7 Prinsip Manajemen Mutu

Salah satu definisi “prinsip” adalah bahwa itu adalah kepercayaan dasar, teori atau peraturan yang memiliki pengaruh besar terhadap cara seseorang melakukan sesuatu. “Prinsip manajemen mutu” adalah seperangkat dasar keyakinan, norma, peraturan dan nilai yang diterima sebagai benar dan dapat dijadikan dasar untuk manajemen mutu.

Prinsip Manajemen Mutu dapat digunakan sebagai landasan untuk memandu peningkatan kinerja organisasi. Mereka dikembangkan dan diperbaharui oleh para ahli internasional ISO / TC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara standar manajemen mutu ISO.

Informasi ini menyediakan untuk setiap Prinsip Manajemen Mutu:

• Pernyataan: Deskripsi asas
• Dasar Pemikiran: Penjelasan mengapa prinsip ini penting bagi organisasi
• Manfaat utama: Contoh manfaat yang terkait dengan prinsip
• Tindakan yang dapat di lakukan: Contoh tindakan khas untuk memperbaiki kinerja organisasi saat menerapkan prinsip

Berikut adalah Tujuh Prinsip Manajemen Mutu :

PMM 1 – Fokus pelanggan

PMM 2 – Kepemimpinan

PMM 3 – Keterlibatan Orang

PMM 4 – Pendekatan Proses

PMM 5 – Perbaikan

PMM 6 – Pembuatan Keputusan Berbasis Bukti

PMM 7 – Manajemen Relasi

Prinsip-prinsip ini tidak tercantum dalam urutan prioritas. Kepentingan relatif masing-masing prinsip akan bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya dan dapat diharapkan berubah dari waktu ke waktu.

PMM 1 – Fokus Pelanggan

Pernyataan

Fokus utama manajemen mutu adalah memenuhi kebutuhan pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan.

Alasan

Mempertahankan kesuksesan adalah prestasi ketika sebuah organisasi menarik dan mempertahankan kepercayaan pelanggan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Setiap aspek interaksi pelanggan memberi kesempatan untuk menciptakan nilai lebih bagi konsumen. Memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan masa depan dan pihak berkepentingan lainnya berkontribusi terhadap kesuksesan organisasi

Keuntungan

• Meningkatnya nilai pelanggan
• Meningkatnya kepuasan pelanggan
• Meningkatkan loyalitas pelanggan
• Meningkatkan bisnis yang berulang
• Meningkatkan reputasi organisasi
• Basis pelanggan yang diperluas
• Meningkatnya pendapatan dan pangsa pasar

Tindakan yang Bisa Diambil

• Mengakui pelanggan langsung dan tidak langsung sebagai orang yang mendapat nilai dari organisasi.
• Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan saat ini dan masa depan.
• Hubungkan tujuan organisasi dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.
• Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh organisasi.
• Merencanakan, merancang, mengembangkan, memproduksi, memberikan dan mendukung barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
• Mengukur dan memantau kepuasan pelanggan dan mengambil tindakan yang tepat.
• Menentukan dan mengambil tindakan terhadap kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan yang dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
• Aktif mengelola hubungan dengan pelanggan untuk mencapai kesuksesan yang berkelanjutan.

PMM 2 – Kepemimpinan

Pernyataan

Pemimpin di semua tingkat membentuk kesatuan tujuan dan arahan dan menciptakan kondisi di mana orang terlibat dalam mencapai tujuan kualitas organisasi.

Alasan

Penciptaan kesatuan tujuan dan tujuan dan keterlibatan orang memungkinkan sebuah organisasi menyelaraskan strategi, kebijakan, proses dan sumber dayanya untuk mencapai tujuannya.\

Keuntungan

• Meningkatnya efektivitas dan efisiensi dalam memenuhi sasaran mutu organisasi
• Koordinasi yang lebih baik dari proses organisasi
• Peningkatan komunikasi antara tingkat dan fungsi organisasi
• Pengembangan dan peningkatan dari kemampuan organisasi dan masyarakatnya untuk memberikan hasil yang diinginkan

Tindakan yang Bisa Diambil

• Mengkomunikasikan misi, visi, strategi, kebijakan dan proses organisasi organisasi.
• Menciptakan dan mempertahankan nilai-nilai bersama, keadilan dan model etika untuk perilaku di semua tingkat organisasi
• Menetapkan budaya kepercayaan dan integritas.
• Dorong komitmen keseluruhan organisasi terhadap kualitas.
• Memastikan bahwa pemimpin di semua tingkatan adalah contoh positif bagi orang-orang dalam organisasi.
• Menyediakan sumber daya, pelatihan dan wewenang yang dibutuhkan untuk bertindak dengan akuntabilitas.
• Menginspirasi, mendorong dan mengenali kontribusi orang.

