OHSAS 18001 kini sudah berganti Versi baru ISO 45001 yang telah lama ditunggu-tunggu akhirnya telah terbit, dan banyak orang bertanya-tanya tentang langkah-langkah selanjutnya, dan bagaimana cara mematuhi versi baru ini.

ISO 45001: 2018 membawa beberapa perubahan signifikan dalam konsep dan pendekatan dibandingkan dengan OHSAS 18001, tetapi tidak ada yang tidak dapat ditangani oleh perusahaan Anda. Dengan pendekatan sistematis untuk proyek transisi dan komitmen dari manajemen, kesuksesan dijamin.

Tiga Tahun untuk Beralih ke Standar Baru

Organisasi ISO menyatakan bahwa masa transisi akan memakan waktu tiga tahun, sehingga organisasi dapat memperoleh sertifikat OHSAS 18001 atau melakukan audit pengawasan sesuai standar lama hingga 12 Maret 2021. Meskipun ini adalah jangka waktu yang sangat baik, banyak organisasi akan mencoba menangkapnya. dengan perubahan lebih cepat untuk menunjukkan bahwa mereka mengikuti dunia.

Jika Anda mendapatkan sertifikasi sebelum 12 Maret 2018, Anda akan menjalani audit pengawasan sesuai dengan standar lama, tetapi audit sertifikasi ulang Anda akan dilakukan sesuai dengan ISO 45001. Jika Anda mendapatkan sertifikat sesuai dengan OHSAS 18001 setelah tanggal tersebut, Anda akan memiliki tiga tahun untuk beralih ke versi baru.

Langkah Transisi

Berikut adalah langkah-langkah yang disarankan dalam transisi dan urutannya, agar transisi yang berhasil ke standar baru:

1) Tentukan konteks organisasi. Ini adalah persyaratan baru dan memerlukan perhatian khusus, karena ini memberikan dasar untuk Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OH & SMS) Anda yang baru. Banyak standar lain yang juga memerlukan definisi konteks, tetapi setiap standar memiliki ruang lingkupnya sendiri dan informasi tentang konteks tersebut dapat berbeda; misalnya, ISO 9001 akan mencakup masalah-masalah yang berkaitan dengan kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Meskipun standar memiliki cakupan yang berbeda, proses yang sama untuk definisi konteks dapat digunakan – hanya masalah yang berbeda yang akan dianalisis.

2) Buat daftar semua pihak yang berkepentingan. Meskipun termasuk dalam klausa yang sama dengan Konteks organisasi, ini adalah sesuatu yang baru dan harus dipertimbangkan dengan hati-hati. Mengidentifikasi semua pihak yang berkepentingan dan ekspektasi mereka akan membantu organisasi menyesuaikan arah strategisnya. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang siapa yang dapat memenuhi syarat sebagai pihak yang berminat dan bagaimana Anda harus mengatasinya, lihat artikel ini: Menentukan pihak yang berkepentingan menurut ISO 45001.

3) Tinjau ruang lingkup OH & SMS. Transisi ini adalah saat yang tepat untuk mempertimbangkan cakupan OH & SMS Anda yang ada, karena kredibilitas Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja Anda bergantung padanya.

4) Menunjukkan kepemimpinan. Persyaratannya serupa dengan persyaratan untuk komitmen manajemen di versi sebelumnya, dan versi baru lebih menekankan pada kepemimpinan. Menunjukkan kepemimpinan dengan mengambil akuntabilitas untuk K3 & SMS, menyediakan sumber daya, dan menetapkan Kebijakan K3 dan tujuannya.

5) Selaraskan tujuan K3 dengan strategi perusahaan. OH & SMS Anda harus sesuai dengan arah strategis perusahaan, dan tujuan harus mengarah ke arah yang sama dengan aktivitas lain di perusahaan. Juga, salah satu persyaratan dalam ISO 45001 adalah membuat rencana untuk mencapai tujuan.

6) Menilai risiko dan peluang. Menurut standar baru, risiko dan peluang harus ditangani. Mereka berfokus pada kemampuan organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan, tetapi juga pada bagian lain dari sistem, seperti konteks organisasi, kewajiban kepatuhan, dan bahaya kesehatan dan keselamatan kerja. Setelah risiko dan peluang diidentifikasi, organisasi perlu mengembangkan rencana untuk mengatasinya. Lihat artikel Apa persyaratan baru untuk risiko dan peluang menurut ISO 45001? untuk mengetahui lebih lanjut.

7) Identifikasi dan evaluasi bahaya K3. Transisi ini merupakan peluang besar untuk mengevaluasi kembali bahaya kesehatan dan keselamatan kerja Anda. Standar baru tidak membawa terlalu banyak perubahan, tetapi ini merupakan peluang bagus untuk meninjau keefektifan kontrol yang ada dan membuat peningkatan yang diperlukan.

8) Tentukan kewajiban kepatuhan. Persyaratan untuk mematuhi persyaratan undang-undang dan peraturan ada di OHSAS 18001. Selain persyaratan kepatuhan ini, standar baru juga mencakup pihak yang berkepentingan dan kebutuhan serta harapan mereka untuk diamati sebagai kewajiban kepatuhan.

9) Kontrol informasi terdokumentasi. Istilah baru ini mengacu pada prosedur dan catatan. Selain menyelaraskan prosedur lama Anda dengan nomor klausa baru, proses transisi harus digunakan untuk meningkatkan dokumentasi Anda yang ada. Organisasi sekarang memiliki lebih banyak kebebasan dalam memutuskan bagaimana mendokumentasikan dan mengelola informasi terdokumentasi mereka; Salah satu alternatifnya adalah dengan menggunakan e-dokumentasi dan sebisa mungkin menghindari bentuk kertas. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Pendekatan baru untuk dokumentasi ISO 45001.

10) Pengendalian operasional. Versi baru membutuhkan kontrol proses yang lebih baik, termasuk kriteria operasi dan penerapan kontrol proses sesuai dengan kriteria. Standar baru membawa persyaratan tambahan untuk pengendalian operasional terkait dengan manajemen perubahan, outsourcing, pengadaan, dan kontraktor.

11) Evaluasi kinerja. Ini berarti Anda perlu menentukan apa yang perlu Anda pantau, bagaimana, dan seberapa sering. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi kinerja dan efektivitas OH & SMS Anda. Jika Anda terbiasa dengan indikator kinerja utama, perubahan ini akan mudah dilakukan.

12) Pengukuran dan pelaporan. Standar baru tersebut sangat menekankan pentingnya pengukuran dan pelaporan, terutama mengenai evaluasi kinerja yang disebutkan di atas. Selain itu, proses audit internal dan tinjauan manajemen merupakan alat yang sangat berguna untuk menentukan kondisi dan kinerja OH & SMS, dan juga perlu diselaraskan dengan standar baru. Meskipun teknik pelaksanaan audit internal dan tinjauan manajemen tetap sama, terdapat perubahan pada elemen masukan tinjauan manajemen dan persyaratan yang akan diaudit selama audit internal.

Transisi Sebagai Peluang untuk Perbaikan OH & SMS

Perubahan serta proses transisi itu sendiri pada awalnya mungkin tampak luar biasa, tetapi menurut saya, dalam periode satu tahun proses ini tidak akan memakan waktu lebih dari beberapa jam per bulan untuk mencapainya. Motif tambahan untuk transisi ini adalah perbaikan yang dibawa oleh standar baru. Ini adalah peluang besar untuk integrasi OH & SMS yang lebih besar dengan kegiatan bisnis lainnya serta untuk menjadi yang utama dalam persaingan bisnis Anda.