Mempunyai Kebijakan K3 yang terdokumentasi merupakan salah satu dari sedikit persyaratan formal untuk dokumentasi wajib dalam standar OHSAS 18001. Standar ini mensyaratkan kalau manajemen puncak menetapkan kebijakan kesehatan serta keselamatan kerja untuk organisasi. Tentang apa kebijakan ini? Bagaimana Anda memastikan itu mencukupi? Apa yang butuh Anda sertakan? Sedangkan jawaban untuk persoalan ini berbeda dari perusahaan ke perusahaan, berikut ialah sebagian panduan untuk membantu Anda mendefinisikannya di organisasi Anda.
Kebijakan OH&S menekankan pada keseluruhan maksud dan arah bagaimana perusahaan akan berhubungan dengan kesehatan dan keselamatan kerja. Pernyataan ini perlu berasal dari manajemen puncak, karena ini adalah arahan utama untuk bagaimana setiap individu di perusahaan akan melakukan pekerjaan mereka dalam kaitannya dengan kesehatan dan keselamatan kerja. Di sinilah Anda menampilkan komitmen apa yang akan dibuat perusahaan Anda untuk mengendalikan dan meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja.
Apa yang seharusnya terkandung dalam kebijakan?
Seperti halnya standar sistem manajemen lainnya, ada beberapa persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh setiap kebijakan.
Sesuai untuk organisasi – Ini bukan elemen yang perlu ditulis dalam kebijakan; melainkan, itu adalah sesuatu yang perlu diingat selama penulisan kebijakan. Kebijakan K3 harus sesuai dengan sifat dan tingkat risiko K3 di organisasi Anda. Jika Anda adalah perusahaan konstruksi, maka memiliki kebijakan kesehatan dan keselamatan kerja yang difokuskan pada bahaya kantor akan salah.
Pencegahan cedera dan kesehatan yang buruk – Komitmen lain yang perlu dimasukkan sebagai bagian dasar dari kebijakan adalah bagi perusahaan Anda untuk mencegah cedera dan kesehatan yang buruk. Sekali lagi, Anda tidak perlu mendokumentasikan bagaimana Anda akan melakukan pencegahan dalam kebijakan, tetapi ini harus menjadi sesuatu yang Anda dapat dengan mudah mengarahkan seseorang ke selama audit.
Komitmen manajemen dan peningkatan berkelanjutan – Salah satu alasan utama untuk menerapkan sistem manajemen adalah untuk mengidentifikasi proses untuk memperbaikinya. Kebijakan K3 diharapkan mencakup komitmen terhadap konsep peningkatan berkelanjutan ini tentang bagaimana proses Anda memengaruhi kesehatan dan keselamatan kerja. Anda tidak perlu menyatakan bagaimana Anda akan melakukan ini, hanya saja Anda berkomitmen untuk melakukannya.
Mematuhi persyaratan hukum dan lainnya – Komitmen terakhir yang diperlukan dalam kebijakan ini adalah untuk mematuhi semua persyaratan hukum dan lainnya yang terkait dengan kesehatan dan keselamatan kerja, dan Anda harus setuju bahwa Anda akan memenuhi undang-undang atau ketentuan lain apa pun yang terkait dengan ini . Anda tidak perlu masuk ke detail; cukup untuk menyatakan bahwa Anda berkomitmen untuk memenuhi persyaratan hukum dan lainnya yang relevan dan kemudian menjelaskan bagaimana Anda mempertahankan kepatuhan dalam prosedur.
Kerangka kerja untuk tujuan – Di sinilah Anda masuk ke informasi rinci yang berlaku untuk perusahaan Anda. Anda perlu menyusun rencana untuk mencapai beberapa tujuan yang terkait dengan meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja organisasi Anda, dan ini harus konsisten dengan kebijakan K3 Anda. Jika Anda menetapkan kebijakan untuk menciptakan lingkungan yang aman bagi karyawan Anda dan menghindari cedera di tempat kerja, maka tujuan Anda pada akhirnya perlu dikaitkan dengan ini. Jangan memasukkan sesuatu ke dalam kebijakan Anda yang tidak dapat ditindaklanjuti dengan rencana peningkatan Anda.
Didokumentasikan, diimplementasikan, dan dipelihara – Kebijakan OH&S adalah salah satu item dalam sistem manajemen yang perlu berupa dokumen tertulis. Ini bisa dalam bentuk hard atau soft copy, tetapi itu tidak bisa dari mulut ke mulut. Ini juga perlu diimplementasikan, artinya ada rencana yang dibuat dan sumber daya yang ditugaskan untuk membuat komitmen dalam kebijakan tersebut terjadi. Seiring berjalannya waktu, kebijakan tersebut juga perlu ditinjau dan diperbarui karena sifat bahaya K3 perusahaan berubah, dan ini adalah pemeliharaan kebijakan tersebut.
Dikomunikasikan kepada semua karyawan – Karyawan perlu memahami apa kebijakan perusahaan dan bagaimana aktivitas kerja mereka sesuai dengan bahaya kesehatan dan keselamatan kerja perusahaan. Kebijakan ini tidak perlu dihafal, tetapi seorang karyawan harus dapat memahami apa yang dimaksud dan bagaimana mereka terlibat dalam mencapai tujuan.
Tersedia untuk pihak yang berkepentingan – Tidak seperti banyak sistem manajemen, Kebijakan K3 diharapkan untuk dibagikan kepada siapa pun di luar perusahaan yang bertanya. Ini dapat diposting di situs web eksternal atau disediakan dengan pertanyaan, tetapi jika seseorang ingin tahu apa kebijakan Anda, itu harus sudah tersedia. Ini adalah cara investasi Anda dalam sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja dapat menjadi alat publikasi untuk perusahaan Anda.
Bagaimana cara menulisnya?
Seperti yang Anda lihat, ada banyak persyaratan mengenai dokumen wajib ini (Lihat artikel ini: Kriteria mana yang harus diterapkan ketika memutuskan tentang dokumentasi OHSAS 18001, tetapi itu tidak berarti bahwa Anda perlu menulis novel. Standar ini tidak memerlukan Anda untuk menggambarkan bagaimana Anda akan melakukan semua persyaratan ini, itu hanya mengharuskan Anda untuk menyatakan bahwa Anda akan melakukan semua hal itu. Kebijakan tersebut dapat diamati sebagai pernyataan, dan dapat dirumuskan pada satu halaman atau dalam satu paragraf. kebijakan sesederhana yang mudah dimengerti, namun tetap bermakna untuk menolong karyawan Anda serta orang lain ketahui apa yang akan dilakukan perusahaan Anda dalam tingkatkan kesehatan serta keselamatan kerja.
Kebijakan OH&S merupakan salah satu tonggak awal dalam implementasi OHSAS 18001; untuk mengendalikan implementasi sebagai proyek.
Sumber: advisera.com