Catatan: Pada 2018 OHSAS 18001 diubah dengan standar baru untuk Sistem Manajemen Kesehatan& Keselamatan Kerja yang disebut ISO 45001. Untuk pelajari dokumen mana yang diwajibkan oleh standar ISO K&S terbaru ini, baca artikel Daftar dokumen harus yang diwajibkan oleh ISO 45001.

Banyak perusahaan berlebihan dengan dokumentasi dengan keyakinan bahwa mereka perlu mendokumentasikan setiap proses yang ada di organisasi mereka, tanpa menyadari bahwa ini tidak perlu untuk memenuhi persyaratan standar OHSAS 18001. Dalam standar, ada beberapa proses wajib, tetapi ini tidak harus didokumentasikan prosedur. Juga diidentifikasi banyak catatan yang perlu dipelihara, yang dihasilkan oleh proses Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OH & SMS).

Dokumen Mana yang Harus Ada dalam OHSAS 18001?

Berikut adalah dokumen yang perlu Anda hasilkan jika Anda ingin mematuhi OHSAS 18001:

• Lingkup OH & SMS (klausa 4.1, 4.4.4)
• Kebijakan OH&S (klausul 4.2, 4.4.4)
• Catatan Identifikasi Bahaya, Penilaian Risiko (termasuk signifikansi) dan kontrol penentu (klausul 4.3.1)
• Tujuan dan Program OH&S (klausul 4.3.3, 4.4.4)
• Peran, Tanggung Jawab & Wewenang (klausul 4.4.1)
• Catatan Kompetensi, Kesadaran & Pelatihan (klausul 4.4.2)
• Komunikasi dari Pihak Eksternal (klausul 4.4.3.1)
• Elemen OH & SMS & Interaksi mereka (klausul 4.4.4)
• Prosedur Pengendalian Operasional (klausul 4.4.6)
• Memantau Informasi Kinerja (pasal 4.5.1)
• Catatan Kalibrasi (klausul 4.5.1)
• Evaluasi Catatan Kepatuhan (pasal 4.5.2.1, 4.5.2.2)
• Catatan Ketidaksesuaian, Korektif & Tindakan Pencegahan (klausul 4.5.3)
• Catatan Audit Internal (pasal 4.5.5)
• Catatan Tinjauan Manajemen (klausul 4.6)

Ini adalah dokumen dan catatan yang harus dipelihara untuk Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja OHSAS 18001, tetapi Anda juga harus menyimpan catatan lain yang telah Anda identifikasi diperlukan untuk memastikan sistem manajemen Anda dapat berfungsi, dipelihara, dan ditingkatkan. lembur.

OHSAS 18001: Daftar Dokumen Wajib

Dokumen non-wajib yang umum digunakan

Tidak ada sistem yang hanya menggunakan dokumen wajib. Ada banyak dokumen tidak wajib yang dapat digunakan untuk implementasi OHSAS 18001. Namun, saya menemukan dokumen non-wajib ini paling umum digunakan:

• Prosedur untuk Identifikasi Bahaya dan Penilaian Risiko dan Menentukan Kontrol (klausul 4.3.1)
• Prosedur untuk Persyaratan Hukum dan Lainnya (klausul 4.3.2)
• Prosedur untuk Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran OH & SMS (pasal 4.4.2)
• Prosedur untuk Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi OH & SMS (klausul 4.4.3)
• Prosedur untuk Pengendalian Dokumen dan Catatan (klausul 4.4.5 dan 4.5.4)
• Prosedur untuk Kesiapan dan Tanggap Darurat (ayat 4.4.7)
• Prosedur untuk Pemantauan & Pengukuran (pasal 4.5.1)
• Prosedur untuk Evaluasi Kepatuhan (klausula 4.5.2)
• Prosedur untuk Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif & Tindakan Pencegahan (klausul 4.5.3)
• Prosedur untuk Audit Internal (pasal 4.5.5)

Meskipun OHSAS 18001 tidak mengharuskan Anda mendokumentasikan semua prosedur, satu aturan praktis ketika memutuskan apakah Anda ingin mendokumentasikan suatu proses adalah ini: jika organisasi Anda membutuhkan dokumen tertulis untuk memastikan konsistensi antara karyawan, maka Anda harus melakukannya. Dalam banyak kasus, ini adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja Anda diimplementasikan dengan andal.

Dokumentasi itu Penting, Tetapi Tetap Sederhana

Dokumentasi dalam Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja penting untuk memastikan bahwa proses kritis, di mana Anda perlu memastikan bahwa semua karyawan secara konsisten melakukan hal yang sama, dipahami dan diulang. Untuk membuat pekerjaan ini, adalah bijaksana untuk memiliki proses ini sesederhana mungkin dan disajikan dengan cara paling sederhana untuk membuatnya mudah dimengerti; sering, menggunakan grafik aliran grafik dapat mencukupi untuk menyampaikan semua informasi yang relevan dengan cepat dan mudah. Semakin sedikit dokumentasi yang rumit, semakin mudah untuk memastikan bahwa semua karyawan dapat memberikan hasil yang berulang. Dalam jangka panjang, pepatah lama sering benar: “Semakin sederhana semakin baik.”