ISO / DIS 45001 Klausa 8 – Cara Menangani Kontrol Operasional Baru

DIS (Draf Standar Internasional) ISO 45001: 2015 adalah langkah pertama dalam proses untuk menggantikan sistem OHSAS 18001 yang ada dengan standar yang serupa dengan format ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu) dan 14001 (Sistem Manajemen Lingkungan). Di antara perubahan signifikan yang dibawa oleh standar ISO 45001 baru adalah penyesuaian terhadap saran dan persyaratan tentang kontrol operasional dalam sistem K3 (kesehatan & keselamatan kerja) organisasi, dan kami akan melihat secara khusus pada perubahan yang disajikan dalam klausul baru 8.3 / 4 / 5, yang berkaitan dengan “outsourcing, pengadaan dan kontraktor.” Jadi, apa yang perlu kita ketahui tentang perubahan dalam DIS, bagaimana perbedaannya dari bagian yang setara pada kontrol operasional dalam standar OHSAS 18001, dan apa yang harus kita lakukan untuk memastikan organisasi kita aman seperti mungkin dan sesuai untuk tujuan audit sertifikasi?

Kontrol operasional: Lama versus Baru

Kontrol operasional adalah subjek pasal 4.4.6 dari standar OHSAS 18001, dan setelah itu adalah mendasar dalam persyaratannya, konten yang berkaitan dengan topik kita secara luas adalah:

  • Harus ada kontrol yang terkait dengan barang, peralatan, dan layanan yang dibeli.
  • Pengunjung dan kontraktor di tempat kerja harus diatur oleh kontrol.

Sekarang 45001 DIS dengan jelas mendefinisikan arti setiap kategori (pengalihdayaan, pengadaan, kontraktor), dan bagaimana kaitannya dengan organisasi Anda, dan membuat saran tentang area-area risiko potensial yang mungkin ada, sementara secara singkat menguraikan bagaimana area-area ini dapat berada dalam tujuan K3 Anda . Sangat disarankan agar Anda mendapatkan DIS 45001 dan melakukan segala upaya untuk mempelajari dengan tepat apa arti perubahan ini bagi organisasi Anda, tetapi mari kita lihat secara singkat apa yang dimaksud dengan pasal 8.3 / 4/5:

  • 8.3 Outsourcing: 45001 DIS mendefinisikan proses outsourcing sebagai sesuatu yang integral, dalam lingkup, bertanggung jawab dalam hal memenuhi persyaratan, dan pusat sistem OH&S mencapai tujuannya. Proses outsourcing juga akan sedemikian rupa sehingga pemirsa netral akan menganggap bahwa proses atau pemberian layanan dilakukan oleh dan merupakan tanggung jawab organisasi itu sendiri.
  • 8.4 Pengadaan: Pertimbangan dan kontrol harus dibuat untuk proses pengadaan organisasi, yang meliputi: risiko dan bahan berbahaya, pertimbangan atas bahan baku dan layanan, dan kontrol atas bagaimana semua layanan dan barang yang dibeli mempengaruhi tujuan dan integritas tujuan OH&S organisasi Anda . Standar itu juga secara spesifik menyebutkan instalasi dan pengiriman peralatan yang mungkin didapat oleh organisasi Anda, yaitu: spesifikasi terpenuhi dan pengujian keselamatan dilakukan sebelum digunakan, instalasi dan material memenuhi spesifikasi, dan semua persyaratan dan komunikasi untuk penggunaan yang aman dibuat dengan benar.
  • 8.5 Kontraktor: DIS memberikan contoh tentang apa yang akan dianggap sebagai “kontraktor,” tetapi menekankan bahwa tanggung jawab untuk kinerja selalu berakhir dengan organisasi. Pendelegasian tanggung jawab dan kontrol harus dilakukan untuk mengelola kontraktor, dan sementara kontraktor mungkin atau mungkin tidak memiliki sistem K3 sendiri, ketentuan yang benar mengenai tujuan, aturan, dan peraturan organisasi harus dikomunikasikan untuk memastikan kepatuhan dan praktik yang baik. Meskipun mengakui bahwa sistem pemasok K3 akan berbeda-beda sesuai dengan sifat bisnis mereka, perlu dicatat bahwa kemampuan K3, catatan, pengalaman kontraktor, tugas, sumber daya, dan catatan pelatihan yang dimaksudkan harus ditinjau dan dipertimbangkan sebelum keterlibatan.

Jadi, mengingat perbedaan besar dan sangat spesifik antara rekomendasi standar lama dan baru, apa yang harus kita lakukan sekarang?

Pengalihdayaan, Pengadaan, Kontraktor – Sudut Kepatuhan

Mengelola ketiga entitas ini dalam sistem K3 Anda dapat dilakukan secara terpisah atau bersama-sama. Bahkan, jika Anda berpikir tentang ketergantungan ISO 9001 dan 14001 pada siklus Plan, Do, Check, Act, maka kesamaannya menjadi jelas. Mari kita lihat aspek kunci yang harus ditentukan organisasi Anda untuk proses ini:

Mendelegasikan tanggung jawab untuk tugas-tugas yang direncanakan untuk “pra-kualifikasi” kontraktor dan mitra pengadaan Anda. Ini penting untuk memastikan proses bekerja secara efisien.

Rencanakan dengan benar dan efisien. Tentukan kriteria apa, proses pengecekan, dan format komunikasi yang diperlukan untuk mengelola sumber tenaga kerja, bahan, atau layanan eksternal.

Bagikan pengetahuan Anda dengan mitra Anda. Jika Anda memiliki kontraktor di lokasi, pastikan ada proses untuk mendidik mereka tentang standar, aturan, dan prosedur K&I Anda. Tawarkan informasi yang Anda dokumentasikan kepada mitra, dan ciptakan budaya keterbukaan, pendidikan, dan kesediaan untuk menumbuhkan lingkungan kerja yang aman dan “sadar risiko”.

Merancang proses untuk barang dan jasa yang masuk. Pastikan Anda memiliki tempat kerja di mana “ditentukan versus aktual” selalu menjadi pertimbangan sebelum digunakan, apakah mesin, bahan, atau layanan.

Bangun pertimbangan K3 dalam daftar pemasok yang disetujui. Apakah pemasok memiliki kebijakan K3, atau akreditasi?

Gunakan audit internal dan peluang audit pemasok dengan rajin. Ini adalah kunci untuk proses “pemeriksaan” dan proses peningkatan Anda.

Mengevaluasi, meninjau, dan meningkatkan secara terus-menerus. Jika Anda memiliki forum bulanan atau pertemuan tim, ini adalah tempat yang baik untuk melakukan ini. Perlu juga diingat bahwa karyawan umumnya dekat dengan operasi dan dapat membantu Anda mengidentifikasi dan mengurangi risiko sebelum menjadi insiden. Libatkan mereka.

Seperti halnya semua hal yang berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan, pencegahan lebih baik daripada penyembuhan. Mengapa tidak mencoba berpikir ke depan dan mempromosikan budaya dalam perusahaan Anda? Adakan hari OH&S untuk pemasok dan kontraktor Anda, berikan mereka informasi tentang tempat kerja Anda, catatan OH&S, dan tujuan, dan minta mereka untuk berbagi dalam budaya itu dengan mematuhi, menyarankan peningkatan, dan berbagi metode, trik, atau tip apa pun yang mungkin mereka miliki . Pendidikan, masukan karyawan, proses yang ditetapkan, dan identifikasi dini risiko dengan peningkatan berkelanjutan adalah landasan kesehatan dan keselamatan yang baik, jadi mengapa tidak bekerja bersama untuk keuntungan semua orang.