Cara Membuat Rencana Audit Internal OHSAS 18001

Audit internal merupakan bagian yang wajib dari setiap OH & SMS bersertifikasi OHSAS 18001 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Operasional) – dan untuk alasan yang baik. Audit internal yang efektif dapat mengidentifikasi apakah pengaturan yang benar sudah dibuat untuk OH & SMS untuk penuhi seluruh persyaratan standar itu sendiri. Ini juga dapat mengidentifikasi segala proses, sumber daya atau kesenjangan kegiatan yang ada, dan memungkinkan tindakan korektif direncanakan untuk mengatasi ketidaksesuaian ini. Ini tidak hanya membantu OH & SMS untuk memenuhi persyaratan standar, tetapi juga meningkatkan peluang menjaga kesejahteraan dan keselamatan karyawan. Jadi, mengingat bahwa fungsi audit internal sangat penting, bentuk apa yang harus diambil, di mana tanggung jawab berada, konten apa yang harus dimasukkan, dan apa yang harus dilakukan dengan informasi yang dikumpulkan? Dengan kata lain, bagaimana Anda merencanakan program audit internal Anda menjadi paling efektif?

Merencanakan Audit Internal Anda

Frekuensi dan tujuan spesifik audit internal Anda mungkin direncanakan oleh tim manajemen puncak Anda, mungkin dalam salah satu rapat tinjauan manajemen. Tetapi jika insiden atau kecelakaan terjadi selama periode sementara, maka target spesifik dari audit internal dapat berubah jika organisasi dan tenaga kerja ingin melihat manfaat nyata. Oleh karena itu, sangat penting bahwa jadwal audit internal direncanakan, dan dapat diubah dengan masukan dari pemangku kepentingan. Ini akan memastikan tidak hanya kesesuaian dengan standar, tetapi juga identifikasi ketidaksesuaian dalam OH & SMS. Ini juga akan memastikan bahwa ketidaksesuaian ditangani dengan tindakan korektif yang memadai. Dalam artikel sebelumnya Bagaimana melakukan audit internal dalam OHSAS 18001 kami melihat bagaimana melakukan fungsi audit itu sendiri, tetapi bagaimana bentuk rencana audit yang harus diambil?

Merusak Rencana Audit Anda

Ada beberapa pertimbangan yang harus dibuat organisasi untuk memastikan bahwa rencana audit internal setepat mungkin. Keluaran harus akurat, tepat waktu, dan bermanfaat dalam hal kegiatan pendulangan untuk menutup celah dan memastikan bahwa peningkatan berkelanjutan dapat dicapai. Mari kita pertimbangkan mereka satu elemen pada satu waktu:

  1. Tujuan rencana: Kami telah merujuk hal ini di atas, tetapi sangat penting bahwa rencana tersebut menguraikan tujuan strategis fungsi audit internal. Apakah ini dirancang hanya untuk mengidentifikasi kesenjangan, atau meningkatkan kondisi karyawan? Apakah itu hanya memastikan bahwa persyaratan standar OHSAS 18001 terpenuhi? Disarankan bahwa rencana dan fungsi audit internal yang efektif harus mencapai semua ini, ditambah mengidentifikasi di mana perbaikan berkelanjutan dapat dicapai.
  2. Format rencana audit: Sangat mungkin bahwa organisasi Anda memiliki format yang disepakati untuk ini, tetapi dapat bermanfaat bagi Anda untuk mempertimbangkan beberapa opsi saat meninjau format ini. Apakah semua informasi yang benar ditangkap, bersama dengan rincian waktu dan tanggal? Ingat: kualitas dan efektivitas tindakan korektif Anda sangat bergantung pada ini. Apakah Anda akan menyediakan kertas dan / atau salinan elektronik dari rencana dan hasil audit? Karena informasi ini perlu dikomunikasikan kepada manajemen puncak, penting bahwa ini akurat dan dapat dilacak.
  3. Tanggung jawab dalam rencana audit: Apakah organisasi Anda memiliki auditor internal yang berkualifikasi yang sesuai? Jika demikian, dapatkah Anda menjamin bahwa auditor akan bersikap tidak memihak? Artikel kami Kompetensi apa yang harus dimiliki seorang auditor internal? dapat membantu Anda dengan ini, tetapi perlu diingat bahwa efektivitas audit internal Anda sendiri hanya sebaik auditor internal Anda.
  4. Keluaran dan proses peninjauan: Apakah rencana audit Anda dan audit itu sendiri efektif? Keakuratan informasi yang disimpan dan efektivitas rencana adalah bagian dari ukuran keseluruhan apakah fungsi ini memenuhi kebutuhan organisasi. Seperti halnya fungsi dalam OH & SMS, itu akan mendapat manfaat dari “Rencana, Lakukan, Periksa, Bertindak.” Jika hasil Anda tidak sesuai dengan tujuan Anda, maka peninjauan rencana Anda diperlukan.

Merencanakan Kesuksesan

Seperti halnya fungsi dalam sistem manajemen, efektivitas perencanaan memiliki pengaruh besar pada hasil fungsi tersebut. Memilih orang yang tepat dengan keterampilan dan kompetensi yang tepat, merekam data secara akurat dan ringkas dengan cara yang relevan dan memastikan hasilnya ditinjau dan ditingkatkan semuanya penting. Relevansi dan ketepatan perencanaan seluruh siklus audit pada awalnya juga sangat penting. Jika salah satu dari elemen-elemen ini tidak tergores, ada kemungkinan celah tidak diperhatikan dan kepatuhan terhadap standar tidak akan tercapai. Lebih penting lagi, tempat kerja Anda akan menjadi lingkungan yang kurang aman bagi karyawan Anda. Dikala pelajari prinsip- prinsip ISO 19011,” Pedoman untuk sistem manajemen audit” bisa menolong organisasi Anda dengan tugas ini. Sangat bernilai bagi Anda untuk mengendalikan program audit internal Anda dengan pintar serta terkontrol. Perlakukan konstruksi rencana audit internal Kamu bagaikan titik dini sangat kritis, serta kesempatan keberhasilan hendak melonjak pesat sepanjang sisa proses audit internal.