PMM 3 – Keterlibatan Orang

Pernyataan

Orang yang kompeten, berdaya dan berdaya di semua tingkat di seluruh organisasi sangat penting untuk meningkatkan kemampuannya untuk menciptakan dan memberikan nilai.

Alasan

Untuk mengelola sebuah organisasi secara efektif dan efisien, penting untuk melibatkan semua orang di semua tingkat dan untuk menghormati mereka sebagai individu. Pengakuan, pemberdayaan dan peningkatan kompetensi memfasilitasi keterlibatan orang dalam mencapai tujuan kualitas organisasi.

Keuntungan

• Peningkatan pemahaman dari tujuan kualitas organisasi oleh orang-orang dalam organisasi dan meningkatkan motivasi untuk mencapainya
• Peningkatan keterlibatan orang dalam kegiatan perbaikan
• Peningkatan pengembangan, inisiatif dan kreativitas pribadi
• Meningkatkan kepuasan orang
• Meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi di seluruh organisasi
• Meningkatnya perhatian pada nilai bersama dan budaya di seluruh organisasi

Tindakan yang Bisa Diambil

• Berkomunikasi dengan orang untuk mempromosikan pemahaman akan pentingnya dari kontribusi masing-masing.
• Mempromosikan kolaborasi di seluruh organisasi.
• Memfasilitasi diskusi terbuka dan berbagi pengetahuan dan pengalaman.
• Memberdayakan orang untuk menentukan hambatan terhadap kinerja dan mengambil inisiatif tanpa rasa takut.
• Mengakui dan mengakui kontribusi, pembelajaran dan peningkatan orang.
• Aktifkan evaluasi diri terhadap kinerja terhadap tujuan pribadi.
• Lakukan survei untuk menilai kepuasan orang, mengkomunikasikan hasil, dan mengambil tindakan yang tepat.

PMM 4 – Pendekatan Proses

Pernyataan

Hasil yang konsisten dan dapat diprediksi dicapai dengan lebih efektif dan efisien bila kegiatan dipahami dan dikelola sebagai proses yang saling terkait yang berfungsi sebagai sistem yang koheren.

Alasan

Sistem manajemen mutu terdiri dari proses yang saling terkait. Memahami bagaimana hasil yang dihasilkan oleh sistem ini memungkinkan organisasi mengoptimalkan sistem dan kinerjanya.

Keuntungan

• Meningkatkan kemampuan untuk memfokuskan usaha pada proses dan peluang penting untuk perbaikan
• Hasil yang konsisten dan dapat diprediksi melalui sistem proses yang selaras
• Optimalisasi kinerja melalui manajemen proses yang efektif, penggunaan sumber daya yang efisien, dan pengurangan hambatan lintas fungsional
• Memungkinkan organisasi untuk memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan mengenai konsistensi, efektivitas dan efisiensinya

Tindakan yang Bisa Diambil

• Tentukan tujuan sistem dan proses yang diperlukan untuk mencapainya.
• Menetapkan wewenang, tanggung jawab dan akuntabilitas untuk mengelola proses.
• Pahami kemampuan organisasi dan tentukan batasan sumber daya sebelum melakukan tindakan.
• Tentukan proses saling ketergantungan dan analisa efeknya modifikasi proses individual pada sistem secara keseluruhan.
• Mengelola proses dan keterkaitannya sebagai sebuah sistem untuk mencapai tujuan kualitas organisasi secara efektif dan efisien.
• Memastikan informasi yang diperlukan tersedia untuk mengoperasikan dan memperbaiki proses dan untuk memantau, menganalisis dan mengevaluasi kinerja keseluruhan sistem.
• Mengelola risiko yang dapat mempengaruhi keluaran dari proses dan keseluruhan hasil dari sistem manajemen mutu.

PMM 5 – Perbaikan

Pernyataan

Organisasi yang sukses memiliki fokus pada perbaikan.

Alasan

Perbaikan sangat penting bagi sebuah organisasi untuk mempertahankan tingkat kinerja saat ini, untuk bereaksi terhadap perubahan kondisi internal dan eksternal dan untuk menciptakan peluang baru.

Keuntungan

• Peningkatan kinerja proses, kemampuan organisasi dan kepuasan pelanggan
• Fokus yang ditingkatkan pada penyelidikan dan penentuan akar penyebab, diikuti oleh tindakan pencegahan dan perbaikan
• Meningkatkan kemampuan untuk mengantisipasi dan bereaksi terhadap risiko dan peluang internal dan eksternal
• Meningkatkan pertimbangan perbaikan inkremental dan terobosan
• Peningkatan penggunaan pembelajaran untuk perbaikan
• Peningkatan dorongan untuk inovasi

Tindakan yang Bisa Diambil

• Mempromosikan pembentukan tujuan perbaikan di semua tingkat organisasi.
• Mendidik dan melatih orang-orang di semua tingkat tentang bagaimana menerapkan alat dan metodologi dasar untuk mencapai tujuan perbaikan
• Pastikan orang berkompeten untuk berhasil mempromosikan dan menyelesaikan proyek perbaikan.
• Mengembangkan dan menerapkan proses untuk melaksanakan proyek perbaikan di seluruh
  organisasi.
• Melacak, meninjau dan mengaudit perencanaan, pelaksanaan, penyelesaian dan hasil proyek perbaikan.
• Mengintegrasikan pertimbangan perbaikan ke dalam pengembangan barang, layanan dan proses baru atau yang dimodifikasi.
• Mengakui dan mengakui perbaikan.

