Sebagian besar organisasi ataupun karyawan yang bertanggung jawab untuk aktivitas OH & SMS (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Operasional) ataupun implementasi OHSAS 18001 akan bersaksi jika itu bisa jadi proses yang menakutkan. Dengan semua elemen standar untuk dipertimbangkan, ditambah semua tindakan terkait untuk memenuhinya, dapat terasa luar biasa ketika Anda mempertimbangkan sistem, proses, dan dokumen apa yang harus Anda patuhi. Namun demikian, sangat mungkin bahwa Anda memiliki proses dan dokumen yang ditetapkan yang memenuhi beberapa elemen standar OHSAS 18001, atau setidaknya melakukan beberapa cara untuk melakukannya. Jadi, bagaimana Anda dapat mulai mengidentifikasi proses-proses ini dan mengevaluasi bagaimana mereka cocok dengan standar OHSAS 18001? Di situlah analisis kesenjangan masuk.

Analisis Kesenjangan – Detailnya

Pertama, mari kita perjelas bahwa analisis kesenjangan bukanlah persyaratan standar OHSAS 18001, tetapi sebagaimana diuraikan di atas, itu adalah ide yang sangat bagus jika Anda mencoba untuk mengukur di mana OH & SMS Anda, dibandingkan di mana harus dengan standar. diri. Ini dapat mencapai beberapa hal untuk Anda:

• menggambarkan proses dan dokumen apa yang Anda miliki,
• memastikan bahwa Anda memahami kesenjangan yang ada di antara mereka dan persyaratan standar, dan
• memastikan bahwa Anda harus terus-menerus meninjau kembali standar itu sendiri, yang membantu dari sudut pandang pengetahuan ketika saatnya tiba untuk menjembatani kesenjangan itu.

Sekarang mari kita lihat bagaimana analisis kesenjangan harus dilakukan:

• Gunakan alat analisis kesenjangan dan standar OHSAS 18001 itu sendiri, atau lebih baik keduanya. Pastikan Anda membentuk tim untuk melakukan analisis kesenjangan yang memiliki pengetahuan dan pengalaman OH&S (Keselamatan dan Kesehatan Kerja), dan pengetahuan kerja tentang standar itu sendiri. Semakin baik pengetahuan Anda mendaftar di sini, semakin akurat dan efektif analisis kesenjangan Anda.
• Jelaskan dengan jelas setiap klausa standar dan nilai jika Anda memiliki proses dan / atau informasi yang terdokumentasi yang sepenuhnya atau sebagian memenuhi kebutuhan tersebut. Misalnya, klausul 4.2 menguraikan persyaratan untuk Kebijakan K3; apakah organisasi Anda memilikinya? Jika demikian, apakah memenuhi semua delapan persyaratan dalam klausa standar ini? Jika tidak, catat kesenjangan dan tindakan yang diperlukan untuk menjembatani kesenjangan itu, dan ulangi sepanjang standar.

Kesenjangan yang telah Anda identifikasi kemudian dapat ditetapkan ke dalam daftar persyaratan dan tindakan dengan jadwal, tanggung jawab, dan estimasi sumber daya dan bahan yang diperlukan. Akibatnya, hasil analisis kesenjangan dapat membentuk dasar dari rencana proyek implementasi OHSAS 18001 Anda. Hasil analisis kesenjangan Anda juga dapat membantu organisasi Anda menilai metode dan individu terbaik untuk bertanggung jawab atas implementasi OHSAS Anda, faktor yang kami lihat dalam artikel Siapa manajer proyek yang ideal untuk proyek OHSAS 18001 Anda?

Setelah menyelesaikan kesenjangan analisis Anda dan rencana implementasi OHSAS 18001, Anda sekarang akan siap untuk memohon bantuan para pemimpin organisasi Anda dan menetapkan fondasi untuk pentingnya K3 di tempat kerja Anda, sebuah masalah yang dapat Anda baca lebih lanjut di artikel sejauh mana para pemimpin organisasi harus dilibatkan dalam OH & SMS Anda? “

Analisis Kesenjangan: Manfaat Nyata

Analisis kesenjangan dapat membantu organisasi menutup kesenjangan antara OH & SMS aktual dan standar OHSAS 18001, dan semakin efisien yang dilakukan, semakin banyak penghematan biaya yang didapat organisasi dari mendapatkan proses yang didefinisikan dengan cepat dan tidak harus mengulangi tindakan dan komunikasi. untuk melakukannya. Yang sangat penting, ketika menyangkut OHSAS 18001 dan kesejahteraan karyawan yang berisiko, kemungkinan keuntungan terbesar dari analisis kesenjangan adalah bahwa hal itu dapat dengan cepat membantu Anda meningkatkan kinerja OH & SMS Anda yang sebenarnya, dan dengan demikian meningkatkan keselamatan karyawan Anda dan segera mengurangi risiko.

Manfaat nyata dari analisis kesenjangan adalah bahwa jika organisasi Anda memang memiliki kesenjangan yang dapat menyebabkan peningkatan risiko dan bahaya bagi karyawan Anda, maka mereka dapat disorot dan memungkinkan Anda untuk menutup mereka lebih cepat daripada yang lain. Mengidentifikasi area dengan prioritas tinggi adalah salah satu keuntungan utama dari analisis kesenjangan, dan ini mungkin tidak mudah dilakukan selama proyek implementasi OHSAS 18001 normal, di mana pemangku kepentingan yang berbeda dapat menangani klausa standar dalam urutan yang mereka temukan lebih mudah, sementara karyawan Anda mungkin berada dalam bahaya di mana celah ada di daerah lain. Dengan kombinasi penghematan biaya, membantu perencanaan proyek Anda, dan memiliki efek langsung dan positif dalam pencegahan kecelakaan, dapatkah organisasi Anda mampu mengabaikan analisis kesenjangan?

Sumber : https://advisera.com/