Cara membuat daftar periksa audit internal untuk Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Anda

Guna audit internal merupakan elemen penting dari setiap OHSAS & SMS 18001 bersertifikasi OHSAS (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Operasional), serupa yang bakal dikonfirmasi oleh mayoritas profesional kesehatan dan keselamatan. Proses audit internal tidak hanya dapat mengukur bagaimana organisasi Anda telah menangani risiko dan bahaya, tetapi juga memberikan ukuran penting apakah perbaikan berkelanjutan telah terjadi. Mengingat pentingnya kecelakaan dan pencegahan insiden bagi sebagian besar bisnis modern, bagian yang dapat dimainkan oleh audit internal dalam menentukan kesenjangan dan menentukan kemajuan dapat menjadi sangat penting bagi kinerja keseluruhan sistem Anda dan kesejahteraan utama karyawan Anda. Oleh karena itu masuk akal bahwa audit internal organisasi harus akurat dan menyeluruh, dan sementara unsur-unsur perlu difokuskan pada bisnis Anda dan bahaya dan risikonya, ada juga bagian dari standar OHSAS 18001 itu sendiri bahwa audit internal perlu mendapatkan pengakuan dari. Mengetahui hal ini, tampaknya masuk akal untuk menyiapkan daftar periksa audit internal yang dapat digunakan dan disesuaikan untuk siklus audit internal dalam OH & SMS Anda. Jadi, pertimbangan apa yang perlu kita buat saat menyusun ini?

Daftar Periksa Audit Internal – Apa yang Perlu Pita Pertimbangkan?

Ketika Anda mempertimbangkan elemen-elemen yang perlu Anda sertakan dalam daftar periksa audit internal Anda, dan bagaimana Anda dapat menerapkannya, cobalah untuk memasukkan hal-hal berikut:

  • Tinjauan dokumen: Seperti yang Anda ketahui, ada beberapa dokumen yang wajib dalam standar OHSAS 18001, seperti Kebijakan OH&S itu sendiri. Pastikan bahwa ada tinjauan menyeluruh dari dokumen ini dalam audit internal Anda, dan Anda akan mengambil langkah pertama menuju audit internal yang sukses. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang proses audit internal OH & SMS di artikel Cara melakukan audit internal di OHSAS 18001.
  • Buat daftar periksa fisik: Jika Anda mempertimbangkan dokumen yang Anda butuhkan dan klausul standar OHSAS 18001 itu sendiri, Anda sedang dalam pembuatan daftar periksa. Lihatlah kebijakan Anda sendiri, dan pastikan bahwa tindakan Anda cocok dengan mereka. Pertimbangkan pendekatan Anda terhadap bahaya dan risiko, dan pastikan bahwa organisasi Anda memenuhi persyaratan standar dan pernyataan yang Anda buat dalam kebijakan dan prosedur Anda. Memeriksa bahwa keduanya telah dilakukan secara efektif adalah jantung dari audit internal Anda.
  • Merencanakan dan melaksanakan audit itu sendiri: Ingatlah bahwa bagian dari daftar periksa Anda memastikan bahwa Anda mengetahui departemen dan bagian mana dari proses Anda untuk berkonsentrasi dan menghabiskan waktu audit. Seperti kebanyakan bagian dari standar OHSAS 18001, perencanaan adalah kuncinya. Pastikan Anda tahu di mana Anda perlu menghabiskan waktu, dan secara kritis – pertanyaan apa yang perlu Anda tanyakan.
  • Memastikan Anda bertemu dengan undang-undang: Secara kritis, Anda harus memastikan bahwa OH & SMS Anda bertemu dengan undang-undang dan mematuhi hukum di wilayah Anda.
  • Pelaporan dan pengukuran: Pastikan bahwa daftar periksa Anda memiliki bagian yang sesuai untuk mencatat temuan saat itu terjadi – ingat, setelah audit selesai Anda akan memiliki banyak informasi untuk disusun, dan jika Anda telah mencatatnya dengan benar maka ada kemungkinan lebih besar akan akurat dan mewakili temuan Anda.
  • Bagian tinjauan: Keberhasilan audit internal Anda tidak hanya tergantung pada perencanaan dan pencatatan data, tetapi juga pada tindakan yang Anda ambil untuk mengisi kesenjangan atau memperbaiki ketidaksesuaian. Pastikan bahwa ini dicatat secara akurat pada daftar periksa Anda untuk menghindari keraguan.

Memiliki Daftar Periksa yang Akurat

Jadi, seperti yang dapat kita lihat dari atas, daftar periksa Anda harus mengandung beberapa elemen yang wajib dari standar OHSAS 18001 itu sendiri, dan beberapa yang secara langsung memeriksa apakah kebijakan dan prosedur Anda dilaksanakan dengan cara yang benar. Membaca standar dengan hati-hati untuk memastikan bahwa audit Anda akurat sangat penting, seperti membaca dokumen proses Anda sendiri jika Anda tidak menyadarinya. Kenali keduanya dengan baik, dan Anda siap untuk menyusun daftar periksa audit internal yang akan sangat membantu Anda.

Isi Daftar Periksa

Ada beberapa elemen tertentu yang ingin Anda sertakan dalam daftar periksa Anda untuk mendorong akurasi:

  • Referensi klausa OHSAS 18001: Ini sangat penting untuk menyelaraskan standar dengan segmen audit Anda.
  • Masalah yang Anda cari: Jika Anda memiliki masalah, kekhawatiran, atau hasil dari audit sebelumnya, sangat mungkin bahwa inilah yang Anda cari.
  • Status kepatuhan: “Ya,” “Tidak,” “Tidak berlaku,” atau terkadang diperlukan komentar yang mengarah ke tindakan lain.
  • Temuan, tanggung jawab, dan tindakan: Seperti disebutkan di atas, tindakan lebih lanjut mungkin diperlukan untuk menutup audit internal Anda dan memastikan bahwa organisasi Anda patuh. Catat siapa yang bertanggung jawab, tindakan yang diperlukan, dan garis waktu yang disepakati untuk resolusi pada daftar periksa Anda, dan Anda akan berada di jalan Anda untuk memastikan itu efektif.

Lakukan saja!

Yang tersisa hanyalah memeriksa standar, mencocokkan persyaratan kebijakan Anda sendiri, dan memastikan bahwa daftar periksa Anda cocok dengan keduanya. Daftar periksa Anda harus memastikan bahwa Anda mempertahankan disiplin untuk memeriksa kedua elemen penting ini, dan secara kritis, bahwa Anda mencatat detail yang sesuai untuk memungkinkan Anda melakukan tindakan efektif untuk memperbaiki setiap temuan. Kadang-kadang terjadi kesenjangan antara audit itu sendiri dan tindakan, yang berarti bahwa keakuratan catatan sangat penting untuk memastikan bahwa tindakan yang Anda putuskan tepat untuk menghilangkan akar penyebab masalah yang ditemukan. Bila Anda bisa membenarkan jika catatan kontrol Anda bisa mencocokkan seluruh elemen ini, hingga organisasi Anda terletak di jalur mengarah kepatuhan OHSAS 18001, serta sangat mungkin, sertifikasi yang berhasil.

Sumber : https://advisera.com/