PMM 6 – Pembuatan Keputusan Berbasis Bukti

Pernyataan

Keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi lebih cenderung menghasilkan hasil yang diinginkan.

Alasan

Pengambilan keputusan bisa menjadi proses yang kompleks, dan selalu melibatkan beberapa ketidakpastian. Seringkali melibatkan beberapa jenis dan sumber input, serta interpretasi mereka, yang bisa subjektif. Penting untuk memahami hubungan sebab-akibat dan konsekuensi potensial yang tidak diinginkan. Fakta, bukti dan analisis data mengarah pada objektivitas dan kepercayaan yang lebih besar dalam pengambilan keputusan.

Kunci Keuntungan

• Peningkatan proses pengambilan keputusan
• Peningkatan penilaian kinerja proses dan kemampuan untuk mencapai tujuan
• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional
• Meningkatnya kemampuan untuk meninjau, menantang dan mengubah pendapat dan keputusan
• Peningkatan kemampuan untuk menunjukkan keefektifan keputusan masa lalu

Tindakan yang bisa Anda ambil

• Tentukan, ukur dan monitor indikator utama untuk ditunjukkan kinerja organisasi.
• Buat semua data yang dibutuhkan tersedia untuk orang yang relevan.
• Pastikan data dan informasi cukup akurat, andal dan aman.
• Menganalisis dan mengevaluasi data dan informasi menggunakan metode yang sesuai
• Pastikan orang berkompeten untuk menganalisa dan mengevaluasi data sesuai kebutuhan.
• Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan bukti, seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

PMM 7 – Manajemen Relasi

Pernyataan

Untuk kesuksesan yang berkelanjutan, sebuah organisasi mengelola hubungannya dengan pihak yang berkepentingan, seperti pemasok.

Alasan

Pihak yang berminat mempengaruhi kinerja suatu organisasi. Kesuksesan yang berkelanjutan lebih mungkin dicapai ketika organisasi mengelola hubungan dengan semua pihak yang berkepentingan untuk mengoptimalkan dampaknya terhadap kinerjanya. Manajemen hubungan dengan jaringan pendukung dan mitra sangat penting.

Keuntungan

• Meningkatkan kinerja organisasi dan pihak-pihak yang berkepentingan melalui respon untuk peluang dan kendala yang terkait dengan masing-masing pihak yang berkepentingan
• Pemahaman umum tentang tujuan dan nilai di antara pihak yang berkepentingan
• Peningkatan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi pihak yang berkepentingan dengan berbagi sumber daya dan kompetensi dan mengelola risiko yang berkaitan dengan kualitas
• Rantai pasokan yang dikelola dengan baik yang menyediakan arus barang dan jasa yang stabil

Tindakan yang Bisa Diambil

• Tentukan pihak yang berkepentingan yang relevan (seperti pemasok, mitra, pelanggan, investor, karyawan, dan masyarakat secara keseluruhan) dan hubungannya dengan organisasi.
• Menentukan dan memprioritaskan hubungan pihak yang berkepentingan yang perlu dikelola.
• Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang.
• Kolam renang dan berbagi informasi, keahlian dan sumber daya dengan pihak yang berkepentingan.
• Ukur kinerja dan berikan umpan balik kinerja kepada pihak yang berkepentingan, jika sesuai, untuk meningkatkan inisiatif perbaikan.
• Menetapkan kegiatan pengembangan dan peningkatan kolaboratif dengan pemasok, mitra dan pihak terkait lainnya.
• Mendorong dan mengenali perbaikan dan prestasi oleh pemasok dan mitra.

Langkah Selanjutnya

Informasi  ini memberikan perspektif umum mengenai prinsip-prinsip manajemen mutu yang mendasari standar manajemen mutu ISO. Ini memberi gambaran tentang prinsip-prinsip ini dan menunjukkan bagaimana, secara kolektif, mereka dapat menjadi dasar bagi peningkatan kinerja dan keunggulan organisasi. Ada banyak cara penerapan prinsip manajemen mutu ini. Sifat organisasi dan tantangan spesifik yang dihadapinya akan menentukan bagaimana menerapkannya. Banyak organisasi akan merasa perlu untuk membuat sistem manajemen mutu berdasarkan prinsip-prinsip ini.

(Sumber : iso.org)