Banyak orang menganggap dokumentasi sebagai langkah tersulit dalam proses penerapan sistem manajemen seperti ISO 45001 (standar internasional untuk Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja). Kabar baiknya adalah meskipun menyiapkan dokumentasi bisa jadi menuntut dan memakan waktu, itu bukanlah bagian yang paling sulit, karena dapat dilakukan dengan cara yang cukup mudah dengan menggunakan pendekatan terstruktur. Pada saat yang sama, dapat juga dikatakan bahwa kabar buruknya adalah setelah Anda selesai berkeringat atas dokumentasi, langkah-langkah yang lebih sulit menunggu. Tapi itu cerita untuk hari lain. Artikel ini akan berfokus pada kabar baik.

Dua Jenis Dokumen

Standar ini didasarkan pada model Plan-Do-Check-Act, dan klausul disusun secara luas agar sesuai dengan satu atau lebih dari empat bagian tersebut. Baca artikel ini: Pentingnya siklus Plan-Do-Check-Act di OHSAS 18001 untuk mempelajari lebih lanjut tentang pentingnya siklus Plan-Do-Check-Act.

Ada dua jenis dokumentasi.

Pertama, dalam bahasa standar, “informasi terdokumentasi” yang harus “dipelihara”. Ini berarti dokumen biasa yang dapat ditinjau, direvisi, dan diperbarui. Mereka sebagian besar, tetapi tidak secara eksklusif, ditemukan dalam klausul Plan dari standar (klausul 4, 5, dan 6). Contohnya adalah pernyataan kebijakan, tanggung jawab & wewenang, tujuan K3, dan daftar risiko, peluang, hukum, dan persyaratan lainnya.

Kedua, ada informasi terdokumentasi yang akan “disimpan”. Ini adalah catatan yang memberikan bukti aktivitas yang dilakukan. Mereka mencatat tindakan yang direncanakan dan dilaksanakan serta hasilnya. Diperkirakan, sebagian besar dihasilkan di bawah bagian Periksa dan Tindakan, yaitu, klausul 9 (Evaluasi kinerja) dan 10 (Peningkatan), tetapi juga di bagian Lakukan: klausul 7 (Dukungan) dan 8 (Operasi).

Dua Kategori Dokumen

Dokumentasi (baik dokumen atau rekaman biasa) itu sendiri terbagi dalam dua kategori: yang disyaratkan oleh standar, dan yang ditentukan oleh organisasi sendiri untuk operasi yang efektif (Klausul 7.5.1 Informasi terdokumentasi, Umum). Sebagian besar yang terakhir akan berada di tingkat operasional, terdiri dari prosedur operasi standar, instruksi kerja, dll. Ini akan menjadi bagian Do dari standar, yaitu, klausul 8 (Operasi) dan beberapa dari klausul 7 (Dukungan).

Dan, Akhirnya, Menutup Loop

Catatan tingkat 4 merupakan masukan penting ke dalam proses tinjauan manajemen, yang merupakan proses evaluasi kinerja yang dilakukan oleh manajemen puncak. Selama tinjauan manajemen, manajemen puncak memeriksa kinerja dari berbagai bagian sistem, dan meninjau setiap perubahan terkait, terutama dalam konteks organisasi. Keluarannya adalah rencana tindakan yang ditujukan terutama untuk meningkatkan efektivitas sistem K3 dalam mencapai hasil yang diinginkan. Rencana tindakan ini, ditambah bukti implementasinya, memberikan tanda terakhir dan terpenting dari manajemen puncak yang berkomitmen, dan sebuah sistem yang bernilai garam.