Mengikuti dengan persyaratan hukum dan lainnya adalah salah satu persyaratan paling penting dalam ISO 45001, mengapa?  karena kehidupan dan kesehatan manusia dipertaruhkan untuk soal ini. Standar ISO 45001 menyediakan kerangka kerja yang baik untuk mengidentifikasi dan memantau kepatuhan dengan semua undang-undang setempat tentang kesehatan dan keselamatan kerja. Langkah yang pertama adalah mengklarifikasi apa itu kepatuhan hukum. Patuhan terhadap persyaratan hukum berarti implementasi penuh dari undang-undang kesehatan dan keselamatan kerja yang berlaku, dan itu terjadi ketika persyaratan dipenuhi dan perubahan perusahaan yang diinginkan terpenuhi.

Standar ini menyebutkan persyaratan hukum di beberapa tempat, yang menunjukkan bahwa persyaratan tersebut harus dipertimbangkan melalui seluruh siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) dari sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (OH & SMS), mulai dari mengembangkan Kebijakan OH&S dan mendefinisikan Tujuan OH&S, untuk tinjauan manajemen.

Kebijakan OH&S

Dokumen pertama yang menyebutkan pertimbangan persyaratan hukum adalah Kebijakan K3. Standar jelas menuntut dimasukkannya setidaknya komitmen untuk mematuhi persyaratan hukum yang berlaku, dan dengan persyaratan lain di mana organisasi berlangganan yang terkait dengan bahaya K3 saat menulis kebijakan. (Lihat juga Cara menulis Kebijakan K3).

Prosedur untuk mengidentifikasi persyaratan hukum dan lainnya

Langkah selanjutnya adalah dalam klausa 6.1.3 – Menentukan persyaratan hukum dan persyaratan lainnya, di mana standar mengharuskan Anda untuk menetapkan proses untuk mengidentifikasi dan mengakses persyaratan K3 legal dan lainnya yang berlaku untuk organisasi. Organisasi dapat menemukan peraturan kesehatan dan keselamatan kerja di situs web lembaga pemerintah yang bertanggung jawab, atau melalui layanan khusus lainnya. Dalam daftar regulasi yang luas, Anda harus memilih hanya yang berlaku untuk bisnis Anda.

Walaupun standar tidak secara eksplisit mengharuskan Anda untuk mendokumentasikan prosedur ini, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa persyaratan hukum dan persyaratan lainnya yang berlaku diperhitungkan selama menetapkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen K3. Sejauh menyangkut persyaratan dokumentasi, Anda perlu membuat daftar persyaratan hukum dan lainnya dan tetap memperbaruinya.

Tujuan OH&S

Dituliskan Dalam klausa 6.2, ISO 45001 menyatakan bahwa ketika suatu organisasi menetapkan Tujuan dan rencana K3 untuk pencapaianya, organisasi tersebut harus mempertimbangkan persyaratan yang berlaku yang mencakup persyaratan hukum.

Organisasi harus merencanakan cara mematuhi persyaratan hukum. Jika Anda menemukan selama identifikasi persyaratan hukum yang berlaku bahwa Anda hanya sebagian memenuhi peraturan tertentu yang berlaku, atau Anda telah sepenuhnya mengabaikannya, sekaranglah saatnya untuk menetapkannya sebagai target.

Dalam fase implementasi, organisasi harus memiliki instrumen untuk menangani persyaratan hukum (misalnya, dokumen-dokumen  yang cukup untuk menunjukkan kepatuhan, tanggung jawab dan wewenang untuk memenuhi persyaratan terkait kepatuhan, proses komunikasi terkait kepatuhan, pelatihan dan kesadaran akan proses terkait kepatuhan ).

Evaluasi kepatuhan

Tentu saja, Anda perlu melakukan evaluasi kepatuhan secara berkala dengan persyaratan hukum dan lainnya, karena bahkan jika organisasi Anda patuh hari ini, tidak menuntut kemungkinan bahwa dapat memastikan bahwa akan di patuhi dalam enam bulan atau satu tahun kedepan. Ini adalah kegiatan wajib dan harus ada catatan yang disimpan sebagai bukti:

• Ketika ketidak patuhan dengan persyaratan hukum ditemukan, organisasi diharuskan untuk mengambil tindakan korektif segera, yang dapat mencakup tindakan untuk segera memberi tahu pihak berwenang tergantung pada persyaratan hukum spesifik dan besarnya ketidakpatuhan. Seperti halnya ketidaksesuaian, prosedur untuk tindakan perbaikan harus diikuti dan di jalankan.

Ulasan Manajemen

Pasal 9.3 mensyaratkan peninjauan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja oleh manajemen puncak, melalui proses peninjauan manajemen, tentang hasil evaluasi kepatuhan dan kemungkinan perubahan dalam persyaratan hukum. Ini untuk memastikan bahwa manajemen puncak sadar akan risiko potensi atau ketidakpatuhan aktual, dan telah mengambil langkah yang tepat untuk memenuhi komitmen terhadap kepatuhan hukum. Hasil evaluasi kepatuhan dengan persyaratan hukum dan lainnya adalah salah satu input wajib dalam tinjauan manajemen.

Secara keseluruhan, ketentuan ini berarti bahwa organisasi yang menerapkan ISO 45001 harus secara sistematis mengidentifikasi dan mengelola kewajiban kepatuhannya dengan memasukkan unsur-unsur yang tercantum di atas dalam sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja.

Banyak organisasi yang telah mencapai dan mempertahankan kepatuhan hukum mereka sebagai hasil dari penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen K3 yang sesuai dengan standar – sementara sertifikasi sistem manajemen K3 terhadap persyaratan ISO 45001 bukan jaminan kepatuhan hukum, ini adalah alat yang terbukti dan efisien untuk mencapai dan mempertahankan kepatuhan hukum tersebut. Menerapkan pendekatan sistematis ini untuk persyaratan kepatuhan dengan persyaratan hukum dan lainnya akan mencegah perusahaan Anda dari pelanggaran undang-undang yang tidak disengaja, dan mungkin dapat mencegah sakit dan cedera di tempat kerja.

Sumber : http://advisera.com