5 Elemen untuk Dipertimbangkan saat Menguji Prosedur Tanggap Darurat Kesehatan & Keselamatan Organisasi Anda

Standar OHSAS 18001 dirancang serta digunakan untuk penangkalan musibah di tempat kerja, namun sayangnya, semacam yang kita semua ketahui, musibah kadang- kadang terjalin sebab bermacam alasan. Oleh karena itu masuk akal bahwa standar memiliki klausa yang menyatakan persyaratan memiliki proses tanggap darurat, dan merekomendasikan agar standar tersebut diuji secara teratur. Jadi, mengingat ini wajib, bagaimana Anda harus menguji rencana tanggap darurat Anda – dan secara kritis, manfaat dan perbaikan apa yang dapat Anda peroleh dari proses ini?

Cara Menguji Rencana Tanggap Darurat Anda

Merupakan praktik yang baik untuk menguji rencana darurat Anda “secara berkala,” seperti yang disarankan oleh standar, dan frekuensi tes Anda mungkin akan ditentukan oleh sektor tempat Anda beroperasi, jumlah orang yang terlibat, jumlah perencanaan yang diperlukan, dan waktu latihan yang sebenarnya dibutuhkan. Anda juga harus mempertimbangkan keinginan tim manajemen puncak Anda, karena mereka perlu mendapat masukan dan terlibat, dan kedua, biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan jenis pengujian ini dapat besar bagi organisasi Anda. Karena itu, ketika sampai pada masalah bagaimana menguji rencana Anda, ada beberapa elemen yang harus Anda pertimbangkan:

  1. Konsultasi dan keahlian: Sudahkah Anda berkonsultasi dengan staf Anda untuk memastikan bahwa rencana Anda efektif? Karyawan umumnya memiliki pengetahuan terbaik tentang proses, dan oleh karena itu bahaya dan risiko. Pastikan karyawan Anda dikonsultasikan baik ketika rencana tanggap darurat Anda ditetapkan, dan juga ketika rencana Anda diuji, dan proses keseluruhan akan menguntungkan, bersama dengan moral karyawan.
  • Input pemangku kepentingan: Apakah pemangku kepentingan Anda telah dipertimbangkan dengan baik? Baik kontraktor, mitra, atau pemegang saham, sangat penting bahwa semua pihak dipertimbangkan selama pengujian rencana tanggap darurat. Melibatkan kontraktor, misalnya, dapat memberi Anda masukan tambahan ke dalam rencana respons Anda, dan bahkan memberi tahu para pemegang saham tentang keberadaan suatu proses untuk menguji rencana darurat Anda dapat membantu kepercayaan pemegang saham. Apakah rencana Anda memengaruhi tetangga atau komunitas lokal? Anda perlu mempertimbangkan semua kebutuhan ini jika pengujian rencana tanggap darurat Anda efektif.
  • Komunikasi: Apakah elemen komunikasi pengujian Anda efektif? Sudahkah semua pihak berkomunikasi? Apakah perincian proses, tujuan, metode, dan jadwal rencana diketahui oleh semua orang? Jika ada celah dalam elemen pengujian rencana Anda ini, hampir dapat dipastikan bahwa hal ini akan terwujud jika terjadi situasi darurat kehidupan nyata. Apakah semua karyawan mengetahui proses untuk menghubungi layanan darurat? Apakah semua orang mengetahui proses evakuasi dan mengumpulkan poin dalam hal evakuasi pabrik, misalnya?
  • Kontrol rekaman: Apakah tes respons Anda diamati dan direkam dengan benar? Ini sering merupakan elemen yang diabaikan, tetapi bagaimana kesenjangan dapat diidentifikasi dan perbaikan dilakukan jika latihan tanggap darurat tidak diamati dengan benar dan hasilnya dianalisis? Juga bijaksana untuk mencatat perincian tes tanggap darurat Anda dalam dokumentasi OH & SMS (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Operasional) Anda, untuk memberikan bukti kepada auditor sertifikasi eksternal.
  • Kebutuhan bisnis Anda: Apakah frekuensi pengujian Anda sesuai untuk bisnis Anda? Jika Anda bekerja di pabrik nuklir vs kedai kopi, kebutuhan Anda akan sangat berbeda, tetapi Anda masih memerlukan rencana tanggap darurat yang harus diuji. Anda perlu mempertimbangkan semua aspek, seperti risiko dan keseriusan keadaan darurat, waktu yang diperlukan untuk melaksanakan rencana tersebut, dan efek dari keadaan darurat pada bisnis Anda. Pilih frekuensi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda sendiri dalam konteks tempat Anda beroperasi.

Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang cara membuat rencana dalam artikel ini: Cara memastikan kesiapsiagaan darurat yang efektif dan respons dalam OHSAS 18001, tetapi tentunya ada juga manfaat yang bisa didapat dari memastikan rencana Anda diuji secara teratur.

Manfaat Menguji Rencana Tanggap Darurat Anda

Manfaat menguji secara teratur rencana tanggap darurat Anda sangat penting untuk peningkatan OH & SMS Anda yang berkelanjutan, serta memberikan manfaat bisnis yang signifikan.

  • Pengurangan risiko di masa depan: Pengujian rutin dapat membantu mendorong budaya di mana karyawan lebih sadar risiko dan identifikasi bahaya menjadi pertimbangan harian. Perubahan budaya ini dapat mendorong peningkatan terukur dalam OH & SMS Anda di masa mendatang.
  • Buat karyawan Anda merasa dihargai: Dari konsultasi hingga fakta bahwa kecelakaan, insiden, dan situasi darurat berkurang, semangat kerja karyawan akan meningkat sebagai akibat dari pengujian darurat Anda yang menyeluruh dan terencana dengan baik.
  • Tingkatkan kepercayaan pemangku kepentingan: Dari pemegang saham hingga tetangga, dari kelompok masyarakat setempat hingga pemerintah federal (tergantung pada jenis dan ukuran bisnis Anda), pengujian tanggap darurat yang teratur dan berhasil akan meningkatkan status organisasi Anda.
  • Mengurangi premi asuransi: Pengurangan premi asuransi adalah salah satu manfaat finansial yang akan datang dari pengujian rutin. Anda juga akan menghindari keharusan membayar denda atau hukuman undang-undang yang sering terjadi setelah kecelakaan di banyak daerah.
  • Peningkatan proses yang signifikan: Mengidentifikasi peluang untuk perbaikan adalah salah satu manfaat utama yang diperoleh dari proses perencanaan, pelaksanaan, dan peninjauan proses yang menguji kemampuan dan prosedur respons darurat Anda.

Menguji rencana tanggap darurat Anda secara teratur dan menggunakan dasar model “Plan, Do, Check, Act” untuk memastikan bahwa prosesnya meningkat dapat membawa banyak manfaat bagi organisasi Anda. Pastikan perencanaannya terperinci dan ulasannya efektif untuk memastikan OH & SMS Anda dapat diuntungkan dan terus ditingkatkan. Libatkan karyawan Anda, dan pastikan semua pertimbangan dilakukan terhadap para pemangku kepentingan. Kelola dan laksanakan prosedur tanggap darurat Anda dengan baik, dan hasil K3 & SMS Anda, moral karyawan, status publik, dan keuangan perusahaan semuanya dapat memperoleh manfaat yang sesuai.

Sumber : https://advisera.com/