Dokumentasi dalam ISO 45001

pendekatan baru ISO 45001

Pendekatan Baru Perihal Dokumentasi Dalam ISO 45001

Dengan rilis baru Standar ISO 45001, standar yang diakui secara internasional yang menggantikan OHSAS 18001, sekarang kita memiliki sudut pandang yang lebih besar dari sisi dokumen dan catatan yang terwakilkan dengan informasi terdokumentasi. Dalam Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja ISO 45001, bagian persyaratan ini adalah salah satu elemen umum yang akan kita lihat ditangani dengan cara yang sama di semua standar sistem manajemen ISO, seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, dan banyak lagi.

Inilah perubahan yang mungkin sangat berarti untuk Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja  Bisnis Organisasi.

Apa yang Terjadi Pada Dokumen dan Catatan Dalam Standar ISO 45001 ?

Dalam standar OHSAS 18001, ada persyaratan terpisah untuk dokumen dan catatan dalam Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja. Dokumen dikendalikan di bawah klausul 4.4.5, yang membutuhkan aturan untuk persetujuan, peninjauan & pembaruan, perubahan, keterbacaan, dan relevansi dokumen yang tersedia untuk digunakan dalam proses. Rekaman, di sisi lain, dikendalikan oleh pasal 4.5.4, yang mengharuskan aturan untuk catatan dapat diidentifikasi, disimpan dengan benar, dilindungi, diambil, dan di musnahkan pada akhir periode retensi yang ditentukan, jika di perlukan. Jika saat ini Anda memiliki Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja di tempat dan Anda menggunakan persyaratan OHSAS 18001, maka ini adalah aturan yang sudah Anda miliki untuk dokumen dan catatan Anda.

Dalam standar ISO 45001, sekarang ada istilah baru yang menggantikan “dokumen dan catatan”; istilah-istilah tersebut, kini berubah menjadi “informasi terdokumentasi.” Konsep ini mencakup semua prosedur dan catatan terdokumentasi yang saat ini disebutkan dalam OHSAS 18001. Sepanjang standar, di mana OHSAS 18001 akan mengatakan Anda memerlukan prosedur terdokumentasi atau catatan untuk persyaratan tertentu, ISO 45001 menyatakan Anda perlu menyimpan informasi yang terdokumentasi untuk persyaratan tertentu. Juga, dalam ISO 45001 klausul 7.5 (Informasi yang didokumentasikan), ada persyaratan yang harus ada untuk semua informasi yang terdokumentasi. Ini termasuk membuat, memperbarui, dan mengendalikan informasi yang terdokumentasi. Langkah-langkah yang diperlukan meliputi:

  1. Memastikan bahwa dokumen atau catatan diidentifikasi
  2. Memastikan bahwa dokumen atau catatan disetujui sebelum digunakan
  3. Mengontrol dokumen atau catatan untuk tersedia di mana diperlukan
  4. Cukup melindungi dokumen atau catatan dari kerusakan atau perubahan yang tidak disengaja
  5. Penyimpanan dokumen dan catatan, termasuk retensi & disposisi

Apa artinya ini bagi Bisnis Organisasi ?

pendekatan dokumentasi dalam iso 45001Penting untuk dicatat bahwa dalam klausul 4.4.2 di Standar ISO 45001 ada pernyataan tentang jenis informasi terdokumentasi apa yang perlu disimpan oleh perusahaan. Pertama, Anda perlu menyimpan informasi yang terdokumentasi yang mendukung operasi proses bisnis, dan kedua, Anda perlu menyimpan informasi yang terdokumentasi untuk dapat membuktikan bahwa proses dilakukan sesuai rencana. Ini terdengar sangat mirip dengan definisi dokumen dan catatan, karena memang demikian. Jadi, ini jelas menyatakan bahwa “informasi terdokumentasi” setara dengan istilah “dokumen” dan “catatan” yang mungkin sudah Organisasi Buat dalam penerapan OHSAS 18001 sebelumnya

Kembali ke klausul 7.5, persyaratan untuk apa yang perlu didokumentasikan pada dasarnya tetap tidak berubah. Ini berarti bahwa Anda masih memerlukan informasi terdokumentasi tertentu untuk memenuhi standar, serta informasi lain yang terdokumentasi yang Anda putuskan diperlukan untuk sistem manajemen Organisasi. Melihat persyaratan yang sebenarnya untuk apa yang perlu Anda lakukan dengan informasi yang terdokumentasi, pada dasarnya ada persyaratan yang sama yang telah ada untuk dokumen dan catatan. Persyaratan ini, secara singkat, adalah:

  1. Dapatkah Anda memberi tahu informasi apa itu, dan apakah itu disetujui ?
  2. Apakah informasi yang tepat di mana Anda membutuhkannya, kapan Anda membutuhkannya ?
  3. Apakah Anda cukup mengendalikan informasi dan membuangnya dengan benar ketika tidak lagi diperlukan ?

EkoBudiSektiono.IDKonsultan ISO 45001, bisa membantu Organisasi Anda dalam penerapan serta implementasi ISO 45001, 

Jadi, apakah persyaratan dalam standar ISO 45001 berubah banyak ? Jawabannya adalah tidak. Secara umum, jika kita memiliki metode untuk mengendalikan prosedur terdokumentasi dan proses untuk mengontrol catatan dalam bisnis proses organisasi, sebenarnya tidak ada yang berubah karena persyaratan untuk kontrol benar-benar sama. Bahkan, banyak perusahaan memiliki satu prosedur untuk mengontrol dokumen dan catatan sebelumnya, dan ini juga dapat diterima dengan persyaratan standar yang baru.

Juga tidak ada dalam ISO 45001 yang mengatakan Anda harus mulai menggunakan istilah “informasi terdokumentasi” di Organisasi. Jika terminologi lain yang setara dengan istilah informasi terdokumentasi itu efektif bekerja untuk Organisasi, maka biarlah tetap menggunakannya. Auditor sertifikasi harus mengikuti ketentuan yang Anda gunakan. Jadi, luangkan waktu sebentar untuk memeriksa prosedur dan yang paling penting periksalah Proses Bisnis Organisasi, dan lihat bahwa semuanya sudah berjalan dengan kesesuaian kebijakan perusahaan dan standar ISO 45001 dalam persyaratan informasi terdokumentasi.

Jika ini berhasil, kita tidak perlu membingungkan team dalam organisasi dengan mengubahnya, tetapi ingatlah bahwa istilah “informasi terdokumentasi” kini mencakup lebih dari sekadar prosedur dan catatan yang dicakup sebelumnya. Namun, jika Anda berpikir bahwa Anda dapat memperoleh manfaat dari mengubah cara Anda melakukan sesuatu, maka ini adalah saat yang tepat untuk membuat perubahan itu. Anda mungkin akan melalui pembaruan dan pelatihan lainnya saat Anda menerapkan ISO 45001, sehingga peningkatan ini dapat dikomunikasikan dengan mudah.

Buat Sistem Berfungsi untuk Anda

Seperti biasa, penting untuk mengingat mengapa Anda menerapkan Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja. Bukan untuk menyenangkan Konsultan ISO, atau bahkan untuk memuaskan auditor; Anda memiliki sistem manajemen ini untuk lebih mengontrol dan meningkatkan Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja dalam organisasi Pastikan bahwa proses yang Anda terapkan berfungsi bagi Anda untuk mencapai tujuan peningkatan ini, daripada hanya untuk memenuhi persyaratan standar. Anda ingin Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja Anda memberi manfaat untuk Bisnis Organisasi, bukan menjadi beban, atau mungkin hanya sebagai dokumen yang di pajang saja di kantor