Sudahkah Anda mempertimbangkan untuk mengintegrasikan Sistem Manajemen Lingkungan Anda dengan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja? Bila demikian, Anda merupakan salah satu dari sebagian industri yang bisa mengirit waktu serta uang dengan menempatkan sumber daya untuk mempertahankan satu Sistem Manajemen daripada dua. Mengintegrasikan OHSAS 18001 dan ISO 14001 bisa menimbulkan sebagian tantangan, namun kesamaan dalam 2 standar membuat sistem terintegrasi lumayan mudah diimplementasikan.
Jika Anda memiliki Sistem Manajemen Lingkungan (EMS) yang sesuai dengan ISO 14001, seberapa sulit untuk mengintegrasikan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OH & SMS) per OHSAS 18001 ke dalam sistem Anda yang ada, dan sebaliknya? Mungkin mengejutkan Anda betapa mudahnya ini, karena banyak dari proses yang sama di kedua sistem.
Mulailah Dengan Landasan Bersama
Cara terbaik untuk memulai dengan integrasi adalah mengidentifikasi semua persyaratan umum kedua standar. Ada beberapa persyaratan yang hampir identik dalam dua standar, dan dengan demikian dapat dilakukan bersama untuk memenuhi persyaratan kedua standar di satu tempat:
- Keduanya memerlukan Kebijakan keseluruhan, serta Tujuan.
- Keduanya membutuhkan Tanggung Jawab dan Kewenangan untuk diidentifikasi.
- Keduanya memerlukan persyaratan hukum dan lainnya untuk diidentifikasi.
- Keduanya memberi penekanan pada Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran.
- Keduanya memiliki persyaratan untuk Komunikasi, Pengendalian Dokumen Sistem, dan Catatan.
- Keduanya membutuhkan organisasi untuk mengembangkan proses kesiapsiagaan dan tanggap darurat.
- Di bawah pengawasan dan pengukuran, keduanya membutuhkan sistem untuk Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif, dan Audit Internal.
- Keduanya membutuhkan Tinjauan Manajemen sistem.
Dengan semua elemen umum ini, tampaknya logis untuk mempertahankan satu sistem untuk setiap elemen umum. Mengapa Anda menginginkan sistem Tindakan Korektif yang terpisah? Mengapa Anda tidak menyertakan cek untuk kedua sistem selama Audit Internal? Memiliki satu sistem untuk Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran tampaknya logis, dan memiliki sistem gabungan untuk Tinjauan Manajemen akan sangat masuk akal. Kesamaan antara kedua sistem memungkinkan Anda untuk memiliki satu prosedur Pengendalian Dokumentasi yang mencakup kedua sistem, dan juga memungkinkan Anda untuk memiliki satu proses Audit Internal yang dapat meninjau kedua sistem sekaligus.
Tambahan untuk Setiap Standar
Versi ISO 14001 sebelumnya memiliki struktur yang hampir sama dengan OHSAS 18001, sehingga integrasi menjadi lebih mudah. Sekarang, penomoran klausa berbeda tetapi, seperti yang Anda lihat, sebagian besar persyaratan serupa.
Fase kedua dari integrasi berkaitan dengan persyaratan khusus untuk setiap standar; ini mungkin tampak seperti bagian yang lebih sulit, tetapi sekali lagi, persyaratan yang berbeda ini memiliki beberapa interkoneksi dan dapat digunakan untuk membuat sistem yang lebih baik daripada yang mengandalkan secara eksklusif pada satu standar.
Mengatasi risiko dan peluang – ini hanya persyaratan khusus untuk ISO 14001, tetapi dapat digunakan secara lebih luas dan mencakup risiko dan peluang terkait lingkungan dan kesehatan serta keselamatan kerja. Ini bisa menjadi latihan yang baik untuk transisi kemudian ke ISO 45001, yang akan menggantikan OHSAS 18001, dan pasti akan memiliki persyaratan seperti itu. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Risiko dan peluang di ISO 14001: 2015 – Apa itu dan mengapa itu penting.
Aspek lingkungan – proses identifikasi dan evaluasi aspek lingkungan adalah sesuatu yang spesifik hanya untuk ISO 14001, dan hampir tidak dapat digabungkan dengan bagian manapun dari OHSAS 18001, kecuali jika Anda memutuskan untuk menggabungkannya dengan identifikasi bahaya dan penilaian risiko dalam OHSAS 18001 – tetapi ini tidak dianjurkan. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: 4 langkah dalam identifikasi dan evaluasi aspek lingkungan.
Identifikasi bahaya dan penilaian risiko – seperti aspek lingkungan dalam ISO 14001, bahaya kesehatan dan keselamatan kerja adalah fokus dari OHSAS 18001. Di sebagian besar negara, penilaian risiko kesehatan dan keselamatan kerja merupakan persyaratan hukum, jadi jika dokumen tersebut sudah ada di perusahaan, dapat dirujuk dan penilaian bahaya tambahan dapat dihindari. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Cara mengidentifikasi dan mengklasifikasikan bahaya K3.
Pengendalian operasional – kedua standar membutuhkan risiko yang signifikan untuk dikendalikan, dan pengendalian ini dapat dilakukan pada saat yang bersamaan, karena banyak risiko lingkungan dapat menyebabkan bahaya pekerjaan. Mengintegrasikan kontrol adalah tujuan akhir dari menciptakan sistem manajemen terpadu, untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, karena kontrol operasional adalah hal-hal yang perlu dijalankan setiap hari.
Menggunakan Sinergi Sistem untuk Menghemat Waktu dan Uang
Dengan mengintegrasikan dua sistem manajemen, ada banyak sinergi yang memungkinkan sumber daya gabungan untuk menghemat waktu dan uang untuk mempertahankan dan meningkatkan sistem manajemen. Kesamaan akan memungkinkan proses yang sudah ada untuk digunakan dengan kedua sistem manajemen, sementara beberapa proses tambahan tidak akan mengganggu proses yang sudah ada. Penghematan dari integrasi bisa ditemui dengan menggunakan proses yang telah terdapat, semacam Audit Internal, untuk diterapkan pada kedua sistem; satu auditor internal bisa mengaudit kedua sistem secara bertepatan dengan sedikit bayaran tambahan dalam waktu ataupun upaya. Dampak keseluruhannya yaitu biaya memiliki standar tambahan dalam sistem manajemen Anda nyaris nol.
Untuk pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan ISO 45001 : 2018 dan bagaimana mereka dapat membuat perusahaan Anda lebih aman.