Pendekatan Baru untuk Informasi yang Terdokumentasi dalam ISO 14001: 2015

Di antara perubahan dalam rilis ISO 14001 adalah persyaratan untuk informasi yang terdokumentasi, tetapi apa artinya ini bagi perusahaan dan bagaimana cara menangani dokumen dan catatan? Apakah prosedur yang terdokumentasi yang telah di buat sudah kuno ? Apakah persyaratan baru menuntut agar bisnis menyingkirkannya? Bagaimana dengan catatan terdahulu dan kontrol yang perusahaan miliki agar tetap aman dan terbaca? Berita baiknya adalah bahwa perubahan tidak dilakukan hanya demi perubahan, dan perubahan itu tidak dimaksudkan untuk menyebabkan lebih banyak pekerjaan memperbarui sistem Anda agar dapat mematuhi aturan baru. Persyaratan baru memberi Anda beberapa kelonggaran lagi dalam hal apa yang perlu didokumentasikan dalam Sistem Manajemen Lingkungan (SML) Perusahaan

Apa yang Dimaksud dengan ISO 14001: 2015 dengan Informasi yang Terdokumentasi?

Dalam  ISO 14001: 2015, istilah “informasi terdokumentasi” dimaksudkan untuk menggambarkan setiap data yang bermakna yang diperlukan untuk dikendalikan dan dipelihara oleh perusahaan, dan media di mana ia terkandung. Informasi yang terdokumentasi dapat merujuk ke Sistem Manajemen Lingkungan dan prosesnya, dokumentasi, dan catatannya. Jadi, secara singkat, itu termasuk apa pun yang Anda perlu direkam untuk memastikan SML bisnis berfungsi dengan baik

Pada bagian 7.5 dari rancangan standar, persyaratan untuk informasi yang didokumentasikan ditangkap, dan persyaratannya cukup mendasar. SML perusahaan perlu mendokumentasikan informasi yang diperlukan oleh standar ISO 14001, dan informasi yang telah ditentukan organisasi diperlukan untuk efektivitas SML bisnis maupun organisasi. Informasi ini diharapkan akan disesuaikan dengan perusahaan, karena perlu dicatat bahwa tingkat informasi yang didokumentasikan dapat berbeda karena ukuran organisasi, kompleksitas organisasi, dan kompetensi orang-orang.

Terakhir, ada persyaratan untuk mengontrol informasi yang terdokumentasi, khususnya bagaimana:

  • tersedia dan cocok untuk digunakan,
  • dilindungi secara memadai,
  • didistribusikan secara berlaku, dan
  • akses, pengambilan, penggunaan, penyimpanan, dan pelestarian dikendalikan.

Akhirnya, perlu ada kontrol terhadap perubahan, penyimpanan informasi yang terdokumentasi, dan disposisi ketika dokumen-dokumen ini dihapus dari penggunaan. Jika Anda melihat lebih dekat, Anda akan melihat bahwa persyaratan ini sangat mirip dengan yang sudah ada untuk prosedur dan catatan yang terdokumentasi, hanya digabung menjadi satu set persyaratan.

Jadi, Apa yang Perlu Perusahaan Ubah untuk Memenuhi Persyaratan ISO 14001:2015?

Banyak bisnis dan organisasi membuat kesalahan dengan mengubah definisi yang mereka gunakan dalam sistem manajemen mereka untuk mencocokkan dengan yang ada dalam standar, ketika ini bukan persyaratan. Standar tidak ada di sana untuk menentukan apa yang perusahaansebut sesuatu, atau bahkan bagaimana bisnis akan memberi nomor dokumen apa pun yang ada di sistem perusahaan (mencocokkan nomor dokumen dalam SML dengan standar ISO 14001 juga sesuatu yang kadang-kadang dilakukan orang-orang yang tidak perlu). Jika perusahaan ingin terus menggunakan istilah “prosedur” dan “catatan” karena ini adalah apa yang dipahami orang-orang di perusahaan, maka silakan. Persyaratan standar ISO 14001 ada di sana untuk memberi bisnis suatu kerangka kerja untuk membangun Sistem Manajemen Lingkungan yang berfungsi terbaik bagi perusahaan dalam upaya untuk memenuhi persyaratan hukum dan meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan.

Jadi, jika perusahaan melihat manfaat dalam mengganti beberapa prosedur saat ini, atau menggabungkan dua prosedur perusahaan untuk dokumen dan catatan, karena lebih sederhana – maka lakukanlah. Namun, jika prosedur yang dimiliki berfungsi untuk perusahaan, maka jangan mengubahnya hanya demi perubahan. Sementara tujuan SML adalah untuk membuat perbaikan di perusahaan, dan semua peningkatan membutuhkan perubahan – tidak semua perubahan adalah peningkatan. Buat perubahan yang membantu perusahaan untuk improve, dan biarkan hal-hal yang sudah bekerja dengan baik. Dengan cara ini, perusahaan mendapatkan manfaat yang di inginkan dari Sistem Manajemen Lingkungan perusahaan.

Resurce: https://advisera.com/

Obrolin via WA aja, 0813 1006 9003, kalau Perusahaan Anda ingin mengadopsi SIstem Manajemen Lingkungan, ISO 14001:2015 | EkoBudiSektiono.ID, Konsultan ISO 14001 termantab, hehe