Bagaimana Bisa, Keterkaitan Proses Dapat Meningkatkan Kualitas ?
ISO 9001 didasarkan pada tujuh prinsip manajemen mutu, dan pendekatan prosesnya ( keterkaitan proses ) adalah salah satu yang terpenting. Dengan berfokus pada pengelolaan dan peningkatan proses, Sistem Manajemen Mutu berdasarkan ISO 9001 bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan; Namun, banyak orang merindukan pentingnya keterkaitan proses. Hal ini dalam memahami keterkaitan antara proses sehingga kita dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik dan memperbaiki Sistem Manajemen Mutu .
Apa itu Keterkaitan Proses ?
Sederhananya, proses yang terhubung adalah suatu saat satu proses perlu berinteraksi dengan orang lain di Sistem Manajemen Mutu bisnis Anda.
Jadi, apa prosesnya ?
ISO 9001 menganggap sebuah proses menjadi “aktivitas atau rangkaian kegiatan yang menggunakan sumber daya, dan dikelola untuk memungkinkan transformasi input menjadi output.” Jadi, kapan pun Anda mengambil masukan, melakukan tindakan terhadapnya, dan mengubahnya menjadi sebuah output – Anda terlibat dalam sebuah proses.
Sebuah proses bisa mengambil bagian pemasok, merakitnya, dan mengubahnya menjadi produk pengiriman. Proses lain bisa mengambil informasi tentang layanan yang diinginkan pelanggan, dan mengubahnya menjadi serangkaian persyaratan untuk tim pengembangan layanan Anda untuk dibuat. Akhirnya, sebuah proses juga bisa mengambil informasi desain tentang bagaimana sebuah bagian perlu difungsikan, dan membuat gambar dan spesifikasi untuk memenuhi persyaratan ini.
Orang umumnya mendapatkan pentingnya memahami proses agar mereka dapat mengendalikan dan memperbaiki proses yang sama, namun seringkali mereka melewatkan pernyataan ISO 9001 bahwa pendekatan prosesnya adalah “sistem proses dalam sebuah organisasi, bersamaan dengan identifikasi dan interaksi. dari proses ini, dan manajemen mereka untuk menghasilkan hasil yang diinginkan. ” Sistem Manajemen Mutu perlu memasukkan interaksi proses agar efektif; seperti yang dipersertakan ISO 9001, “seringkali output dari satu proses menghasilkan masukan ke yang berikutnya.”
Apa yang Penting dari Interaksi Proses ?
Jadi, hal macam apa yang harus dipertimbangkan dalam penilaian Anda terhadap proses Sistem Manajemen Mutu untuk memperbaiki interaksi proses ? Rahasianya bukan untuk melihat proses itu sendiri, tapi pada input dan output dari prosesnya. Masukan Anda harus benar agar proses berjalan efisien, dan keluaran Anda perlu berguna. Bagaimana Anda bisa tahu apakah ini benar ? Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
Proses Input
Apakah proses yang memberi masukan dengan Anda tahu apa yang Anda butuhkan dari masukan? Jika Anda terus mencari informasi lebih lanjut, ini mungkin tidak menjadi masalah. Misalnya, jika proses Anda menggunakan laporan yang dibuat oleh departemen pembelian, namun laporan ini tidak mencakup semua informasi pembelian yang Anda butuhkan, Anda perlu mencari informasi ini sendiri. Jika lebih mudah bagi orang-orang di departemen pembelian untuk menemukan informasi ini, akan menjadi peningkatan efisiensi laporan untuk memasukkan informasi ini daripada mencarinya nanti.
Proses Output
Apakah Anda mengerti apa yang dibutuhkan proses selanjutnya dari keluaran Anda? Pada contoh di atas, departemen pembelian perlu lebih memahami bagaimana laporan mereka digunakan. Selanjutnya, apakah output Anda digunakan oleh proses lain? Jika output adalah catatan yang disimpan untuk menunjukkan kesesuaian, maka mungkin tidak perlu menjadi masukan untuk proses selanjutnya agar berguna. Namun, jika Anda membuat laporan yang tidak digunakan di manapun, maka Anda perlu mempertanyakan keefektifan bagian proses ini. Membuang sumber daya untuk membuat keluaran yang tidak berguna tidak efisien.
Penting dalam ISO 9001 untuk memperbaiki proses individual; Namun, saat melakukan perubahan untuk memperbaiki proses individual, Anda perlu memastikan bahwa keseluruhan proses tidak terpengaruh. Sebelum Anda memperbaiki output Anda, pastikan ini tidak akan mempengaruhi proses berikutnya yang menggunakan output itu sebagai masukannya. Waspadalah terhadap setiap perubahan yang mudah untuk proses Anda, namun akan menyebabkan lebih banyak pekerjaan untuk proses selanjutnya daripada yang disimpan oleh perbaikan. Misalnya, mungkin lebih mudah saat membuat daftar suku cadang untuk mencantumkan daftar komponen daripada masing-masing bagian, namun akan memakan waktu lebih lama bagi karyawan gudang untuk mengumpulkan dan mengemas paket ini daripada yang akan dilakukan untuk mengumpulkan komponen secara terpisah? Jika demikian, keseluruhan prosesnya kurang efisien.
Memahami Proses yang Terhubung untuk Meningkatkan Kualitas
Dengan memahami keterkaitan proses, Anda dapat membuat keseluruhan proses Anda lebih efisien dengan memperbaiki bagaimana satu proses berinteraksi dengan yang berikutnya. Dengan memperbaiki keterkaitan proses Anda, keseluruhan proses Anda ditingkatkan, waktu dan sumber daya dapat dikurangi, dan penghematan biaya keseluruhan dapat direalisasikan. Ketahuilah bagaimana proses berinteraksi, dan Anda dapat mencegah perbaikan di satu area perusahaan agar tidak menjadi biaya tambahan di area lain. Ingat bahwa perbaikan dalam satu proses yang harganya lebih mahal di area lain belum tentu menjadi solusi yang terbaik, dan perbaikan keseluruhan proses adalah alasan utama untuk memiliki sistem manajemen mutu yang efektif.
Bagaimana Proses di BISNIS Anda ? Apa sudah Efektif sesuai dengan tuntutnan ISO 9001 ? Butuh untuk membantu BISNIS Anda ? Silahkan hubungi kami EkoBudiSektiono.id