Dalam pengalaman Pribadi, sebagian besar organisasi yang mempunyai sistem manajemen K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) berbasis ISO 45001 cenderung mengenakan Manual K3 dan Kebijakan OH&S.  Tampaknya sering terjadi bahwa banyak karyawan dan pemangku kepentingan – dan kadang-kadang bahkan orang yang bertanggung jawab yang menulis manual dan kebijakan itu sendiri – tidak yakin tentang apa yang wajib dan apa yang tidak, serta apa isi masing-masing. Oleh karena itu, mungkin membantu untuk mengklarifikasi apa yang memang wajib dan apa yang tidak wajib dan melihat kelebihan masing-masing yang disarankan dan bagaimana mereka dapat berpotensi menguntungkan bisnis di berbagai sektor.

Kebijakan Versus Manual

Manual OH&S bukan dokumen wajib menurut ISO 45001 meskipun banyak organisasi memutuskan bahwa mereka membutuhkannya. Di sisi lain, Kebijakan K3 bersifat wajib. Singkatnya, Kebijakan K3 harus berupa dokumen fisik yang khusus untuk organisasi dan sektor Anda. Ini harus menguraikan kerangka kerja untuk tujuan Anda, dan detail – antara lain – bagaimana undang-undang dan perbaikan berkelanjutan akan ditangani. Membaca artikel kami sebelumnya Cara menulis Kebijakan K&I akan membantu Anda menjelaskan dengan tepat apa persyaratan wajib dan bagaimana memastikan organisasi Anda mematuhi. Jadi, mengingat bahwa kita sekarang tahu bahwa Kebijakan K3 adalah wajib, dan Pedoman K3 tidak, lalu apa sebenarnya yang terkandung dalam manual khas? Dan, jika itu tidak wajib, mengapa organisasi Anda membutuhkannya?

Beberapa faktor biasanya menentukan apakah suatu organisasi akan memutuskan perlu Manual OH&S serta Kebijakan OH&S. Dalam beberapa kasus, bahkan mungkin untuk memasukkan Kebijakan K3 dalam manual itu sendiri. Kebijakan OH&S biasanya akan lebih berupa dokumen strategis dan tingkat tinggi daripada manual itu sendiri, yang seharusnya memiliki lebih banyak spesifik terkait dengan aspirasi OH&S Anda. Faktanya, banyak organisasi dapat menggabungkan elemen kualitas dan lingkungan dengan OH&S, untuk menghasilkan manual “SHEQ” perusahaan secara keseluruhan (keselamatan dan kesehatan, lingkungan dan kualitas) yang berada di atas kebijakan individu.

Haruskah Kita Memiliki Manualnya?

Memahami di mana dan kapan produksi manual mungkin lebih disukai tidak diragukan lagi dapat membantu kita memutuskan bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi bisnis. Mari kita lihat beberapa faktor yang dapat memengaruhi keputusan ini:

• Sektor di mana bisnis Anda beroperasi: Jelaslah bahwa sebuah organisasi di sektor konstruksi harus memiliki pendekatan kesehatan dan keselamatan yang lebih proaktif daripada organisasi yang mengoperasikan bisnis pusat panggilan kecil atau kantor. Memiliki Manual K3 sering dipandang sebagai ukuran seberapa serius bisnis dan pemiliknya tentang kesehatan dan keselamatan dan kesejahteraan karyawan. Meskipun ini mungkin tidak menjadi prioritas bagi siapa pun yang terlibat dengan organisasi dalam bisnis pusat panggilan, itu pasti harus bagi siapa pun yang terlibat dalam bisnis atau kemitraan dengan perusahaan di industri konstruksi.

• Ukuran bisnis Anda: Beberapa mitra bisnis potensial mungkin menilai organisasi Anda dan aspirasinya berdasarkan seberapa serius Anda pada topik kesehatan dan keselamatan. Mungkin sangat diinginkan untuk memiliki Manual K3 yang menyatakan posisi strategis perusahaan Anda pada kesehatan dan keselamatan dan bagaimana itu dikelola sejalan dengan visi strategis dan tujuan tingkat atas organisasi Anda. Sekali lagi, hingga taraf tertentu, ini mungkin terkait dengan sektor tempat Anda beroperasi, tetapi jika Anda adalah bisnis lebih dari 50 orang, misalnya, pemangku kepentingan, mitra, dan klien potensial – serta otoritas dan auditor lokal – mungkin berharap Anda memiliki Manual OH&S.

• Ambisi dan aspirasi organisasi Anda: Kinerja kesehatan dan keselamatan yang baik dapat menjadi perbedaan utama antara tetap dalam bisnis, atau tidak, dalam beberapa kasus. Insiden atau kecelakaan yang menyebabkan kematian, tumpahan bahan kimia, ledakan, dan sejenisnya semuanya dapat menyebabkan penutupan organisasi. Memiliki Manual OH&S yang merinci bagaimana pelaksanaan strategis dari Kebijakan OH&S terjadi dan menguraikan pentingnya kesehatan dan keselamatan dan kesejahteraan karyawan untuk tim manajemen puncak, dapat menjadi titik penjualan utama ketika datang ke pitching untuk bisnis baru. Jika pemain utama di sektor Anda datang untuk membahas kemitraan, keberadaan Pedoman K3 dapat memperkuat status Anda sebagai bisnis yang dapat dipercaya dan dihormati, dan karenanya untuk melakukan bisnis dengan.

• Memahami peraturan OH&S: Mematuhi peraturan OH&S sangat penting, dan ini dapat diuraikan dalam manual secara lebih rinci, yang bertentangan dengan kebijakan. Menjelaskan dengan jelas bagaimana elemen-elemen perundang-undangan memengaruhi organisasi Anda, dan bagaimana elemen-elemen itu akan ditangani, adalah aspek utama dari Pedoman K3.

Manual OH&S – Apakah Ini untuk Anda?

Pada akhirnya, setiap bisnis harus memutuskan apakah Manual OH&S cocok untuk kebutuhannya. Dalam artikel sebelumnya, Sejauh mana manajemen harus terlibat dalam OH & SMS Anda, kami mempertimbangkan apa yang diinginkan dalam hal input manajemen puncak. Topik ini adalah contoh utama di mana manajemen puncak harus dikonsultasikan. Manual OH&S dapat menjadi tanda kredibilitas lain ketika manajemen puncak harus mengunjungi pemangku kepentingan dan pelanggan potensial, dan itu bisa menjadi keuntungan utama. Terakhir, pembuatan manual mengharuskan setiap orang sekali lagi mempertimbangkan semua elemen, pada level strategis dan operasional. Ini akan memengaruhi kesejahteraan karyawan dan pemangku kepentingan dan memberi peluang terjadinya lebih banyak gagasan dan masukan tentang K3. Tak perlu dikatakan bahwa semakin Anda mempertimbangkan masalah ini, lingkungan Anda akan lebih aman. Mungkin itu alasan yang bagus untuk memiliki Manual OH&S?

Sumber : https://advisera.com/