Bagaimana Mengelola Pihak yang Berkepentingan dalam OHSAS 18001

Mengingat pergantian baru- baru ini ke ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001, khususnya pengenalan persyaratan menimpa pihak yang berkepentingan serta kebutuhan dan harapan mereka, terus menjadi banyak orang bingung tentang kedudukan pihak yang berkepentingan dalam OH & SMS (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja) serta apakah mereka betul- betul sudah memenuhi persyaratan yang relevan dalam OHSAS 18001 terikat dengan pihak yang berkepentingan.

OHSAS 18001 menyebutkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk pertama kalinya dalam bagian 1, Ruang Lingkup, sebagai kemungkinan alasan untuk menerapkan OH & SMS; namun, tidak seperti ISO 9001 dan ISO 14001, ini tidak memiliki klausa terpisah dengan persyaratan untuk pihak yang berkepentingan, tetapi menyebarkannya di seluruh standar. Dalam artikel ini kita akan memeriksa apa yang sebenarnya dituntut oleh standar terkait dengan pihak yang berkepentingan, dan apa saja cara yang mungkin untuk mengatasi persyaratan tersebut.

Siapa Pihak yang Berminat?

Taruhannya secara signifikan lebih tinggi dalam OHSAS 18001 daripada dalam standar sistem manajemen lainnya, mengingat bahwa nyawa manusia terlibat dan dalam banyak kasus, pihak-pihak yang berkepentingan secara langsung dipengaruhi oleh OH & SMS karena bahaya dapat langsung berhubungan dengan mereka. Jadi, mari kita lihat siapa pihak yang berkepentingan ini. Pihak yang berkepentingan dapat berupa orang atau kelompok mana pun di dalam atau di luar organisasi yang dapat dipengaruhi oleh atau peduli dengan kinerja OH&S organisasi. Ini termasuk pihak yang berkepentingan internal, seperti karyawan, tetapi juga pihak berkepentingan eksternal seperti subkontraktor, otoritas hukum, dan pelanggan. Meskipun standar tidak secara eksplisit mensyaratkan organisasi untuk mengidentifikasi pihak yang berkepentingan dan persyaratan mereka, pihak yang berkepentingan memainkan peran yang sangat penting dalam K3 & SMS, ke tingkat yang mereka dapat mempengaruhi cara standar diterapkan dan K3 & SMS dipertahankan.

Persyaratan Terkait dengan Pihak yang Berkepentingan

4.2 Kebijakan OH&S – Persyaratan pertama yang terkait dengan pihak yang berkepentingan adalah pengembangan Kebijakan OH&S. Standar ini mensyaratkan kebijakan untuk memasukkan komitmen untuk setidaknya memenuhi persyaratan hukum dan lainnya, tetapi OHSAS 18001 – Pedoman untuk penerapan OHSAS 18001: 2007, mengatakan bahwa organisasi perlu mempertimbangkan kebutuhan orang yang bekerja di bawah kendali perusahaan. organisasi dan pandangan pihak-pihak yang berkepentingan ketika mengembangkan Kebijakan K3. Selain itu, organisasi perlu membuat kebijakan tersedia untuk pihak yang berkepentingan, baik melalui publikasi di situs web mereka atau dengan memberikan salinan cetak berdasarkan permintaan. Untuk informasi lebih lanjut tentang Kebijakan K3, lihat: Cara menulis Kebijakan K3.

4.3.2 Persyaratan hukum dan lainnya – Klausul ini memuat sebagian besar persyaratan yang terkait dengan pihak yang berkepentingan, karena masuk dalam “persyaratan lain”. Standar tersebut mengharuskan organisasi untuk mengembangkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses persyaratan yang berlaku untuknya. “Persyaratan lain” perlu diperhitungkan ketika menetapkan dan memelihara OH & SMS, dan informasi tentang persyaratan hukum dan lainnya perlu dikomunikasikan kepada orang yang bekerja di bawah kendali organisasi dan kepada pihak yang berkepentingan. Untuk informasi lebih lanjut tentang persyaratan hukum dan lainnya, lihat: Cara mengidentifikasi dan mematuhi persyaratan hukum dalam OHSAS 18001.

4.3.3 Tujuan dan program – Tidak seperti standar sistem manajemen lainnya, OHSAS 18001 mengharuskan organisasi untuk mempertimbangkan pandangan pihak yang berkepentingan ketika mendefinisikan dan meninjau tujuannya. Pandangan-pandangan ini dapat dinyatakan melalui persyaratan hukum dan lainnya, komunikasi dengan pihak berkepentingan eksternal, atau selama kegiatan konsultasi dan partisipasi, dan informasi ini harus mencerminkan tujuan. Untuk informasi lebih lanjut tentang mendefinisikan tujuan dan program OH&S, lihat: Cara mendefinisikan tujuan dan program OHSAS 18001.

4.4.3 Komunikasi, partisipasi dan konsultasi – Mempertimbangkan pentingnya umpan balik pihak yang berkepentingan, standar mensyaratkan bahwa prosedur komunikasi menetapkan aturan untuk menerima, mendokumentasikan, dan menanggapi komunikasi yang relevan dari pihak yang berkepentingan. Juga diperlukan konsultasi dan partisipasi pekerja terkait dengan berbagai topik K3, serta konsultasi dengan subkontraktor dan pihak berkepentingan terkait mengenai hal-hal penting yang terkait dengan K3 & SMS. Ini dapat mencakup informasi mengenai operasi normal atau situasi darurat potensial. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Cara mematuhi persyaratan komunikasi OHSAS 18001.

4.4.7 Kesiapsiagaan dan tanggap darurat – Saat merencanakan tanggap darurat, organisasi harus mempertimbangkan kebutuhan pihak yang berkepentingan, mis., Layanan darurat dan tetangga. Juga, bisa tepat untuk melibatkan pihak yang berkepentingan dalam menguji prosedur untuk menanggapi situasi darurat, terutama jika pihak yang berkepentingan adalah subkontraktor yang bekerja di dalam fasilitas organisasi. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Cara memastikan kesiapsiagaan dan tanggap darurat yang efektif dalam OHSAS 18001.

4.6 Tinjauan manajemen – Di antara input wajib lainnya untuk tinjauan [tautan] manajemen, tautan ke manajemen puncak juga harus mempertimbangkan komunikasi yang relevan dengan pihak-pihak yang berkepentingan, termasuk pengaduan, karena hal itu dapat memberikan wawasan penting tentang apa yang dapat ditingkatkan dalam OH & SMS . Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Cara melakukan tinjauan manajemen dalam OHSAS 18001.

OH & SMS Harus Sesuai dengan Mereka yang Terkena Dampaknya

Menimbang jika OHSAS 18001 berurusan dengan melindungi karyawan serta orang lain yang bekerja di bawah organisasi, perihal itu mempengaruhi para pihak yang berkepentingan dengan metode yang sangat mendalam. Pihak yang berkepentingan tidak cuma karyawan, subkontraktor, serta pelanggan, namun jua keluarga mereka, dan itulah alasan kenapa pihak yang berkepentingan ikut serta dalam tiap langkah implementasi serta pemeliharaan standar, dari menentukan kebijakan, sampai identifikasi bahaya, sampai ulasan Manajemen. Memperhitungkan kebutuhan serta harapan pihak yang berkepentingan kala mempraktikkan serta memelihara OH & SMS akan mengizinkan organisasi tidak cuma untuk membangun sistem yang efektif, tetapi jua untuk menunjukkan wajah ramahnya kepada seluruh orang yang bergantung padanya.