Seperti umumnya sistem manajemen, standar ISO 45001: 2018 mengakui pentingnya melibatkan manajemen puncak dalam sistem manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). Karena peranan penting ini, standar tersebut mencakup persyaratan bagi manajemen puncak untuk meninjau sistem manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) untuk menentukan apakah ada perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan atau memperbaiki sistem. Berikut beberapa hal yang perlu dipikirkan tentang topik yang sangat penting ini.

Tinjauan Manajemen: Apakah Harus Rapat?

Penting untuk dicatat bahwa persyaratan ISO 45001, seperti standar tinjauan manajemen lainnya, tidak mencakup persyaratan untuk rapat tinjauan manajemen. Penting untuk melibatkan manajemen puncak dalam meninjau informasi yang dikumpulkan tentang kesehatan & keselamatan kerja, tetapi ini tidak berarti bahwa mereka perlu duduk dalam rapat untuk melakukannya. Peninjauan data, dan bereaksi terhadap data untuk perbaikan sistem manajemen K3, dapat terjadi dalam format apa pun yang dianggap paling menguntungkan oleh perusahaan.

Apa yang Dibutuhkan Standar ISO 45001 untuk Tinjauan Manajemen?

Tinjauan utama yang diperlukan dari manajemen puncak dalam standar ISO 45001 adalah untuk manajemen puncak untuk menilai setiap peluang untuk perbaikan dan setiap perubahan yang diperlukan dalam masalah eksternal dan internal yang mempengaruhi sistem manajemen K3. Ini termasuk seberapa baik Anda telah memenuhi kebijakan K3 dan tujuan K3. Standar tersebut juga meminta manajemen puncak meninjau masukan tertentu dari sistem manajemen K3 yang tercantum di bawah ini:

1. Hasil audit internal – Apa yang ditemukan selama audit internal Anda? Bersamaan dengan tindakan korektif yang diidentifikasi, adakah peluang untuk perbaikan, investigasi atau bahkan praktik terbaik yang harus dikomunikasikan ke seluruh perusahaan?
2. Hasil pemantauan dan pengukuran – Ada beberapa hal yang telah Anda pilih untuk diukur sebagai indikator kunci tentang cara kerja sistem manajemen K3 Anda. Ini perlu ditinjau dan dipahami oleh manajemen.
3. Evaluasi kepatuhan terhadap persyaratan hukum – Dalam tinjauan Anda tentang seberapa baik Anda memenuhi persyaratan hukum, apakah Anda menemukan sesuatu yang dapat diperbaiki, nyaris gagal, atau dilakukan dengan lebih baik di satu bagian perusahaan yang dapat dipelajari oleh area lain di perusahaan dari?
4. Hasil partisipasi dan konsultasi – Saat berbicara dengan karyawan dan pihak lain yang berkepentingan, apakah ada sesuatu yang diidentifikasi dapat meningkatkan sistem K3 Anda?
5. Komunikasi dari pihak yang berkepentingan – Meskipun ini termasuk keluhan, ini tidak eksklusif untuk keluhan tersebut. Jika seseorang di luar perusahaan telah meluangkan waktu untuk mengidentifikasi sesuatu yang berkaitan dengan kesehatan & keselamatan, seperti situasi berpotensi bahaya yang mereka sadari, gunakan kesempatan ini untuk mengatasinya sebelum sesuatu terjadi.
6. Kecukupan sumber daya yang mempengaruhi kinerja K3 – Berapa banyak kecelakaan atau nyaris celaka yang terjadi di perusahaan Anda? Adakah sesuatu yang perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kecelakaan tidak terjadi pada karyawan atau kontraktor Anda? Ini dapat membantu Anda menentukan keefektifan sistem manajemen K3 Anda dan menentukan apakah perubahan sumber daya diperlukan.
7. Tren risiko dan peluang – Bagaimana risiko Anda berubah seiring waktu? Mencari tren dalam data ini dapat memberi Anda beberapa wawasan tentang mengapa risiko Anda memengaruhi Anda.
8. Tingkat pemenuhan kebijakan dan tujuan – Karena Anda meluangkan waktu dan upaya untuk menetapkan kebijakan dan menetapkan tujuan untuk sistem manajemen K3 Anda, bagaimana kemajuan Anda untuk mencapai tujuan tersebut? Dengan melacak kemajuan Anda, Anda dapat mengetahui apakah Anda akan memenuhi target tepat waktu atau jika Anda perlu mengubah pendekatan atau meningkatkan sumber daya Anda.
9. Tren investigasi insiden, ketidaksesuaian, tindakan korektif, dan perbaikan berkelanjutan – Jika Anda telah menerapkan proses tindakan korektif Anda, atau sedang menyelidiki insiden untuk memperbaikinya, apakah ada tren dalam apa yang Anda temukan? Kegiatan harus dilakukan tepat waktu untuk mendapatkan manfaat maksimal dari perbaikan.
10. Tindak lanjut atas tindakan tinjauan manajemen sebelumnya – Mengapa mengambil tindakan jika Anda tidak ingin memastikan tindakan tersebut diselesaikan secara efektif dan tepat waktu?
11. Mengubah keadaan terkait K3 – Ini termasuk mengetahui setiap perkembangan dalam persyaratan hukum untuk organisasi. Dengan mengikuti perkembangan hukum dan perubahan lainnya, Anda dapat memastikan bahwa Anda menerapkan pembaruan yang diperlukan pada waktu yang paling menguntungkan bagi Anda. Juga termasuk perubahan pada pihak yang Anda minati atau risiko dan peluang.
12. Rekomendasi untuk perbaikan – Jika seseorang telah merekomendasikan cara yang menurut mereka dapat meningkatkan kinerja K3 Anda, Anda berhutang pada diri Anda sendiri untuk melihat apakah itu layak. Peluang untuk peningkatan berkelanjutan ini bahkan dapat menghemat waktu dan uang Anda.

