3)
2. Kebijakan K3 (klausul 5.2)
3. Tanggung jawab dan otoritas dalam OH & SMS (klausul 5.3)
4. Proses K3 untuk menangani risiko dan peluang (klausul 6.1.1)
5. Metodologi dan kriteria untuk penilaian risiko K3 (klausul 6.1.2.2)
6. Tujuan dan rencana K3 untuk mencapainya (klausul 6.2.2)
7. Proses kesiapsiagaan dan tanggap darurat (klausul 8.2)

Dan, inilah catatan wajibnya:

1. Risiko dan peluang K3 dan tindakan untuk mengatasinya (klausul 6.1.1)
2. Persyaratan hukum dan lainnya (klausul 6.1.3)
3. Bukti kompetensi (klausul 7.2)
4. Bukti komunikasi (klausul 7.4.1)
5. Rencana untuk menanggapi situasi darurat potensial (klausul 8.2)
6. Hasil pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja (klausul 9.1.1)
7. Pemeliharaan, kalibrasi atau verifikasi peralatan pemantauan (klausul 9.1.1)
8. Hasil evaluasi kepatuhan (klausul 9.1.2)
9. Program audit internal (klausul 9.2.2)
10. Laporan audit internal (klausul 9.2.2)
11. Hasil tinjauan manajemen (klausul 9.3)
12. Sifat insiden atau ketidaksesuaian dan tindakan selanjutnya yang diambil (klausul 10.2)
13. Hasil dari setiap tindakan dan tindakan korektif, termasuk keefektifannya (klausul 10.2)
14. Bukti hasil perbaikan berkelanjutan (klausul 10.3)

Dokumen Non-Wajib

Ada banyak dokumen non-wajib yang dapat digunakan untuk implementasi ISO 45001. Namun, ini adalah dokumen non-wajib yang paling umum digunakan:

1. Prosedur untuk Menentukan Konteks Organisasi dan Pihak yang Tertarik (klausul 4.1)
2. Manual K3 (klausul 4)
3. Prosedur Konsultasi dan Partisipasi Pekerja (klausul 5.4)
4. Prosedur untuk Identifikasi dan Penilaian Bahaya (klausul 6.1.2.1)
5. Prosedur untuk Identifikasi Persyaratan Hukum (klausul 6.1.3)
6. Prosedur Komunikasi (klausul 7.4.1)
7. Prosedur untuk Pengendalian Dokumen dan Catatan (klausul 7.5)
8. Prosedur untuk Perencanaan dan Pengendalian Operasional (klausul 8.1)
9. Prosedur untuk Manajemen Perubahan (klausul 8.1.3)
10. Prosedur untuk Pemantauan, Pengukuran dan Analisis (klausul 9.1.1)
11. Prosedur Evaluasi Kepatuhan (klausul 9.1.2)
12. Prosedur untuk Audit Internal (klausul 9.2)
13. Prosedur untuk Tinjauan Manajemen (klausul 9.3)
14. Prosedur untuk Investigasi Insiden (klausul 10.1)
15. Prosedur untuk Manajemen Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif (klausul 10.1)
16. Prosedur untuk Perbaikan Berkelanjutan (klausul 10.3)

Dengan melihat persyaratan untuk informasi yang terdokumentasi dalam ISO 45001, Anda dapat dengan mudah menyimpulkan bahwa pendekatan yang sama diterapkan seperti untuk standar sistem manajemen lainnya yang telah melalui proses revisi dalam beberapa tahun terakhir. Tujuan utama dari persyaratan dokumentasi adalah untuk memastikan konsistensi proses dan memberikan bukti bahwa prosedur telah diterapkan; dan, dengan memenuhi persyaratan standar yang berkenaan dengan dokumentasi, tujuan organisasi Anda pasti akan tercapai.