Dari masukan tersebut, terdapat beberapa keluaran, termasuk keputusan dan tindakan dari kajian yang perlu dilakukan. Ini harus konsisten dengan komitmen untuk terus meningkatkan, dan harus tersedia untuk komunikasi dan konsultasi dengan pihak internal dan eksternal, jika memungkinkan. Keluaran ini mencakup kemungkinan keputusan tentang:

1. Kesesuaian, kecukupan dan efektivitas K3 – Adakah hal-hal yang perlu terjadi untuk meningkatkan kinerja K3 Anda ke tingkat yang dapat diterima?
2. Peluang untuk peningkatan berkelanjutan – Apakah ada peluang yang dapat Anda kerjakan untuk menemukan peningkatan.
3. Perubahan pada sistem manajemen K3 – Apakah terjadi sesuatu yang berarti Anda perlu mengubah proses sistem manajemen Anda?
4. Sumber Daya – Untuk memenuhi target dan persyaratan hukum Anda, apakah Anda perlu menyesuaikan sumber daya yang diterapkan?
5. Tindakan – Tindakan apa yang diperlukan untuk memastikan bahwa keputusan tinjauan manajemen dilaksanakan?
6. Implikasi untuk arahan strategis – Apakah sesuatu dari tinjauan manajemen mempengaruhi arahan strategis perusahaan?

Jadikan Tinjauan Manajemen Berhasil untuk Anda!

Ingat, seperti biasa, bahwa alasan Anda memiliki sistem manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) adalah untuk mengontrol sistem K3 Anda dan bekerja menuju perbaikan. Review dari manajemen puncak sangat penting untuk ini, tetapi tidak ada mandat tentang bagaimana review ini perlu dilakukan. Jika rapat manajemen puncak adalah cara terbaik untuk mewujudkannya dengan tepat, maka Anda harus melakukannya, tetapi jangan dipaksa melakukannya jika Anda memiliki cara yang lebih efektif untuk mewujudkan peningkatan berkelanjutan. Sistem manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) ada untuk Anda, jadi lakukan apa yang paling masuk akal bagi organisasi Anda.